Klantakkoord zonder twintig e-mails

Waarom de e-mailwisseling uitgroeit tot twintig e-mails

Een goedkeuring via e-mail mislukt in een voorspelbare volgorde. Het eerste bericht bevat een downloadlink naar een groot bestand. Het tweede vraagt welke versie de actuele is. Het derde bevat handmatig getypte opmerkingen met minuten en seconden. Rond bericht twaalf wordt een collega van de klant in de cc gezet, die vervolgens reageert op een oudere versie. Achteraf kan niemand meer zeggen wie wat heeft goedgekeurd, en de studio ontdekt bij het opmaken van de factuur dat ze al in de derde revisieronde zitten, terwijl er maar twee waren geoffreerd.

Dat is geen onverschilligheid. Het is een kanaal dat geen besef heeft van een versie, een beslissing of een deadline. In Tasked stapt de klant door één toegang, ziet één ding, zegt een van de twee woorden, en alles daarna wordt vastgelegd en loopt vanzelf. De zes artikelen die vanaf deze pagina zijn gelinkt, behandelen elk een deel daarvan.

E観n toegang in plaats van een login

Een klant in Tasked maakt nooit een account aan. De studio verstrekt een toegang voor hen, in vier varianten: een code die de klant typt, een link met een eigen token, een telefoonnummer dat een eenmalige code via SMS ontvangt, of een e-mailadres dat er een ontvangt. Een link of code kan daarnaast om de eenmalige code vragen: zes cijfers, fiv minuten, vijf pogingen.

Een toegang verloopt na 30 dagen, tenzij de studio een ander aantal instelt (tot 365 dagen) of expliciet kiest voor geen verloopdatum. Het intrekken van de toegang is direct van kracht. De inloggegevens worden alleen als hash opgeslagen; er is geen knop om ze opnieuw weer te geven, en een verloren code betekent een nieuwe toegang.

Elke toegang heeft vijf schakelaars: bekijken, opmerkingen plaatsen, goedkeuren, uploaden en downloaden. Een nieuwe toegang is alleen-lezen, en de pagina toont nooit een knop die de toegang niet kan gebruiken. Wie mag goedkeuren en hoe het portaal dat weet, legt de schakelaars en het bereik van een toegang uit.

De cut bekijken en naar een seconde wijzen

De klant bekijkt een preview in de browser, op een telefoon of desktop, zonder iets te hoeven installeren. Het masterbestand wordt nooit via het preview-pad aangeboden; het downloaden ervan is een aparte machtiging. Totdat de preview klaar is, vermeldt de pagina de reden: nog aan het laden, wordt nog gemaakt, of vastgehouden omdat de malware-scan het bestand nog niet heeft vrijgegeven.

Een opmerking kan aan de afspeelkop worden gepind. Deze wordt opgeslagen in milliseconden, weergegeven als uren, minuten en seconden naast de tekst, en door erop te klikken springt de speler naar dat moment. In de takenthread van de studio verschijnt dezelfde opmerking met de tijd ervoor. De klant markeert een seconde; frame-nauwkeurige markeringen op de bron-framerate, tekenen op stills en PDF's, en het omzetten van een opmerking in een taak met een eigenaar en een deadline horen thuis in de reviewruimte van de studio.

De klant ziet alleen wat naar hen is verzonden. Fases worden samengevoegd tot zes eenvoudige termen - intake, in uitvoering, wacht op jou, herziening, geleverd, in de wacht - zodat een klant nooit de interne fasenamen van de studio te zien krijgt.

De beslissing, en wat deze in beweging zet

Vanuit het portaal kan een klant goedkeuren of wijzigingen aanvragen. Een wijzigingsverzoek moet vermelden wat er moet veranderen; de pagina weigert een leeg verzoek voordat het wordt verzonden, omdat een verzoek waar niemand iets mee kan alleen maar voor extra heen-en-weer-gemail zorgt. De opmerking mag maximaal 4.000 tekens bevatten.

De beslissing wordt weggeschreven als een beslissingsregel die is gemarkeerd als afkomstig uit het portaal, zonder gebruikers-ID, zodat de feed van de studio een goedkeuring van een klant altijd kan onderscheiden van een goedkeuring die een producent namens hen heeft ingevoerd. De workflow-engine verplaatst de taak naar de volgende fase volgens de eigen regels van het bord, de medewerkers van de studio krijgen een melding met de naam van de cut en het oordeel, en als de taak een geopende reviewruimte heeft, hoort de ruimte het oordeel ook.

