Akceptacja klienta bez dwudziestu e-maili

Dlaczego wątek rośnie do dwudziestu e-maili

Akceptacja drogą e-mailową kończy się niepowodzeniem w przewidywalny sposób. Pierwsza wiadomość zawiera link do pobrania dużego pliku. Druga to pytanie o to, która wersja jest aktualna. Trzecia zawiera notatki z ręcznie wpisanymi minutami i sekundami. W okolicach dwunastej wiadomości do wątku zostaje dodany współpracownik klienta, który odpowiada na starszą wersję. Nikt nie jest później w stanie powiedzieć, kto co zaakceptował, a studio podczas przygotowywania faktury dowiaduje się, że jest już na trzeciej rundzie poprawek z dwóch wycenionych.

Nic z tego nie wynika z niedbalstwa. To po prostu kanał komunikacji, który nie ma pojęcia o wersjach, decyzjach ani terminach. W Tasked klient przechodzi przez jedno wejście, widzi jedną rzecz, mówi jedno z dwóch słów, a wszystko po tym jest rejestrowane i dzieje się samo. Sześć artykułów podlinkowanych na tej stronie opisuje poszczególne elementy tego procesu.

Jedno wejście zamiast logowania

Klient w Tasked nigdy nie tworzy konta. Studio generuje dla niego wejście jednego z czterech rodzajów: kod wpisywany przez klienta, link zawierający własny token, numer telefonu, na który przychodzi jednorazowy kod SMS, lub adres e-mail, na który wysyłany jest taki kod. Link lub kod mogą dodatkowo wymagać podania kodu jednorazowego: sześć cyfr, pięć minut ważności, pięć prób.

Wejście wygasa po 30 dniach, chyba że studio ustawi inną liczbę dni (do 365) lub jawnie wybierze brak wygasania. Cofnięcie dostępu odnosi natychmiastowy skutek. Dane uwierzytelniające są przechowywane wyłącznie jako hash - nie ma przycisku, który pozwoliłby je ponownie wyświetlić, a zgubiony kod oznacza konieczność wygenerowania nowego wejścia.

Każde wejście ma pięć przełączników: podgląd, komentowanie, akceptowanie, przesyłanie i pobieranie. Nowe wejście pozwala wyłącznie na podgląd, a strona nigdy nie wyświetla przycisku, z którego dane wejście nie może skorzystać. Artykuł „Kto może akceptować i skąd portal o tym wie” wyjaśnia działanie tych przełączników oraz zakres uprawnień wejścia.

Oglądanie wersji montażowej i wskazywanie sekundy

Klient ogląda wersję podglądową w przeglądarce, na telefonie lub komputerze, bez konieczności instalowania czegokolwiek. Plik główny (master) nigdy nie jest udostępniany na ścieżce podglądu - jego pobranie wymaga osobnego uprawnienia. Dopóki podgląd nie jest gotowy, strona informuje o przyczynie: plik wciąż się ładuje, jest generowany lub został wstrzymany do czasu zakończenia skanowania antywirusowego.

Notatkę można przypiąć do pozycji suwaka odtwarzania. Jest ona zapisywana w milisekundach i wyświetlana obok tekstu jako godziny, minuty i sekundy, a kliknięcie jej przenosi odtwarzacz do tego momentu. W wątku zadania po stronie studia ta sama notatka pojawia się z czasem wyświetlonym przed nią. Klient zaznacza sekundę; precyzyjne oznaczanie klatek przy oryginalnej liczbie klatek na sekundę, rysowanie po kadrach i plikach PDF oraz zamiana komentarza w zadanie z wykonawcą i terminem to funkcje dostępne w pokoju recenzji studia.

Klient widzi tylko to, co zostało do niego wysłane. Etapy kurczą się do sześciu prostych określeń - przyjęte, w toku, oczekuje na Ciebie, w poprawkach, dostarczone, wstrzymane - dzięki czemu klient nigdy nie widzi wewnętrznych nazw etapów studia.

Decyzja i co ona przesuwa

Z poziomu portalu klient może zaakceptować lub poprosić o zmiany. Prośba o zmiany musi precyzować, co należy poprawić - strona zablokuje wysłanie pustego zgłoszenia, ponieważ uwaga, na podstawie której nikt nie jest w stanie podjąć działań, oznaczałaby tylko kolejną niepotrzebną rundę pytań i odpowiedzi. Notatka może mieć do 4000 znaków.

