Kundegodkendelse uden tyve e-mails

Hvorfor tråden vokser til tyve e-mails

En godkendelse via e-mail slår fejl i en forudsigelig rækkefølge. Den første besked indeholder et downloadlink til en stor fil. Den anden spørger, hvilken version der er den aktuelle. Den tredje har noter, der er indtastet manuelt med minutter og sekunder. Omkring besked nummer tolv bliver en af kundens kolleger sat på som kopi og svarer på en ældre version. Ingen kan bagefter sige, hvem der godkendte hvad, og studiet opdager, at de er i gang med tredje runde ud af de to, de gav tilbud på, når de udarbejder fakturaen.

Intet af det skyldes skødesløshed. Det er en kanal, der ikke har nogen forståelse for en version, en beslutning eller en deadline. I Tasked går kunden ind ad én indgang, ser én ting, siger ét af to ord, og alt derefter registreres og bevæger sig af sig selv. De seks artikler, der linkes til fra denne side, dækker hver især en del af det.

Én indgang i stedet for et login

En kunde i Tasked opretter aldrig en konto. Studiet udsteder en indgang til dem af fire typer: en kode, som kunden indtaster, et link, der bærer sin egen token, et telefonnummer, der modtager en engangskode via SMS, eller en e-mailadresse, der modtager en. Et link eller en kode kan desuden kræve engangskoden: seks cifre, fem minutter, fem forsøg.

En indgang udløber efter 30 dage, medmindre studiet angiver et andet antal, op til 365 dage, eller eksplicit vælger ingen udløb. Tilbagekaldelse træder i kraft med det samme. Loginoplysningerne gemmes kun som en hash; der er ingen knap til at vise dem igen, og en tabt kode betyder en ny indgang.

Hver indgang har fem indstillinger: vis, kommenter, godkend, upload og download. En ny indgang er kun til visning, og siden viser aldrig en knap, som indgangen ikke kan bruge. Hvem der må godkende, og hvordan portalen ved det, forklarer indstillingerne og omfanget af en indgang.

Se cuttet og peg på et sekund

Kunden ser en visningskopi til forhåndsvisning i browseren, på en telefon eller en computer, uden at skulle installere noget. Masterfilen leveres aldrig via forhåndsvisningsstien; at downloade den kræver en separat tilladelse. Indtil visningskopien er klar, forklarer siden hvorfor: indlæser stadig, oprettes stadig, eller tilbageholdes, fordi malware-scanningen ikke har godkendt filen.

En note kan fastgøres til afspilningshovedet. Den gemmes som millisekunder, vises som timer, minutter og sekunder ved siden af teksten, og ved at klikke på den spoles afspilleren frem til det pågældende øjeblik. I studiets opgavetråd vises den samme note med sit tidsstempel foran. Kunden markerer et sekund; frame-præcise markeringer med kildens framerate, tegning på stillbilleder og PDF'er samt omdannelse af en kommentar til en opgave med en ansvarlig og en deadline hører til i studiets review-rum.

Kunden ser kun det, der blev sendt til dem. Faser koges ned til seks enkle ord - modtaget, i gang, venter på dig, retter, leveret, på pause - så en kunde aldrig læser studiets interne fasenavne.

Beslutningen, og hvad den flytter

Fra portalen kan en kunde godkende eller anmode om ændringer. En anmodning om ændringer skal angive, hvad der skal ændres; siden afviser en tom anmodning, før den sendes, fordi en anmodning, som ingen kan handle på, blot fører til endnu en unødig runde. Noten kan være på op til 4.000 tegn.

Beslutningen skrives som en beslutningsrække markeret som kommende fra portalen, uden bruger-id, så studiets feed altid kan skelne en kundes godkendelse fra en, som en producer har indtastet på deres vegne. Workflow-motoren flytter opgaven til næste fase efter boardets egne regler, studiets medarbejdere får en notifikation med navnet på cuttet og afgørelsen, og hvis opgaven har et åbent review-rum, modtager rummet også afgørelsen.

Hvis boardets regler afviser flytningen - en betingelse for udgangsovergangen, en fase, der ikke længere accepterer den - får kunden besked om, at studiet skal kigge på denne, og at de har fået besked, og studiet ser det i sit feed. Det er op til studiet at rette boardet.

Når kunden bliver tavs

De fleste godkendelser får aldrig indtastet en deadline; en producer sender et cut, og ingen skriver en deadline. Så godkendelses-SLA'en er et ur, der starter, når godkendelsen åbnes. Standardmålet er 72 timer, med en advarsel 12 timer før, og et baggrundsjob tjekker alle udestående godkendelser hvert 15. minut.

Når målet overskrides, sendes påmindelsen til den, som godkendelsen venter på. For en kundevendt godkendelse er det kundens indgang med godkendelsestilladelse, via e-mail og SMS, hvis indgangen har et telefonnummer, som peger tilbage på portalen og angiver, hvor mange dage der er gået med at vente. Der sendes ingen loginoplysninger igen. Der sendes højst en påmindelse om en godkendelse hver 12. time, og højst 50 godkendelser pr. studie rykkes pr. kørsel.

En indtastet deadline vinder altid over standardmålet, og et separat job hvert femte minut påminder om godkendelser, hvis deadline er nået eller er inden for den næste time. Godkendelses-SLA'en, og hvad der sker, når den overskrides, styres af begge ure.

Aftalte runder, brugte runder

Et projekt indeholder det antal korrekturrunder, der er aftalt med kunden: standard er 2, 0 hvis intet er inkluderet, op til 50. Produktet tæller de faktisk brugte runder, hvor én runde er ét review af én version, der kom retur med anmodning om mere arbejde. En almindelig godkendelse er ikke en runde.

Når de brugte runder overstiger de aftalte, viser boardet, hvor mange runder der kan faktureres, der skrives en audit-række for hver ekstra runde, og en hændelse udløses, så en automatisering kan give produceren besked og sende en e-mail til kunden. Tasked opkræver ikke betaling for den ekstra runde; det gør studiet på sin egen faktura med dokumentation at henvise til. Aftalte korrekturrunder over for, hvad der faktisk sker, forklarer, hvorfor optællingen udledes i stedet for at blive gemt.

Hvad der er tilbage bagefter

Hvert trin ovenfor skrives til en auditlog, som ikke har nogen sti til opdatering eller sletning i noget omfang. En beslutningsrække angiver godkendt eller ændringer anmodet, sammen med kommentaren; en portalrække navngiver indgangen, sessionen og korrekturrunden; sessionen indeholder IP-adressen og browseren. Studiosiden viser, pr. indgang, hvornår den først blev åbnet, sidst set, unikke enheder og registrerede godkendelser.

Når et workspace slettes, eksporteres dataene, markeres som slettet og destrueres efter 30 dage, og historikken i auditloggen overlever renset for identificerende oplysninger. Hvad en godkendelsesregistrering er værd gennemgår registreringen, og En kundeportal uden konto dækker indgangen fra kundens side.

Kunder er ikke pladser og er gratis på alle planer. Tasked kører på en gratis prøveperiode, Starter til $29 om måneden, Professional til $99 og Business til $249, prissat ud fra studiets arbejde frem for de personer, der kigger på det.