Trovare il collo di bottiglia: tempo mediano nella fase
Il collo di bottiglia in un workflow è la fase con il tempo mediano più lungo, misurato dal momento in cui i task vi entrano a quello in cui escono. Tasked registra questo intervallo per ogni task e ogni fase, lo raggruppa per nome della fase in tutti i tuoi progetti e mostra la mediana all'interno della finestra che scegli. Non attribuisce il tempo dell'intero lavoro alla fase in cui si trovava casualmente al momento del completamento.
Il numero sbagliato, e perché sembra corretto
Il modo più semplice per misurare una fase è prendere ogni task completato, guardare la fase in cui si trovava al momento della conclusione e addebitare l'intera durata del task a quella fase. Il numero che ne risulta è elevato, si ordina facilmente, ma è sbagliato: indica che l'ultima fase è lenta solo perché ogni task finisce lì. Un lavoro rimasto due settimane in attesa di una sceneggiatura e un'ora in Delivery viene conteggiato come una Delivery lenta.
Il primo parametro del collo di bottiglia di Tasked funzionava proprio così, e il piano del prodotto lo indicava come la cosa da correggere prima di poter considerare affidabile qualsiasi altra metrica di analisi. La soluzione non consiste in una formula migliore applicata agli stessi dati. Sono dati diversi.
Cos'è un intervallo
Ogni volta che un task entra in una fase, Tasked apre un intervallo contenente il task, il progetto, la fase e il momento dell'ingresso. Ogni volta che il task esce, chiude quell'intervallo e apre il successivo. La scrittura avviene nella stessa transazione dello spostamento, quindi non c'è alcuna scansione in background che possa accumulare ritardi e nessuno spostamento avviene senza il relativo intervallo.
Un task rimandato alla fase in cui si trova già avvia un nuovo intervallo; una transizione su se stessa è uno spostamento a tutti gli effetti. Un task che si trova ancora in una fase ha un intervallo aperto, e la metrica lo conteggia fino al momento della query. Il lavoro completato e il lavoro bloccato contribuiscono entrambi al calcolo di questo numero.
L'intervallo memorizza anche le ore di SLA in vigore al momento dell'apertura. Modificare un SLA in un secondo momento non ricalcola quanto accaduto sotto quello precedente.
Perché la mediana e non la media
Un singolo task rimandato in attesa di un cliente per tre settimane sposta la media di giorni, ma non influisce affatto sulla mediana. La mediana rappresenta il tempo nella fase effettivamente vissuto da un task tipico, ed è lo stesso valore utilizzato dal punteggio di rischio per stimare il lavoro rimanente. L'uso della stessa statistica in entrambi i casi garantisce che il collo di bottiglia visualizzato e il rischio segnalato provengano da un'unica visione dello stesso storico.
Il campo dell'API che contiene questo numero è ancora denominato come media per compatibilità con i client precedenti; il valore al suo interno è invece la mediana.
Cosa mostra la vista del collo di bottiglia
Per ogni nome di fase che ha avuto almeno un intervallo all'interno della finestra temporale, la vista elenca i minuti mediani trascorsi nella fase, il numero di task che sono usciti dalla fase all'interno della finestra, quanti sono attualmente aperti in essa e in quanti giorni distinti c'è stata attività. Per le fasi di approvazione, calcola anche il totale dei minuti trascorsi in attesa di un cliente. Le fasi sono ordinate a partire da quella più lenta.
I minuti vengono limitati alla finestra temporale. Un task entrato in una fase prima della finestra ed uscito al suo interno contribuisce solo per la parte che ricade dentro di essa; in questo modo, una vista a 30 giorni mostra esattamente 30 giorni di dati, anche per i lavori iniziati in precedenza.
- Minuti mediani nella fase, calcolati dagli intervalli.
- Throughput: intervalli che si sono chiusi all'interno della finestra.
- Conteggio aperti: intervalli ancora in corso.
- Giorni misurati, in modo che una fase con un solo giorno di intensa attività non venga scambiata per un trend.
- In attesa del cliente, solo per le fasi di approvazione.
Lettura trasversale tra i progetti
Ogni progetto contiene la propria copia del workflow, quindi Client Review sul progetto A e Client Review sul progetto B sono due righe di fase diverse. La vista del collo di bottiglia raggruppa i dati in base alla chiave della fase (il nome assegnato dal template), unendo queste due righe in un'unica riga. È questo che trasforma venti board in un'unica risposta sul tuo processo, anziché in venti risposte sui tuoi progetti.
Se due template utilizzano la stessa chiave per fasi che hanno significati diversi, queste condivideranno la stessa riga. Mantieni le chiavi coerenti nei template e la vista rimarrà accurata.
Dal collo di bottiglia alla soluzione
Una fase lenta può essere dovuta a una mancanza di risorse, a una scarsa definizione o all'attesa di qualcuno esterno al team. La scheda del carico ti segnala la prima causa, il totale del tempo in attesa del cliente la terza, e l'audit del processo la seconda: quest'ultimo confronta la mediana appena letta con le ore di SLA impostate per quella fase, conta le violazioni e propone una correzione simulata in base allo storico recente.
L'ordine è importante. Leggi prima la mediana, poi decidi se l'errore risiede nello SLA o nel lavoro stesso.
Domande frequenti
- Perché il tempo nella fase è una mediana e non una media?
- Perché un singolo valore anomalo può spostare la media di giorni. La mediana rappresenta ciò che un task tipico ha effettivamente registrato, ed è la stessa statistica utilizzata dal punteggio di rischio per stimare il lavoro rimanente.
- Un task che si trova ancora in una fase viene conteggiato?
- Sì. Il suo intervallo aperto viene conteggiato fino al momento della query, in modo che il lavoro bloccato compaia nel calcolo anziché rimanere nascosto fino al suo completamento.
- Perché una fase compare una sola volta se ho venti progetti?
- Gli intervalli vengono raggruppati in base alla chiave della fase del template, non in base alla riga della fase specifica del progetto; pertanto, la stessa fase in tutti i progetti corrisponde a un'unica riga.
- Quale finestra temporale utilizza la vista?
- La finestra che scegli nella schermata di analytics. I minuti vengono limitati a essa, quindi viene conteggiata solo la parte di un intervallo all'interno della finestra.