Als de regels van het bord de verplaatsing weigeren - een voorwaarde op de uitgangstransitie, een fase die deze niet langer accepteert - krijgt de klant te horen dat de studio hiernaar moet kijken en op de hoogte is gesteld, en ziet de studio dit in de feed. Het is aan de studio om het bord aan te passen.

Als de klant stil blijft

De meeste goedkeuringen krijgen nooit een handmatig ingevoerde deadline; een producent stuurt een cut en niemand vult een deadline in. De goedkeurings-SLA is dus een klok die begint te lopen zodra de goedkeuring wordt geopend. Het standaarddoel is 72 uur, met een waarschuwing 12 uur van tevoren, en een taak controleert elke openstaande goedkeuring om de 15 minuten.

Wanneer het doel wordt overschreden, gaat de herinnering naar degene op wie de goedkeuring wacht. Voor een klantgerichte goedkeuring is dat de toegang van de klant met goedkeuringsrechten, via e-mail en via SMS als er een telefoonnummer aan de toegang is gekoppeld, die terugverwijst naar het portaal en vermeldt hoeveel dagen er al wordt gewacht. Er worden geen inloggegevens opnieuw verzonden. Een goedkeuring krijgt maximaal eens per 12 uur een herinnering, en er worden maximaal 50 goedkeuringen per studio per run herinnerd.

Een handmatig ingevoerde deadline wint het altijd van het standaarddoel, en een aparte taak herinnert om de vijf minuten aan goedkeuringen waarvan de deadline is bereikt of binnen het komende uur ligt. De goedkeurings-SLA en wat er gebeurt als deze wordt overschreden, loopt via beide klokken.

Afgesproken revisierondes, gebruikte revisierondes

Een project bevat het aantal revisierondes dat met de klant is afgesproken: standaard 2, 0 als er niets is inbegrepen, tot maximaal 50. Het product telt de daadwerkelijk gebruikte revisierondes, waarbij één revisieronde gelijkstaat aan één review van één versie die is teruggestuurd met het verzoek om meer werk. Een gewone goedkeuring is geen revisieronde.

Wanneer het aantal gebruikte revisierondes het afgesproken aantal overschrijdt, toont het bord hoeveel revisierondes factureerbaar zijn, wordt er voor elke extra revisieronde een auditregel weggeschreven en wordt er een gebeurtenis geactiveerd zodat een automatisering de producent kan inlichten en de klant kan e-mailen. Tasked brengt niemand kosten in rekening voor de extra revisieronde; de studio doet dat zelf op de eigen factuur, met een overzicht om naar te verwijzen. Afgesproken revisierondes versus wat er werkelijk gebeurt, verklaart waarom de telling wordt afgeleid in plaats van opgeslagen.

Wat er achteraf overblijft

Elke bovenstaande stap schrijft naar een auditlog die binnen geen enkel bereik een update- of verwijdermogelijkheid heeft. Een beslissingsregel vermeldt 'goedgekeurd' of 'wijzigingen aangevraagd', inclusief de opmerking; een portaalregel vermeldt de toegang, de sessie en de revisieronde; de sessie bevat het IP-adres en de browser. De kant van de studio toont per toegang: voor het eerst geopend, laatst gezien, unieke apparaten en geregistreerde goedkeuringen.

Wanneer een workspace wordt verwijderd, worden de gegevens geëxporteerd, als verwijderd gemarkeerd en na 30 dagen vernietigd, waarbij de audit trail bewaard blijft zonder identificerende details. 'Wat een goedkeuringsrapport waard is' doorloopt het rapport, en 'Een klantenportaal zonder account' behandelt de toegang vanaf de kant van de klant.

Klanten zijn geen seats en zijn gratis binnen elk pakket. Tasked is beschikbaar als gratis proefperiode, Starter voor $ 29 per maand, Professional voor $ 99 en Business voor $ 249, waarbij de prijs is gebaseerd op het werk van de studio in plaats van op de mensen die ernaar kijken.