Kundenfreigabe ohne zwanzig E-Mails

Warum der E-Mail-Verlauf auf zwanzig Nachrichten anwächst

Eine Freigabe per E-Mail scheitert nach einem vorhersehbaren Muster. Die erste Nachricht enthält einen Download-Link zu einer großen Datei. Die zweite fragt, welche Version aktuell ist. Die dritte enthält handschriftlich eingetippte Notizen mit Minuten- und Sekundenangaben. Um die zwölfte Nachricht herum wird ein Kollege des Kunden in Kopie gesetzt und antwortet auf eine ältere Version. Niemand kann im Nachhinein sagen, wer was freigegeben hat, und das Studio stellt bei der Erstellung der Rechnung fest, dass es sich bereits in der dritten Korrekturschleife von den zwei angebotenen befindet.

Nichts davon ist Nachlässigkeit. Es liegt am Kanal, der kein Konzept von Versionen, Entscheidungen oder Deadlines hat. In Tasked nutzt der Kunde einen einzigen Zugang, sieht eine Sache, sagt eines von zwei Worten, und alles danach wird protokolliert und läuft von selbst ab. Die sechs auf dieser Seite verlinkten Artikel decken jeweils einen Teil davon ab.

Ein einziger Zugang statt eines Logins

Ein Kunde erstellt in Tasked niemals einen Account. Das Studio stellt ihm einen Zugang aus, von denen es vier Arten gibt: einen Code, den der Kunde eintippt, einen Link mit eigenem Token, eine Telefonnummer, die einen Einmalcode per SMS erhält, oder eine E-Mail-Adresse, die einen solchen erhält. Ein Link oder ein Code kann zusätzlich den Einmalcode erfordern: sechs Ziffern, fünf Minuten, fünf Versuche.

Ein Zugang läuft nach 30 Tagen ab, es sei denn, das Studio legt einen anderen Zeitraum von bis zu 365 Tagen fest oder entscheidet sich explizit gegen ein Ablaufdatum. Der Entzug des Zugangs wird sofort wirksam. Die Zugangsdaten werden nur als Hash gespeichert; es gibt keine Schaltfläche, um sie erneut anzuzeigen, und ein verlorener Code bedeutet einen neuen Zugang.

Jeder Zugang verfügt über fünf Berechtigungen: Ansehen, Kommentieren, Freigeben, Hochladen und Herunterladen. Ein neuer Zugang ist schreibgeschützt (nur Ansehen), und die Seite zeigt niemals eine Schaltfläche an, die mit diesem Zugang nicht genutzt werden kann. „Wer freigeben darf und wie das Kundenportal das weiß“ erklärt die Berechtigungen und den Umfang eines Zugangs.

Den Schnitt ansehen und auf eine Sekunde zeigen

Der Kunde sieht sich eine Vorschau im Browser an, auf dem Smartphone oder Desktop, ohne dass etwas installiert werden muss. Die Masterdatei wird niemals über den Vorschaupfad bereitgestellt; ihr Download erfordert eine separate Berechtigung. Bis die Vorschau bereit ist, zeigt die Seite den Grund an: lädt noch, wird noch erstellt oder wird zurückgehalten, weil die Malware-Prüfung die Datei noch nicht freigegeben hat.

Eine Notiz kann an den Playhead angeheftet werden. Sie wird in Millisekunden gespeichert, als Stunden, Minuten und Sekunden neben dem Text angezeigt, und ein Klick darauf springt im Player zu diesem Moment. Im Task-Verlauf des Studios erscheint dieselbe Notiz mit der entsprechenden Zeitangabe davor. Der Kunde markiert eine Sekunde; framegenaue Markierungen bei der ursprünglichen Framerate, das Zeichnen auf Stills und PDFs sowie das Umwandeln eines Kommentars in einen Task mit einem Verantwortlichen und einem Abgabetermin gehören in den Review-Raum des Studios.

Der Kunde sieht nur das, was an ihn gesendet wurde. Phasen werden in sechs einfache Begriffe zusammengefasst - Eingang, In Arbeit, Wartet auf dich, In Überarbeitung, Geliefert, In Wartestellung - sodass ein Kunde niemals die internen Phasennamen des Studios zu sehen bekommt.

Die Entscheidung und was sie bewegt

Über das Kundenportal kann ein Kunde freigeben oder Änderungen anfordern. Eine Änderungsanforderung muss beschreiben, was geändert werden soll; die Seite lehnt eine leere Anforderung vor dem Absenden ab, da eine Anforderung, auf die niemand reagieren kann, nur zu einer weiteren unnötigen Schleife führt. Die Notiz kann bis zu 4.000 Zeichen lang sein.

