Approvazione del cliente senza venti email

Perché lo scambio di email arriva a venti messaggi

Un'approvazione via email fallisce secondo un ordine prevedibile. Il primo messaggio contiene un link di download per un file di grandi dimensioni. Il secondo chiede quale sia la versione corrente. Il terzo contiene note digitate a mano con minuti e secondi. Intorno al dodicesimo messaggio, un collega del cliente viene inserito in copia e risponde su una versione precedente. In seguito nessuno sa dire chi abbia approvato cosa, e lo studio scopre di essere al terzo round di revisione rispetto ai due preventivati solo quando prepara la fattura.

Nulla di tutto questo è dovuto a negligenza. È semplicemente un canale che non ha idea di cosa sia una versione, una decisione o una scadenza. In Tasked il cliente usa un solo accesso, vede una sola cosa, dice una di due parole, e tutto ciò che segue viene registrato e procede da solo. I sei articoli collegati a questa pagina coprono ciascuno una parte di questo processo.

Un solo accesso invece del login

Un cliente in Tasked non crea mai un account. Lo studio genera per lui un accesso di quattro tipi: un codice da digitare, un link che contiene il proprio token, un numero di telefono che riceve un codice monouso via SMS o un indirizzo email che ne riceve uno. Un link o un codice possono inoltre richiedere il codice monouso: sei cifre, cinque minuti, finti tentativi.

Un accesso scade dopo 30 giorni, a meno che lo studio non imposti un altro numero di giorni, fino a 365, o scelga esplicitamente nessuna scadenza. La revoca ha effetto immediato. La credenziale viene memorizzata solo come hash; non esiste un pulsante per mostrarla di nuovo e la perdita del codice comporta la creazione di un nuovo accesso.

Ogni accesso ha cinque opzioni: visualizzazione, commento, approvazione, caricamento e download. Un nuovo accesso è di sola visualizzazione e la pagina non mostra mai un pulsante che l'accesso non può utilizzare. Chi può approvare e come il portale lo riconosce spiega queste opzioni e la portata di un accesso.

Guardare il cut e indicare il secondo esatto

Il cliente guarda un'anteprima nel browser, su telefono o computer, senza installare nulla. Il file master non viene mai trasmesso nel percorso di anteprima; il suo download richiede un'autorizzazione separata. Fino a quando l'anteprima non è pronta, la pagina ne spiega il motivo: ancora in caricamento, in fase di creazione o bloccata finché la scansione malware non ha dato il via libera al file.

Una nota può essere ancorata alla testina di riproduzione. Viene memorizzata in millisecondi, mostrata in ore, minuti e secondi accanto al testo e, cliccandoci sopra, il player si sposta a quel momento. Nel thread del task dello studio, la stessa nota appare con il relativo minutaggio davanti. Il cliente indica un secondo; i marcatori accurati al frame con il frame rate nativo, i disegni su still e PDF e la conversione di un commento in un task con un responsabile e una scadenza appartengono alla stanza di review dello studio.

Il cliente vede solo ciò che gli è stato inviato. Le fasi si riducono a sei semplici parole - ricezione, in corso, in attesa di te, in revisione, consegnato, in pausa - così il cliente non legge mai i nomi delle fasi interne dello studio.

La decisione e cosa sposta

Dal portale il cliente può approvare o richiedere modifiche. Una richiesta di modifica deve specificare cosa cambiare; la pagina ne rifiuta una vuota prima dell'invio, perché una richiesta su cui nessuno può intervenire significa solo un altro passaggio a vuoto. La nota può contenere fino a 4.000 caratteri.

La decisione viene registrata come una riga di decisione contrassegnata come proveniente dal portale, senza ID utente, in modo che il feed dello studio possa sempre distinguere l'approvazione di un cliente da quella inserita da un producer per suo conto. Il motore di workflow sposta il task alla fase successiva in base alle regole della board, i collaboratori dello studio ricevono una notifica con il nome del cut e il verdetto e, se il task ha una stanza di review aperta, anche la stanza riceve il verdetto.

Se le regole della board rifiutano lo spostamento - una condizione sulla transizione di uscita, una fase che non lo accetta più - al cliente viene comunicato che lo studio deve verificare la situazione e che è stato notificato, e lo studio lo vede nel feed. Spetta allo studio sistemare la board.

Quando il cliente non risponde

La maggior parte delle approvazioni non ha una scadenza digitata; un producer invia un cut e nessuno scrive una scadenza. Quindi lo SLA di approvazione è un timer che parte all'apertura dell'approvazione. L'obiettivo predefinito è di 72 ore, con un avviso 12 ore prima, e un processo controlla ogni approvazione in sospeso ogni 15 minuti.

Al superamento del limite, il promemoria viene inviato a chiunque sia in attesa dell'approvazione. Per un'approvazione rivolta al cliente, si tratta dell'accesso del cliente con autorizzazione di approvazione, via email e via SMS se l'accesso ha un numero di telefono, che rimanda al portale e indica quanti giorni ha aspettato. Nessuna credenziale viene reinviata. Un'approvazione riceve un promemoria al massimo una volta ogni 12 ore e vengono sollecitate al massimo 50 approvazioni per studio a ogni esecuzione.

Una scadenza digitata prevale sempre sull'obiettivo predefinito e un processo separato ogni cinque minuti ricorda le approvazioni la cui scadenza è arrivata o scadrà entro l'ora successiva. Lo SLA di approvazione e ciò che accade al suo superamento passano attraverso entrambi i timer.

Round concordati, round utilizzati

Un progetto riporta il numero di round di revisione concordati con il cliente: 2 per impostazione predefinita, 0 se non è incluso nulla, fino a 50. Il prodotto conta i round effettivamente utilizzati, in cui un round equivale a una review di una versione che è stata rimandata indietro richiedendo ulteriore lavoro. Una semplice approvazione non costituisce un round.

Quando i round utilizzati superano quelli concordati, la board mostra quanti round sono fatturabili, viene registrata una riga di audit per ogni round extra e si attiva un evento in modo che un'automazione possa avvisare il producer e inviare un'email al cliente. Tasked non addebita a nessuno il round extra; lo fa lo studio, sulla propria fattura, con un registro a cui fare riferimento. I round di revisione concordati rispetto a ciò che accade realmente spiegano perché il conteggio sia derivato anziché memorizzato.

Cosa rimane dopo

Ogni passaggio sopra descritto scrive in un log di audit che non prevede percorsi di aggiornamento o eliminazione in alcun ambito. Una riga di decisione indica approvato o modifiche richieste, con il relativo commento; una riga del portale indica l'accesso, la sessione e il round di revisione; la sessione riporta l'indirizzo IP e il browser. Il lato studio mostra, per ciascun accesso, la prima apertura, l'ultima visualizzazione, i dispositivi distinti e le approvazioni registrate.

Quando un workspace viene eliminato, i dati vengono esportati, contrassegnati come eliminati e distrutti dopo 30 giorni, mentre la traccia di audit sopravvive priva di dettagli identificativi. L'articolo "A cosa serve un registro delle approvazioni" analizza il registro, mentre "Un portale clienti senza account" descrive l'accesso dal punto di vista del cliente.

I clienti non sono posti e sono gratuiti in ogni piano. Tasked offre un trial gratuito, il piano Starter a 29 $ al mese, Professional a 99 $ e Business a 249 $, con prezzi basati sul lavoro dello studio anziché sulle persone che lo guardano.