Decyzja jest zapisywana jako wiersz decyzji oznaczony jako pochodzący z portalu, bez identyfikatora użytkownika. Dzięki temu w kanale aktywności studia zawsze można odróżnić akceptację klienta od tej wprowadzonej w jego imieniu przez producenta. Silnik workflow przenosi zadanie do kolejnego etapu zgodnie z regułami tablicy, zespół studia otrzymuje powiadomienie z nazwą wersji montażowej i decyzją, a jeśli zadanie ma otwarty pokój recenzji, informacja o decyzji trafia również tam.

Jeśli reguły tablicy uniemożliwiają przeniesienie - na przykład ze względu na warunek przejścia wyjściowego lub etap, który nie przyjmuje już zadań - klient otrzymuje informację, że studio musi się temu przyjrzeć i zostało już powiadomione, a studio widzi to w swoim kanale aktywności. Naprawa tablicy leży po stronie studia.

Gdy klient milczy

Większość akceptacji nie ma wpisanego konkretnego terminu - producent wysyła wersję montażową i nikt nie określa ostatecznej daty. Dlatego SLA akceptacji to zegar, który rusza w momencie jej rozpoczęcia. Domyślny czas na reakcję to 72 godziny, z ostrzeżeniem wysyłanym na 12 godzin przed końcem, a system sprawdza wszystkie oczekujące akceptacje co 15 minut.

Po upływie wyznaczonego czasu przypomnienie trafia do osoby, na którą czeka akceptacja. W przypadku akceptacji po stronie klienta jest to wejście klienta z uprawnieniem do akceptowania - powiadomienie przychodzi e-mailem lub SMS-em (jeśli do wejścia przypisano numer telefonu), kieruje z powrotem do portalu i informuje, ile dni już minęło. Dane uwierzytelniające nie są wysyłane ponownie. Przypomnienie o akceptacji jest wysyłane maksymalnie raz na 12 godzin, a podczas jednego uruchomienia procesu system wysyła ponaglenia dla maksymalnie 50 akceptacji na studio.

Wpisany ręcznie termin ma zawsze pierwszeństwo przed domyślnym czasem reakcji, a osobny proces uruchamiany co pięć minut przypomina o akceptacjach, których termin właśnie nadszedł lub upłynie w ciągu najbliższej godziny. SLA akceptacji i działania po jego przekroczeniu są kontrolowane przez oba te zegary.

Rundy uzgodnione, rundy wykorzystane

Projekt zawiera liczbę rund poprawek uzgodnioną z klientem: domyślnie 2, 0 jeśli nie przewidziano żadnych, maksymalnie do 50. Produkt zlicza faktycznie wykorzystane rundy, przy czym jedna runda to jedna recenzja jednej wersji, która wróciła z prośbą o wykonanie dodatkowych prac. Zwykła akceptacja nie jest liczona jako runda.

Gdy liczba wykorzystanych rund przekroczy liczbę uzgodnioną, tablica pokazuje, ile rund kwalifikuje się do zafakturowania. Dla każdej dodatkowej rundy zapisywany jest wiersz audytowy i wyzwalane jest zdarzenie, dzięki czemu automatyzacja może powiadomić producenta i wysłać e-mail do klienta. Tasked nie pobiera opłat za dodatkowe rundy - robi to studio na własnej fakturze, opierając się na zarejestrowanych danych. Artykuł „Uzgodnione rundy poprawek a rzeczywistość” wyjaśnia, dlaczego ta liczba jest wyliczana na bieżąco, a nie przechowywana jako stała wartość.

Co zostaje po wszystkim

Każdy z powyższych kroków jest zapisywany w rejestrze audytowym, którego w żaden sposób nie da się zmodyfikować ani usunąć. Wiersz decyzji zawiera informację o akceptacji lub prośbie o zmiany wraz z komentarzem; wiersz portalu wskazuje wejście, sesję i rundę poprawek; sesja zawiera adres IP oraz dane przeglądarki. Po stronie studia dla każdego wejścia wyświetlane są: data pierwszego otwarcia, data ostatniej aktywności, unikalne urządzenia oraz zarejestrowane akceptacje.

Po usunięciu obszaru roboczego dane są eksportowane, oznaczane jako usunięte i niszczone po 30 dniach, a ścieżka audytowa zostaje zachowana po usunięciu danych identyfikacyjnych. Artykuł „Ile wart jest zapis akceptacji” szczegółowo opisuje ten rejestr, a tekst „Portal klienta bez konta” opisuje działanie wejścia od strony klienta.

Klienci nie zajmują miejsc i są bezpłatni w każdym planie. Tasked oferuje bezpłatny okres próbny, a plany płatne to Starter za 29 USD miesięcznie, Professional za 99 USD i Business za 249 USD - z cennikiem opartym na pracy studia, a nie na liczbie osób, które ją przeglądają.