Schválení od klienta bez dvaceti e-mailů

Proč se e-mailové vlákno rozroste na dvacet zpráv

Schvalování přes e-mail selhává předvídatelným způsobem. První zpráva obsahuje odkaz ke stažení velkého souboru. Druhá se ptá, která verze je ta aktuální. Třetí obsahuje ručně vypsané poznámky s minutami a sekundami. Kolem dvanácté zprávy je do kopie přidán kolega klienta, který odpoví na starší verzi. Zpětně pak nikdo nedokáže říct, kdo co schválil, a studio při přípravě faktury zjistí, že je ve třetím kole revizí z původně naceněných dvou.

Nic z toho není nedbalost. E-mail je zkrátka kanál, který nemá ponětí o verzích, rozhodnutích ani termínech. V Tasked projde klient jedním vstupem, uvidí jednu věc, zvolí jednu ze dvou možností a vše ostatní se zaznamená a posune samo. Šest článků, na které odkazuje tato stránka, se věnuje jednotlivým částem tohoto procesu.

Jeden vstup namísto přihlašování

Klient si v Tasked nikdy nevytváří účet. Studio pro něj vygeneruje vstup, a to jednoho ze čtyř typů: kód, který klient zadá, odkaz obsahující vlastní token, telefonní číslo, na které přijde jednorázový kód přes SMS, nebo e-mailovou adresu, na kterou přijde totéž. Odkaz nebo kód mohou navíc vyžadovat jednorázový kód: šest číslic, platnost pět minut, pět pokusů.

Platnost vstupu vyprší po 30 dnech, pokud studio nenastaví jiný počet (až 365 dní) nebo výslovně nezvolí neomezenou platnost. Zrušení přístupu má okamžitou účinnost. Přihlašovací údaj se ukládá pouze jako hash; neexistuje žádné tlačítko pro jeho opětovné zobrazení a ztracený kód znamená nutnost vytvořit nový vstup.

Každý vstup má pět přepínačů: zobrazení, komentování, schvalování, nahrávání a stahování. Nový vstup je nastaven pouze pro zobrazení a stránka nikdy nezobrazí tlačítko, které daný vstup nemůže použít. To, kdo může schvalovat a jak to klientský portál rozpozná, vysvětluje tyto přepínače a rozsah oprávnění vstupu.

Sledování střihu a ukázání na sekundu

Klient sleduje náhled v prohlížeči, na telefonu nebo na počítači, aniž by musel cokoli instalovat. Originální soubor se pro náhled nikdy nepoužívá; jeho stažení vyžaduje samostatné oprávnění. Dokud není náhled připraven, stránka zobrazuje důvod: stále se načítá, stále se generuje nebo se čeká na dokončení kontroly na malware.

Poznámku lze připnout k pozici přehrávání. Ukládá se v milisekundách, zobrazuje se jako hodiny, minuty a sekundy vedle textu a kliknutím na ni se přehrávač posune na daný moment. Ve vlákně úkolu na straně studia se stejná poznámka zobrazí s časem na začátku. Klient označí sekundu; označení s přesností na snímek při původní snímkové frekvenci, kreslení do snímků a PDF a přeměna komentáře na úkol s řešitelem a termínem však patří do revizní místnosti studia.

Klient vidí pouze to, co mu bylo odesláno. Fáze se smrsknou do šesti jednoduchých výrazů - příjem, rozpracováno, čeká na vás, opravuje se, doručeno, pozastaveno - takže klient nikdy nevidí interní názvy fází studia.

Rozhodnutí a co všechno se jím posune

Z portálu může klient schválit práci nebo požádat o změny. Žádost o změny musí obsahovat popis toho, co se má změnit; stránka nepovolí odeslat prázdnou žádost, protože požadavek, podle kterého nelze postupovat, by znamenal jen další zbytečné kolo komunikace. Poznámka může mít délku až 4 000 znaků.

