Find flaskehalsen: mediantid i fasen
Flaskehalsen i et workflow er den fase, der har den længste mediantid, målt fra det øjeblik opgaver kommer ind i den, til det øjeblik de forlader den. Tasked registrerer dette interval for hver opgave og hver fase, grupperer det efter fasenavn på tværs af alle dine projekter og viser medianen inden for det tidsvindue, du vælger. Det tilskriver ikke hele arbejdstiden til den fase, som opgaven tilfældigvis befandt sig i, da den blev færdig.
Det forkerte tal, og hvorfor det ser rigtigt ud
Den nemme måde at måle en fase på er at tage hver afsluttet opgave, se på den fase, den var i, da den blev færdig, og tilskrive hele opgavens varighed til den fase. Tallet bliver stort, det kan sorteres pænt, og det er forkert: Det fortæller, at den sidste fase er langsom, fordi alle opgaver afsluttes der. Et arbejde, der lå to uger og ventede på et manuskript, og en time i Delivery, tælles som en langsom Delivery.
Taskeds eget første flaskehalstal fungerede på denne måde, og produktets plan nævner det som det, der skal rettes, før man kan stole på noget som helst andet i analyserne. Løsningen er ikke en bedre formel for de samme data. Det er andre data.
Hvad et interval er
Hver gang en opgave går ind i en fase, åbner Tasked et interval med opgaven, projektet, fasen og tidspunktet for indgangen. Hver gang opgaven forlader den, lukkes intervallet, og det næste åbnes. Skrivningen sker i samme transaktion som flytningen, så der er ingen baggrundsproces, der kan komme bagefter, og ingen flytning uden sit interval.
En opgave, der sendes tilbage til den fase, den allerede befinder sig i, starter et nyt interval - en selv-transition er en reel flytning. En opgave, der stadig er i en fase, har et åbent interval, og målingen tæller den med frem til forespørgselstidspunktet. Både afsluttet arbejde og arbejde, der er gået i stå, er med i tallet.
Intervallet husker også de SLA-timer, der var gældende, da det blev åbnet. Hvis du ændrer en SLA senere, ændrer det ikke på, hvad der skete under den gamle.
Hvorfor medianen og ikke gennemsnittet
En enkelt opgave, der ventede tre uger på en kunde, rykker et gennemsnit med flere dage, men ændrer overhovedet ikke medianen. Medianen er den tid i en fase, som en typisk opgave reelt har været undervejs i, og det er også det tal, risikoscoren bruger til at estimere det resterende arbejde. Når man bruger den samme statistik begge steder, betyder det, at den flaskehals, du ser, og den risiko, du advares om, stammer fra den samme historik.
Det API-felt, der indeholder tallet, hedder stadig 'mean' af hensyn til kompatibilitet med tidligere klienter, men værdien i det er medianen.
Hvad flaskehalsvisningen viser
For hvert fasenavn, der havde mindst ét interval inden for tidsvinduet, viser visningen medianen for minutter i fasen, antallet af opgaver, der forlod fasen inden for tidsvinduet, hvor mange der er åbne i den nu, og hvor mange forskellige dage der har været aktivitet. For godkendelsesfaser opsummerer den også de minutter, der er brugt på at vente på en kunde. Faserne sorteres med den langsomste først.
Minutter afskæres til tidsvinduet. En opgave, der kom ind i en fase før tidsvinduet og forlod den i løbet af det, bidrager kun med den del, der falder indenfor, så en 30-dages visning er en 30-dages visning, selv for arbejde, der startede tidligere.
- Medianminutter i fase, baseret på intervaller.
- Gennemstrømning: intervaller, der blev lukket inden for tidsvinduet.
- Antal åbne: intervaller, der stadig kører.
- Målte dage, så en fase med én enkelt travl dag ikke forveksles med en tendens.
- Venter på kunde, kun for godkendelsesfaser.
Læsning på tværs af projekter
Hvert projekt har sin egen kopi af workflowet, så Client Review på projekt A og Client Review på projekt B er to forskellige faserækker. Flaskehalsvisningen grupperer efter fasenøglen - det navn, skabelonen gav den - så de to rækker bliver til én linje. Det er det, der forvandler tyve boards til ét svar om din proces i stedet for tyve svar om dine projekter.
Hvis to skabeloner bruger den samme nøgle til faser, der betyder noget forskelligt, vil de dele linje. Sørg for, at nøglerne er korrekte i skabelonerne, så forbliver visningen også retvisende.
Fra flaskehals til løsning
En langsom fase skyldes enten manglende ressourcer, mangelfuld definition eller ventetid på en person uden for teamet. Fanen for arbejdsbelastning fortæller dig det første, den samlede tid for 'venter på kunde' fortæller dig det tredje, og procesrevisionen fortæller dig det andet: Den sammenligner den median, du lige har aflæst, med de SLA-timer, du har angivet for den pågældende fase, tæller overskridelserne og foreslår en korrektion, som den har simuleret ud fra din seneste historik.
Rækkefølgen er vigtig. Læs medianen først, og beslut derefter, om det er din SLA eller selve arbejdet, der er noget galt med.
Spørgsmål, der ofte dukker op
- Hvorfor er tiden i en fase en median og ikke et gennemsnit?
- Fordi en enkelt afvigelse kan rykke et gennemsnit med flere dage. Medianen er det, en typisk opgave har været undervejs i, og det er den samme statistik, som risikoscoren bruger til at estimere det resterende arbejde.
- Tæller en opgave, der stadig er i en fase, med?
- Ja. Dens åbne interval tælles med frem til forespørgselstidspunktet, så arbejde, der er gået i stå, fremgår af tallet i stedet for at være skjult, indtil det afsluttes.
- Hvorfor vises en fase kun én gang, når jeg har tyve projekter?
- Intervaller grupperes efter fasenøglen fra skabelonen, ikke efter den enkelte projektspecifikke faserække, så den samme fase på tværs af alle projekter vises på én linje.
- Hvilket tidsvindue bruger visningen?
- Det vindue, du vælger på analyseskærmen. Minutter beskæres til det, så kun den del af et interval, der er inden for vinduet, tælles med.