Wyszukiwanie wąskiego gardła: mediana czasu na etapie
Wąskim gardłem w workflow jest etap o najdłuższej medianie czasu, mierzonej od momentu wejścia zadań na ten etap do momentu ich opuszczenia. Tasked rejestruje ten przedział dla każdego zadania i każdego etapu, grupuje go według nazwy etapu we wszystkich Twoich projektach i pokazuje medianę w wybranym przez Ciebie oknie. Nie przypisuje czasu całej pracy do etapu, na którym akurat się zakończyła.
Błędna liczba i dlaczego wydaje się prawidłowa
Prostym sposobem na zmierzenie etapu jest wzięcie każdego ukończonego zadania, sprawdzenie etapu, na którym się znajdowało w momencie zakończenia, i przypisanie całego czasu trwania zadania do tego etapu. Wynik jest wysoki, ładnie się sortuje i jest błędny: sugeruje, że ostatni etap jest powolny, ponieważ tam kończy się każde zadanie. Praca, która czekała dwa tygodnie na scenariusz i spędziła jedną godzinę w etapie Delivery, jest zaliczana jako powolne Delivery.
Pierwszy wskaźnik wąskiego gardła w Tasked działał właśnie w ten sposób, a plan rozwoju produktu wskazywał go jako element do poprawy, zanim będzie można zaufać jakimkolwiek innym danym analitycznym. Rozwiązaniem nie jest lepszy wzór dla tych samych danych. To zupełnie inne dane.
Czym jest przedział
Za każdym razem, gdy zadanie wchodzi na dany etap, Tasked otwiera przedział zawierający zadanie, projekt, etap oraz moment wejścia. Gdy zadanie opuszcza etap, system zamyka ten przedział i otwiera kolejny. Zapis odbywa się w tej samej transakcji co przeniesienie, więc nie ma ryzyka opóźnień w synchronizacji ani przeniesienia bez przypisanego przedziału.
Zadanie cofnięte do etapu, na którym już się znajduje, rozpoczyna nowy przedział - przejście do tego samego etapu jest traktowane jak rzeczywisty ruch. Zadanie, które nadal znajduje się na danym etapie, ma otwarty przedział, a wskaźnik nalicza czas do momentu zapytania. Liczba ta uwzględnia zarówno ukończone, jak i utknięte zadania.
Przedział zapamiętuje również godziny SLA, które obowiązywały w momencie jego otwarcia. Późniejsza zmiana SLA nie wpływa wstecznie na to, co wydarzyło się pod rządami starego.
Dlaczego mediana, a nie średnia
Jedno zadanie, które czekało trzy tygodnie na klienta, przesunie średnią o kilka dni, ale nie wpłynie na medianę. Mediana to czas na etapie, którego rzeczywiście doświadczyło typowe zadanie, i jest to ta sama liczba, której wskaźnik ryzyka używa do oszacowania pozostałej pracy. Użycie tej samej statystyki w obu miejscach oznacza, że widoczne wąskie gardło i ostrzeżenia o ryzyku pochodzą z jednego widoku tej samej historii.
Pole API zawierające tę liczbę nadal nosi nazwę sugerującą średnią ze względu na kompatybilność ze starszymi klientami, jednak przesyłana w nim wartość to mediana.
Co pokazuje widok wąskich gardeł
Dla każdej nazwy etapu, który miał przynajmniej jeden przedział nakładający się na wybrane okno, widok wyświetla medianę minut spędzonych na etapie, liczbę zadań, które opuściły etap w tym oknie, liczbę aktualnie otwartych zadań oraz liczbę różnych dni, w których odnotowano aktywność. W przypadku etapów akceptacji system sumuje również minuty spędzone na oczekiwaniu na klienta. Etapy są sortowane od najwolniejszego.
Minuty są przycinane do wybranego okna. Zadanie, które weszło na dany etap przed oknem i opuściło go w jego trakcie, wnosi tylko tę część czasu, która mieści się w oknie. Dzięki temu widok 30-dniowy pokazuje dokładnie 30 dni, nawet dla prac rozpoczętych wcześniej.
- Mediana minut na etapie, na podstawie przedziałów.
- Przepustowość: przedziały zamknięte w wybranym oknie.
- Liczba otwartych: przedziały wciąż aktywne.
- Zmierzone dni - dzięki temu etap z jednym intensywnym dniem nie zostanie błędnie uznany za trend.
- Oczekiwanie na klienta - tylko na etapach akceptacji.
Analiza we wszystkich projektach
Każdy projekt zawiera własną kopię workflow, więc „Recenzja klienta” w projekcie A i „Recenzja klienta” w projekcie B to dwa różne wiersze etapów. Widok wąskich gardeł grupuje dane według klucza etapu (nazwy nadanej mu przez szablon), dzięki czemu te dwa wiersze stają się jedną linią. To właśnie pozwala zamienić dwadzieścia tablic w jedną odpowiedź o Twoim procesie, zamiast dwudziestu odpowiedzi o poszczególnych projektach.
Jeśli dwa szablony używają tego samego klucza dla etapów oznaczających różne rzeczy, będą one współdzielić jedną linię. Dbaj o rzetelność kluczy w szablonach, a widok pozostanie rzetelny.
Od wąskiego gardła do rozwiązania
Powolny etap wynika z niewystarczających zasobów, niedokładnego zdefiniowania lub oczekiwania na kogoś spoza zespołu. Zakładka obciążenia informuje o pierwszej przyczynie, łączny czas oczekiwania na klienta o trzeciej, a audyt procesu o drugiej: porównuje odczytaną medianę z godzinami SLA ustawionymi dla tego etapu, zlicza naruszenia i proponuje korektę na podstawie symulacji Twojej niedawnej historii.
Kolejność ma znaczenie. Najpierw sprawdź medianę, a dopiero potem zdecyduj, czy problem leży po stronie SLA, czy samej pracy.
Najczęściej zadawane pytania
- Dlaczego czas na etapie jest medianą, a nie średnią?
- Ponieważ jedna skrajna wartość może przesunąć średnią o kilka dni. Mediana odzwierciedla to, czego rzeczywiście doświadczyło typowe zadanie, i jest to ta sama statystyka, której wskaźnik ryzyka używa do oszacowania pozostałej pracy.
- Czy zadanie, które wciąż znajduje się na danym etapie, jest wliczane?
- Tak. Jego otwarty przedział jest naliczany do momentu zapytania, dzięki czemu utknięta praca jest widoczna w statystykach, zamiast pozostawać ukrytą aż do jej zakończenia.
- Dlaczego dany etap pojawia się tylko raz, skoro mam dwadzieścia projektów?
- Przedziały są grupowane według klucza etapu z szablonu, a nie według wiersza etapu w konkretnym projekcie. Dlatego ten sam etap we wszystkich projektach stanowi jedną linię.
- Z jakiego okna czasowego korzysta ten widok?
- Okno, które wybierasz na ekranie analityki. Minuty są do niego przycinane, więc liczona jest tylko ta część przedziału, która znajduje się wewnątrz okna.