De bottleneck vinden: mediane tijd in fase
De bottleneck in een workflow is de fase met de langste mediane tijd, gemeten vanaf het moment dat taken binnenkomen tot het moment dat ze weggaan. Tasked registreert dat interval voor elke taak en elke fase, groepeert het per fasenaam over al je projecten en toont de mediaan binnen het venster dat je kiest. Het schrijft de tijd van een hele klus niet toe aan de fase waarin deze zich toevallig bevond toen hij werd afgerond.
Het verkeerde getal, en waarom het juist lijkt
De makkelijke manier om een fase te meten is door elke voltooide taak te nemen, te kijken naar de fase waarin deze zich bevond toen hij klaar was, en de volledige duur van de taak aan die fase toe te schrijven. Het getal valt hoog uit, het sorteert mooi en het is fout: het suggereert dat de laatste fase traag is omdat elke taak daar eindigt. Een klus die twee weken lag te wachten op een script en één uur in Delivery zat, wordt geteld als een trage Delivery.
Het allereerste bottleneck-getal van Tasked werkte op deze manier, en de roadmap van het product noemde dit als het eerste dat opgelost moest worden voordat andere analyses vertrouwd konden worden. De oplossing is niet een betere formule voor dezelfde gegevens. Het zijn andere gegevens.
Wat een interval is
Elke keer dat een taak een fase binnengaat, opent Tasked een interval met de taak, het project, de fase en het moment van binnenkomst. Elke keer dat de taak de fase verlaat, sluit het dat interval en opent het de volgende. Het wegschrijven gebeurt in dezelfde transactie als de verplaatsing, dus er is geen sweep die achterop kan raken en geen verplaatsing zonder bijbehorend interval.
Een taak die wordt teruggestuurd naar de fase waarin deze zich al bevindt, start een nieuw interval; een transitie naar zichzelf is een echte verplaatsing. Een taak die zich nog in een fase bevindt, heeft een open interval, en de meetwaarde telt deze mee tot het moment van de query. Zowel voltooid werk als vastgelopen werk is in het getal opgenomen.
Het interval onthoudt ook de SLA-uren die van kracht waren toen het werd geopend. Als je een SLA later wijzigt, verandert dat niets aan wat er onder de oude is gebeurd.
Waarom de mediaan en niet het gemiddelde
Eén taak die drie weken op een klant heeft gewacht, verschuift een gemiddelde met dagen en een mediaan met helemaal niets. De mediaan is de tijd in een fase die een typische taak daadwerkelijk heeft doorgelopen, en het is ook het getal dat de risicoscore gebruikt om het resterende werk in te schatten. Door op beide plekken dezelfde statistiek te gebruiken, komen de bottleneck die je ziet en het risico waarvoor je wordt gewaarschuwd voort uit één weergave van dezelfde geschiedenis.
Het API-veld dat het getal bevat, heet omwille van compatibiliteit met oudere clients nog steeds 'mean'; de waarde erin is echter de mediaan.
Wat de bottleneck-weergave toont
Voor elke fasenaam die ten minste één interval had binnen het venster, toont de weergave de mediane minuten in de fase, het aantal taken dat de fase binnen het venster heeft verlaten, hoeveel er nu openstaan en op hoeveel verschillende dagen er activiteit was. Voor goedkeuringsfases wordt ook het totale aantal minuten dat op een klant is gewacht opgeteld. Fases zijn gesorteerd met de traagste eerst.
Minuten worden afgekapt op het venster. Een taak die vóór het venster een fase binnenging en er binnen het venster uitging, draagt alleen het deel bij dat binnen het venster valt. Zo is een weergave van 30 dagen ook echt een weergave van 30 dagen, zelfs voor werk dat eerder is gestart.
- Mediane minuten in fase, op basis van intervallen.
- Throughput: intervallen die binnen het venster zijn gesloten.
- Aantal openstaand: intervallen die nog lopen.
- Gemeten dagen, zodat een fase met één drukke dag niet ten onrechte voor een trend wordt aangezien.
- Wachten op klant, alleen bij goedkeuringsfases.
Analyseren over projecten heen
Elk project heeft zijn eigen kopie van de workflow, dus Client Review op project A en Client Review op project B zijn twee verschillende faserijen. De bottleneck-weergave groepeert op de fasesleutel, de naam die de template eraan heeft gegeven, waardoor die twee rijen één regel worden. Dat is wat twintig borden verandert in één antwoord over je proces in plaats van twintig antwoorden over je projecten.
Als twee templates dezelfde sleutel gebruiken voor fases die iets anders betekenen, delen ze een regel. Houd de sleutels zuiver in de templates, dan blijft de weergave ook zuiver.
Van bottleneck naar oplossing
Een trage fase heeft ofwel te weinig capaciteit, is onvoldoende gedefinieerd, of wacht op iemand buiten het team. Het tabblad workload vertelt je het eerste, het totaal van wachten-op-klant vertelt je het derde, en de procesaudit vertelt je het tweede: deze vergelijkt de mediaan die je net hebt afgelezen met de SLA-uren die je voor die fase hebt ingesteld, telt de overschrijdingen en stelt een correctie voor die is gesimuleerd op basis van je recente geschiedenis.
De volgorde is belangrijk. Bekijk eerst de mediaan en beslis dan of de SLA niet klopt of dat het aan het werk ligt.
Veelgestelde vragen
- Waarom is de tijd in een fase een mediaan en geen gemiddelde?
- Omdat één uitschieter een gemiddelde met dagen kan verschuiven. De mediaan is wat een typische taak daadwerkelijk heeft doorgelopen, en het is dezelfde statistiek die de risicoscore gebruikt om het resterende werk in te schatten.
- Telt een taak die zich nog in een fase bevindt ook mee?
- Ja. Het open interval ervan wordt meegeteld tot het moment van de query, zodat vastgelopen werk in het getal zichtbaar wordt in plaats van verborgen te blijven tot het is afgerond.
- Waarom verschijnt een fase maar één keer als ik twintig projecten heb?
- Intervallen worden gegroepeerd op de fasesleutel uit de template, niet op de faserij per project. Dezelfde fase over alle projecten heen is dus één regel.
- Welk venster gebruikt de weergave?
- De periode die je kiest op het analytics-scherm. Minuten worden hierop afgekapt, zodat alleen het deel van een interval binnen deze periode wordt meegeteld.