Finne flaskehalsen: median tid i steg
Flaskehalsen i en arbeidsflyt er steget med den lengste mediantiden, målt fra det øyeblikket oppgaver går inn i det til det øyeblikket de forlater det. Tasked registrerer dette intervallet for hver oppgave og hvert steg, grupperer det etter stegnavn på tvers av alle prosjektene dine, og viser medianen innenfor tidsrommet du velger. Den tilskriver ikke tiden for en hel jobb til det steget den tilfeldigvis befant seg i da den ble fullført.
Det feilaktige tallet, og hvorfor det ser riktig ut
Den enkle måten å måle et steg på er å ta hver fullførte oppgave, se på hvilket steg den var i da den ble ferdig, og tilskrive hele oppgavens varighet til det steget. Tallet blir høyt, det sorteres pent, og det er feil: det forteller at det siste steget er tregt fordi alle oppgaver fullføres der. En jobb som lå to uker og ventet på et manus og én time i levering, telles som en treg levering.
Taskeds aller første flaskehallstall fungerte på denne måten, og produktets plan peker det ut som det første som må fikses før man i det hele tatt kan stole på analysene. Løsningen er ikke en bedre formel for de samme dataene. Det er andre data.
Hva et intervall er
Hver gang en oppgave går inn i et steg, åpner Tasked et intervall med oppgaven, prosjektet, steget og tidspunktet for inngang. Hver gang oppgaven forlater steget, lukkes dette intervallet og det neste åpnes. Skrivingen skjer i samme transaksjon som flyttingen, så det er ingen bakgrunnsprosess som kan henge etter, og ingen flytting uten tilhørende intervall.
En oppgave som sendes tilbake til steget den allerede er i, starter et nytt intervall; en selvovergang er en reell flytting. En oppgave som fremdeles er i et steg, har et åpent intervall, og målingen teller den frem til tidspunktet for spørringen. Både fullført arbeid og arbeid som har stoppet opp, er inkludert i tallet.
Intervallet husker også SLA-timene som var gjeldende da det ble åpnet. Å endre en SLA senere endrer ikke det som skjedde under den gamle.
Hvorfor medianen og ikke gjennomsnittet
Én enkelt oppgave som ventet tre uker på en kunde, flytter et gjennomsnitt med flere dager, men påvirker ikke medianen i det hele tatt. Medianen er tiden i steget som en typisk oppgave faktisk opplevde, og det er det samme tallet risikovurderingen bruker til å anslå gjenstående arbeid. Ved å bruke samme statistikk på begge steder, betyr det at flaskehalsen du ser og risikoen du blir advart om, kommer fra én og samme fremstilling av historikken.
API-feltet som inneholder tallet, heter fremdeles «mean» for kompatibilitet med eldre klienter, men verdien i det er medianen.
Hva flaskehalsvisningen viser
For hvert stegnavn som hadde minst ett intervall innenfor tidsrommet, viser visningen median antall minutter i steget, antall oppgaver som forlot steget i løpet av tidsrommet, hvor mange som er åpne i det nå, og hvor mange unike dager det var aktivitet. For godkjenningssteg summerer den også minuttene som ble brukt på å vente på en kunde. Stegene sorteres med de tregeste først.
Minutter beskjæres til tidsrommet. En oppgave som gikk inn i et steg før tidsrommet og forlot det i løpet av tidsrommet, bidrar bare med den delen som faller innenfor. Dermed er en 30-dagersvisning en 30-dagersvisning, selv for arbeid som startet tidligere.
- Median antall minutter i steg, fra intervaller.
- Gjennomstrømming: intervaller som ble lukket innenfor tidsrommet.
- Antall åpne: intervaller som fremdeles pågår.
- Målte dager, slik at et steg med én travel dag ikke forveksles med en trend.
- Venter på kunde, kun for godkjenningssteg.
Lese det på tvers av prosjekter
Hvert prosjekt har sin egen kopi av arbeidsflyten, så Kundegjennomgang på prosjekt A og Kundegjennomgang på prosjekt B er to forskjellige stegrader. Flaskehalsvisningen grupperer etter stegnøkkelen, navnet den fikk fra malen, slik at disse to radene blir én linje. Det er dette som gjør tjue tavler til ett enkelt svar om prosessen din, i stedet for tjue svar om prosjektene dine.
Hvis to maler bruker samme nøkkel for steg som betyr forskjellige ting, vil de dele linje. Hold nøklene nøyaktige i malene, så forblir visningen nøyaktig.
Fra flaskehals til løsning
Et tregt steg skyldes enten for lite ressurser, mangelfull definisjon eller at man venter på noen utenfor teamet. Fanen for arbeidsbelastning forteller deg det første, totaltiden for venter på kunde forteller deg det tredje, og prosessrevisjonen forteller deg det andre: den sammenligner medianen du nettopp leste mot SLA-timene du har angitt for det steget, teller bruddene, og foreslår en korrigering simulert basert på din nylige historikk.
Rekkefølgen er viktig. Les medianen først, og avgjør deretter om det er SLA-en eller arbeidet det er noe feil med.
Spørsmål som ofte dukker opp
- Hvorfor er tiden i et steg en median og ikke et gjennomsnitt?
- Fordi ett enkelt avvik kan flytte et gjennomsnitt med flere dager. Medianen er det en typisk oppgave faktisk opplevde, og det er den samme statistikken risikovurderingen bruker til å anslå gjenstående arbeid.
- Telles en oppgave som fremdeles er i et steg?
- Ja. Det åpne intervallet telles frem til tidspunktet for spørringen, slik at arbeid som har stoppet opp vises i tallet i stedet for å være skjult til det er fullført.
- Hvorfor vises et steg bare én gang når jeg har tjue prosjekter?
- Intervaller grupperes etter stegnøkkelen fra malen, ikke etter stegraden per prosjekt, så det samme steget på tvers av alle prosjekter vises på én linje.
- Hvilket tidsrom bruker visningen?
- Vinduet du velger på analyseskjermen. Minutter beskjæres til dette, slik at bare den delen av et intervall som er innenfor vinduet, telles med.