Kundegodkjenning uten tjue e-poster

Hvorfor tråden vokser til tjue e-poster

En godkjenning via e-post feiler i en forutsigbar rekkefølge. Den første meldingen inneholder en nedlastingslenke til en stor fil. Den andre spør om hvilken versjon som er den gjeldende. Den tredje har notater med minutter og sekunder skrevet inn for hånd. Rundt melding nummer tolv blir en kollega av kunden lagt til på kopi og svarer på en eldre versjon. Ingen kan i ettertid si hvem som godkjente hva, og studioet oppdager at de er på korrekturrunde tre av de to de ga tilbud på når de klargjør fakturaen.

Ingenting av dette skyldes uforsiktighet. Det er en kanal som ikke har noe begrep om en versjon, en beslutning eller en frist. I Tasked går kunden inn gjennom én inngang, ser én ting, sier ett av to ord, og alt etter det blir loggført og går av seg selv. De seks artiklene det lenkes til fra denne siden, dekker hver sin del av dette.

Én inngang i stedet for innlogging

En kunde i Tasked oppretter aldri en konto. Studioet oppretter en inngang for dem, av fire typer: en kode kunden taster inn, en lenke som inneholder sin egen token, et telefonnummer som mottar en engangskode på SMS, eller en e-postadresse som mottar en. En lenke eller en kode kan i tillegg kreve engangskoden: seks sifre, fem minutter, fem forsøk.

En inngang utløper etter 30 dager med mindre studioet angir et annet antall, opptil 365 dager, eller eksplisitt velger ingen utløpsdato. Tilbakekalling trer i kraft umiddelbart. Innloggingsdetaljene lagres kun som en hash; det finnes ingen knapp for å vise dem igjen, og en tapt kode betyr at man må opprette en ny inngang.

Hver inngang har fem innstillinger: visning, kommentar, godkjenning, opplasting og nedlasting. En ny inngang gir kun visningstilgang, og siden viser aldri en knapp som inngangen ikke har tillatelse til å bruke. Hvem som kan godkjenne og hvordan portalen vet det, forklarer innstillingene og omfanget av en inngang.

Se på klippet og peke på et sekund

Kunden ser på en visningskopi i nettleseren, på mobil eller datamaskin, uten å måtte installere noe. Masterfilen sendes aldri via forhåndsvisningen; nedlasting av denne krever en egen tillatelse. Frem til visningskopien er klar, oppgir siden årsaken: laster fortsatt, opprettes fortsatt, eller holdes tilbake fordi skanningen for skadelig programvare ikke har godkjent filen.

Et notat kan festes til spillehodet. Det lagres som millisekunder, vises som timer, minutter og sekunder ved siden av teksten, og ved å klikke på det spoles spilleren til det øyeblikket. I studioets oppgavetråd vises det samme notatet med tidspunktet foran seg. Kunden markerer et sekund; frame-nøyaktige markeringer med kildens bildefrekvens, tegning på stillbilder og PDF-er, og det å gjøre en kommentar om til en oppgave med en ansvarlig og en frist, hører hjemme i studioets gjennomgangsrom.

Kunden ser kun det som ble sendt til dem. Steg slås sammen til seks enkle ord - mottak, under arbeid, venter på deg, revidering, levert, på vent - slik at en kunde aldri ser studioets interne stegnavn.

Beslutningen, og hva den flytter

Fra portalen kan en kunde godkjenne eller be om endringer. En endringsforespørsel må spesifisere hva som skal endres; siden avviser en tom forespørsel før den sendes, ettersom en forespørsel ingen kan gjøre noe med, bare fører til en ekstra runde frem og tilbake. Notatet kan være på opptil 4 000 tegn.

Beslutningen skrives som en beslutningsrad markert som kommende fra portalen, uten bruker-ID, slik at studioets feed alltid kan skille en kundes godkjenning fra en som en produsent har lagt inn på deres vegne. Arbeidsflytmotoren flytter oppgaven til neste steg i henhold til tavlens egne regler, studioets medarbeidere får et varsel med navnet på klippet og avgjørelsen, og hvis oppgaven har et åpent gjennomgangsrom, mottar rommet også avgjørelsen.

Hvis tavlens regler avviser flyttingen - en betingelse på utgangsovergangen, et steg som ikke lenger godtar den - får kunden beskjed om at studioet må se på dette og har blitt varslet, og studioet ser det i feeden sin. Det er opp til studioet å ordne opp i tavlen.

Når kunden blir stille

De fleste godkjenninger får aldri en frist skrevet inn; en produsent sender et klipp og ingen setter en tidsfrist. Derfor er godkjennings-SLA-en en klokke som starter når godkjenningen åpnes. Standardmålet er 72 timer, med en advarsel 12 timer før, og en bakgrunnsjobb sjekker alle ventende godkjenninger hvert 15. minutt.

Når målet passeres, går påminnelsen til den som godkjenningen venter på. For en godkjenning som er rettet mot kunden, er dette kundens inngang med godkjenningstillatelse, via e-post og SMS der inngangen har et telefonnummer, som peker tilbake til portalen og oppgir hvor mange dager den har ventet. Ingen innloggingsdetaljer sendes på nytt. En godkjenning påminnes maksimalt én gang hver 12. time, og maksimalt 50 godkjenninger per studio blir purret per kjøring.

En manuelt angitt frist overstyrer alltid standardmålet, og en egen jobb hvert femte minutt påminner om godkjenninger der fristen har utløpt eller utløper i løpet av den neste timen. Godkjennings-SLA-en og hva som skjer når den utløper, styres av begge disse klokkene.

Avtalte runder, brukte runder

Et prosjekt inneholder antallet korrekturrunder som er avtalt med kunden: standard er 2, 0 hvis ingenting er inkludert, opptil 50. Produktet teller antall runder som faktisk er brukt, der én runde er én gjennomgang av én versjon som kom i retur med krav om mer arbeid. En ren godkjenning regnes ikke som en runde.

Når antall brukte runder overstiger det avtalte, viser tavlen hvor mange runder som kan faktureres, det skrives en loggrad for hver ekstra runde, og en hendelse utløses slik at en automatisering kan varsle produsenten og sende en e-post til kunden. Tasked tar ikke betalt for den ekstra runden; det gjør studioet på sin egen faktura, med dokumentasjon å vise til. Avtalte korrekturrunder kontra hva som faktisk skjer, forklarer hvorfor antallet beregnes i stedet for å lagres.

Hva som gjenstår etterpå

Hvert trinn ovenfor skrives til en endringslogg som ikke kan oppdateres eller slettes i noe omfang. En beslutningsrad viser godkjent eller endringer forespurt, sammen med kommentaren; en portalrad oppgir inngangen, økten og korrekturrunden; økten inneholder IP-adresse og nettleser. Studio-siden viser, per inngang, når den først ble åpnet, sist sett, unike enheter og registrerte godkjenninger.

Når et arbeidsområde slettes, blir dataene eksportert, markert som slettet og slettet permanent etter 30 dager, mens endringsloggen overlever uten identifiserende detaljer. Artikkelen om hva en godkjenningslogg er verdt går gjennom loggen, og En kundeportal uten konto dekker inngangen fra kundens side.

Kunder regnes ikke som brukere og er gratis på alle abonnementer. Tasked har en gratis prøveperiode, Starter til $29 i måneden, Professional til $99 og Business til $249, priset etter studioets arbeid i stedet for personene som ser på det.