Kuka saa hyväksyä ja miten portaali tietää sen
Portaali tietää, kuka saa hyväksyä, koska jokaiseen pääsyyn liittyy viisi kytkintä: katselu, kommentointi, hyväksyntä, lataus ja lataus laitteelle. Uusi pääsy on vain katselua varten; vain hyväksyntäkytkimellä varustettu pääsy pääsee päätösreitille, eikä sivu koskaan näytä painiketta, jota pääsyllä ei voi käyttää. Pääsy on rajattu yhteen projektiin tai koko asiakkaaseen, ja se nimeää yhden henkilön, kun studio antaa sille kyseisen henkilön oman sähköpostin tai puhelinnumeron. Jokainen päätös tallennetaan yhdessä pääsyn ja sen istunnon kanssa, jonka kautta se tehtiin.
Viisi kytkintä jokaisessa pääsyssä
Portaalin pääsy sisältää viisi totuusarvoa: katselu, kommentointi, hyväksyntä, lataus ja lataus laitteelle. Studio määrittää ne myöntäessään pääsyn, ja ilman oikeuksia pyydetty pääsy on vain katselua varten. Jokainen portaalin reitti ilmoittaa tarvitsemansa yhden oikeuden, ja kääre tarkistaa pääsyn ennen reitin suorittamista, joten reitin ei koskaan tarvitse muistaa tehdä tarkistusta.
Hyväksyntä on kytkin, jolla on merkitystä kuittauksen kannalta. Päätösreitti vaatii sen; pääsy, jolla on vain katselu- tai kommentointioikeus, ei pääse reitille lainkaan, ja vastaus on sama hylkäys kuin tuntemattomalle. Portaalisivu lukee pääsyn oikeudet avautuessaan ja piilottaa sen, mitä pääsyllä ei voi tehdä, joten asiakas, jolla on vain kommentointioikeuden sisältävä pääsy, näkee ketjun ilman hyväksyntäpainiketta sen sijaan, että näkyvissä olisi painike, joka ei toimi.
Katseluoikeus ei tarkoituksella sisälly muihin oikeuksiin. Pääsy, joka sallii hyväksynnän mutta ei katselua, on virhe, jonka studio voi tehdä API:n kautta. Tuote antaa katselureitin evätä pääsyn, jotta studio huomaa virheen sen sijaan, että se korjattaisiin hiljaisesti.
Projektipääsy tai asiakaspääsy
Pääsy kohdistetaan joko yhteen projektiin tai yhteen asiakkaaseen. Projektipääsy näkee kyseisen projektin eikä mitään muuta. Asiakaspääsy näkee kyseisen asiakkaan jokaisen projektin. Pääsy, jota ei ole kohdistettu kumpaankaan, ei näe mitään, eikä voi siten päättää mistään. Kysymykseen siitä, kuuluuko tietty hyväksyntä tämän pääsyn päätettäväksi, vastataan lukemalla samaa sääntöä takaperin: hyväksyntä kohdistuu tehtävään, tehtävä projektiin, ja pääsyn on oltava rajattu kyseiseen projektiin tai kyseisen projektin asiakkaaseen.
Projekti ja asiakas, joihin pääsy osoittaa, tarkistetaan studion omaa organisaatiota vasten ennen pääsyn luomista, joten pääsyä ei voi koskaan kohdistaa organisaatioiden välillä. Puuttuva projekti tai asiakas palauttaa vastauksen ”ei löydy” sen sijaan, että luotaisiin pääsy, jossa on toimimaton viite.
Muistutustoiminto käyttää samaa rajaussääntöä päättääkseen, mitä pääsyjä herätellään, kun hyväksyntä ylittää SLA-aikansa, joten muistutuksen saava pääsy on aina sellainen, jolla voidaan toimia.
Yksi pääsy henkilöä kohden
Pääsyllä on studion valitsema tunniste, kuten asiakkaan nimi tai tietty henkilö asiakkaan organisaatiossa. Kun studio luo pääsyn asiakkaalle määrittelemättä tarkempia tietoja, kutsu lähetetään asiakkaan omaan yhteyssähköpostiin ja puhelinnumeroon. Kun pääsy on tarkoitettu yhdelle henkilölle - esimerkiksi markkinointipäällikölle laskutusosoitteen sijaan - studio antaa sille kyseisen henkilön sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, ja kutsu lähetetään sen sijaan sinne.
Jotta pääsyn ja henkilön välinen yhteys olisi vahvempi, pääsy voi vaatia linkin lisäksi kertakäyttökoodin SMS-viestillä tai sähköpostitse: kuusi numeroa, viisi minuuttia, viisi yritystä ja uudelleenlähetys sallittu minuutin kuluttua. Pääsy voi myös rajoittaa laitteiden määrää yhdestä kahteenkymmeneen. Jos rajana on yksi, vieraan laitteen kirjautuminen siirtää pääsyn itselleen ja lopettaa kaikki muut istunnot kerralla; jos raja on suurempi, vain vanhin istunto päättyy. Samaa laitetta ei koskaan potkita ulos: sivun päivitys tai kadonnut eväste ei ole rangaistus.