Die Entscheidung wird als Entscheidungszeile erfasst und als aus dem Kundenportal stammend gekennzeichnet, ohne Benutzer-ID. So kann der Feed des Studios eine Freigabe des Kunden immer von einer Freigabe unterscheiden, die ein Producer in dessen Namen eingetragen hat. Die Workflow-Engine verschiebt den Task nach den eigenen Regeln des Boards in die nächste Phase, die Mitarbeiter des Studios erhalten eine Benachrichtigung mit dem Namen des Schnitts und dem Ergebnis, und falls für den Task ein Review-Raum geöffnet ist, wird das Ergebnis auch dort erfasst.

Wenn die Regeln des Boards die Verschiebung verhindern - etwa durch eine Bedingung für den Phasenwechsel oder eine Phase, die keine Verschiebungen mehr zulässt -, wird dem Kunden mitgeteilt, dass das Studio sich dies ansehen muss und benachrichtigt wurde, und das Studio sieht dies im Feed. Das Board anzupassen, ist Aufgabe des Studios.

Wenn der Kunde schweigt

Für die meisten Freigaben wird nie ein Abgabetermin eingetippt; ein Producer sendet einen Schnitt und niemand legt eine Deadline fest. Daher ist das Freigabe-SLA eine Uhr, die zu laufen beginnt, sobald die Freigabe geöffnet wird. Das Standardziel liegt bei 72 Stunden, mit einer Warnung 12 Stunden davor, und ein Hintergrundprozess prüft alle 15 Minuten jede ausstehende Freigabe.

Wenn das Ziel überschritten wird, geht die Erinnerung an die Person, auf die die Freigabe wartet. Bei einer kundenorientierten Freigabe ist das der Zugang des Kunden mit der Berechtigung zum Freigeben. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail und per SMS (sofern für den Zugang eine Telefonnummer hinterlegt ist), verweist zurück auf das Kundenportal und gibt an, wie viele Tage bereits vergangen sind. Es werden keine Zugangsdaten erneut gesendet. An eine Freigabe wird höchstens einmal alle 12 Stunden erinnert, und pro Durchlauf werden maximal 50 Freigaben pro Studio angestoßen.

Ein manuell eingetragener Abgabetermin überschreibt immer das Standardziel, und ein separater Prozess erinnert alle fünden Minuten an Freigaben, deren Abgabetermin erreicht ist oder innerhalb der nächsten Stunde ansteht. „Das Freigabe-SLA und was beim Überschreiten passiert“ läuft über beide Uhren.

Vereinbarte Schleifen, genutzte Schleifen

Ein Projekt beinhaltet die Anzahl der mit dem Kunden vereinbarten Korrekturschleifen: standardmäßig 2, 0 falls nichts vereinbart wurde, bis zu 50. Das Produkt zählt die tatsächlich genutzten Schleifen, wobei eine Schleife einem Review einer Version entspricht, die mit der Bitte um Nachbesserung zurückgesendet wurde. Eine einfache Freigabe gilt nicht als Schleife.

Wenn die genutzten Schleifen die vereinbarte Anzahl überschreiten, zeigt das Board an, wie viele Schleifen abrechenbar sind. Für jede zusätzliche Schleife wird eine Audit-Zeile geschrieben und ein Event ausgelöst, sodass eine Automatisierung den Producer informieren und dem Kunden eine E-Mail senden kann. Tasked stellt niemandem die zusätzliche Schleife in Rechnung; das tut das Studio auf seiner eigenen Rechnung mit Verweis auf das Protokoll. „Vereinbarte Korrekturschleifen im Vergleich zu dem, was tatsächlich passiert“ erklärt, warum dieser Wert berechnet und nicht einfach gespeichert wird.

Was danach bleibt

Jeder der oben genannten Schritte wird in ein Audit-Log geschrieben, das in keinem Bereich einen Pfad zum Aktualisieren oder Löschen besitzt. Eine Entscheidungszeile dokumentiert die Freigabe oder die angeforderten Änderungen samt Kommentar; eine Portalzeile nennt den Zugang, die Sitzung und die Korrekturschleife; die Sitzung enthält die IP-Adresse und den Browser. Auf der Studio-Seite wird pro Zugang angezeigt: erster Aufruf, letzter Aufruf, unterschiedliche Geräte und erfasste Freigaben.

Wenn ein Workspace gelöscht wird, werden die Daten exportiert, als gelöscht markiert und nach 30 Tagen vernichtet. Der Audit-Trail bleibt ohne identifizierende Details erhalten. Der Artikel „Was ein Freigabeprotokoll wert ist“ führt durch das Protokoll, und „Ein Kundenportal ohne Account“ beschreibt den Zugang aus Sicht des Kunden.

Kunden belegen keine Seats und sind in jedem Tarif kostenlos. Tasked bietet eine kostenlose Testphase, den Tarif Starter für 29 $ im Monat, Professional für 99 $ und Business für 249 $, wobei sich die Preise nach der Arbeit des Studios richten und nicht nach der Anzahl der Personen, die sie sich ansehen.