Rozhodnutí se zapíše jako řádek rozhodnutí označený jako přicházející z portálu, bez ID uživatele. Kanál studia tak může vždy odlišit schválení od klienta od schválení, které za něj zadal producent. Engine pro workflow posune úkol do další fáze podle pravidel samotné nástěnky, lidé ve studiu obdrží oznámení s názvem střihu a výsledkem, a pokud má úkol otevřenou revizní místnost, dozví se výsledek i tato místnost.

Pokud pravidla nástěnky přesun odmítnou - například kvůli podmínce pro odchod z fáze nebo proto, že cílová fáze již přesuny nepřijímá - klient se dozví, že se na to studio musí podívat a že již bylo upozorněno, přičemž studio tuto informaci uvidí ve svém kanálu. Nastavení nástěnky je na studiu, aby ho opravilo.

Když klient přestane komunikovat

Většina schválení nikdy nedostane zadaný termín; producent pošle střih a nikdo nenapíše deadline. SLA pro schválení jsou proto hodiny, které se spustí v momentě, kdy se schvalování otevře. Výchozí cílová doba je 72 hodin s varováním 12 hodin před jejím vypršením, přičemž systém kontroluje každé čekající schválení každých 15 minut.

Po uplynutí cílové doby se odešle připomínka tomu, na koho se se schválením čeká. U schvalování ze strany klienta se jedná o vstup klienta s oprávněním ke schválení, a to e-mailem a přes SMS (pokud má vstup přiřazené telefonní číslo). Připomínka odkazuje zpět na portál a uvádí, kolik dní se již čeká. Žádné přihlašovací údaje se znovu neposílají. Připomínka schválení se odesílá maximálně jednou za 12 hodin a při jednom spuštění se urguje nejvýše 50 schválení na jedno studio.

Ručně zadaný termín má vždy přednost před výchozím cílem a samostatný proces každých pět minut připomíná schválení, jejichž termín právě nastal nebo nastane během následující hodiny. SLA pro schválení a to, co se stane po jeho vypršení, se řídí oběma těmito hodinami.

Dohodnutá kola vs. využitá kola

Projekt obsahuje počet kol revizí dohodnutých s klientem: výchozí hodnota je 2, 0 pokud není zahrnuto nic, a maximálně 50. Produkt počítá skutečně využitá kola, přičemž jedno kolo představuje jednu revizi jedné verze, která se vrátila s požadavkem na další úpravy. Samotné schválení se jako kolo nepočítá.

Když počet využitých kol překročí dohodnutý limit, nástěnka ukáže, kolik kol je k fakturaci, pro každé další kolo se zapíše auditní řádek a spustí se událost, díky které může automatizace informovat producenta a poslat e-mail klientovi. Tasked nikomu za další kolo nic neúčtuje; účtuje si ho studio na své vlastní faktuře, přičemž má k dispozici doložitelný záznam. Srovnání dohodnutých kol revizí se skutečností vysvětluje, proč se tento počet odvozuje, a neukládá.

Co zůstane poté

Každý výše uvedený krok se zapisuje do auditního logu, který nelze v žádném rozsahu upravovat ani mazat. Řádek rozhodnutí uvádí, zda bylo schváleno nebo zda byly vyžádány změny, a to včetně komentáře; řádek portálu uvádí vstup, relaci a kolo revizí; relace obsahuje IP adresu a prohlížeč. Na straně studia se u každého vstupu zobrazuje první otevření, poslední aktivita, unikátní zařízení a zaznamenaná schválení.

Při smazání pracovního prostoru se data exportují, označí jako smazaná a po 30 dnech zničí, přičemž auditní stopa zůstane zachována bez identifikačních údajů. Článek o hodnotě záznamu o schválení podrobně popisuje tento záznam a text Klientský portál bez účtu se věnuje vstupu z pohledu klienta.

Klienti se nepočítají jako místa a jsou zdarma v každém tarifu. Tasked nabízí bezplatnou zkušební verzi, tarif Starter za 29 $ měsíčně, Professional za 99 $ a Business za 249 $, přičemž cena se odvíjí od práce studia, nikoli od počtu lidí, kteří si ji prohlížejí.