Studion lokitiedot näyttävät pääsykohtaisesti, kuinka monta eri laitetta sitä on käyttänyt. Jos yhdelle henkilölle tarkoitettu pääsy näyttää kuutta laitetta, linkkiä on jaettu eteenpäin, ja studio voi mitätöidä sen ja luoda uuden saman minuutin aikana.
Kun studio päättää asiakkaan puolesta
Tuottaja voi kirjata päätöksen myös studion puolella saatuaan asiakkaalta vahvistuksen. Päätösrivi sisältää tällöin tuottajan käyttäjätunnuksen ja toimijatyypiksi käyttäjä. Portaalista tuleva päätös sisältää toimijatyypiksi portaali ilman käyttäjätunnusta. Nämä kaksi ovat aina erotettavissa syötteessä ja lokitiedoissa, joten ”asiakas hyväksyi” ja ”hyväksyimme asiakkaan puolesta” eivät koskaan ole sama rivi.
Sisäiset kuittaukset - hyväksyntävaihe, jonka tuottaja tai ohjaaja kuittaa - toimivat samalla mekanismilla, jossa studion jäsen on hyväksyjä ja tehtävän vastuuhenkilöt ovat niitä, joita muistutetaan, kun tehtävä odottaa liian kauan.
Vanhentuminen, mitätöinti ja studion näkymä
Pääsy vanhenee oletuksena 30 päivän kuluttua. Studio voi asettaa ajaksi 1-365 päivää tai valita erikseen, ettei pääsy vanhene koskaan. Puuttuva arvo ei koskaan jätä pysyvää pääsyä auki vahingossa. Mitätöity pääsy evätään välittömästi. Mitätöity pääsy näkyy studion luettelossa mitätöitynä eikä vanhentuneena, koska linkin sulkenut studio haluaa nähdä tehneensä niin.
Studion puolella näkyvät kaikki pääsyt ja niiden tunnisteet, tila, oikeudet, ensimmäinen avauskerta, viimeisin havainto, eri laitteet sekä kirjattujen asiakashyväksyntöjen määrä. Ennen tämän luettelon olemassaoloa rehellinen vastaus kysymykseen ”onko hän jo avannut sen” vaati puhelinsoiton.
Pääsyn luominen ja mitätöinti auditoidaan pääsyn asetuksineen, ei koskaan sen tunnistetietoja. Myös evätty pääsy auditoidaan syineen - ei löydy, mitätöity, vanhentunut tai vaatii kertakäyttökoodin - ja syy tallennetaan studiolle eikä sitä koskaan näytetä pääsyä yrittävälle henkilölle, sillä erot hylkäysperusteissa voisivat toimia vihjeenä arvaajalle.
- Oletuspääsy: vain katselu, 30 päivää, kutsu asiakkaan yhteystietoriville.
- Hyväksyntä vaatii hyväksyntäkytkimen; käyttöliittymä piilottaa sen, mitä pääsyllä ei voi tehdä.
- Rajaus on yksi projekti tai yksi asiakas; ei koskaan organisaatioiden välillä.
Usein esiin nousevat kysymykset
- Voiko kahdella asiakkaan henkilöllä olla eri oikeudet?
- Kyllä. Luo oma pääsy kullekin henkilölle, omalla sähköpostilla tai puhelinnumerolla ja omilla kytkimillä. Toisella voi olla vain kommentointioikeus ja toinen voi hyväksyä, ja lokitiedoista näkyy, mikä pääsy teki päätöksen.
- Mitä asiakas näkee pääsyllä, joka on vain katselua varten?
- Kohteen ja sen tilan sekä keskusteluketjun, jos kommentointi on käytössä. Ei hyväksyntäpainiketta, ei latausaluetta eikä latauslinkkiä. Sivu tarjoaa vain sen, mitä pääsy sallii tehdä.
- Voiko asiakas nähdä muita projekteja?
- Projektipääsy näkee yhden projektin. Asiakaspääsy näkee kyseisen asiakkaan projektit. Mikään pääsy ei näe toista asiakasta, studion asiakasluetteloa tai sellaisten työntekijöiden nimiä, jotka eivät liity asiaan.
- Mistä studio tietää, jos linkkiä jaetaan eteenpäin?
- Lokitiedot näyttävät eri laitteet pääsykohtaisesti. Jos yhdelle henkilölle tarkoitettu pääsy näyttää useita laitteita, se on merkki jaosta, ja studio voi mitätöidä sen ja luoda uuden välittömästi.
- Merkitäänkö studion asiakkaan puolesta syöttämä päätös eri tavalla?
- Kyllä. Portaalipäätös sisältää portaalin toimijatyypin eikä käyttäjää; studiopäätös sisältää tuottajan käyttäjä-id:n. Syöte ja loki pitävät ne erillään.