Hledání úzkého hrdla: medián času ve fázi
Úzkým hrdlem ve workflow je fáze s nejdelším mediánem času, měřeným od okamžiku, kdy do ní úkoly vstoupí, do chvíle, kdy ji opustí. Tasked zaznamenává tento interval pro každý úkol a každou fázi, seskupuje jej podle názvu fáze napříč všemi vašimi projekty a zobrazuje medián ve vámi zvoleném časovém okně. Nepřipisuje čas celé práce té fázi, ve které se zrovna nacházela, když byla dokončena.
Špatné číslo a proč vypadá správně
Snadný způsob, jak měřit fázi, je vzít každý dokončený úkol, podívat se na fázi, ve které se nacházel při svém dokončení, a celou dobu trvání úkolu připsat této fázi. Výsledné číslo je vysoké, dobře se řadí, ale je špatné: tvrdí, že poslední fáze je pomalá, protože v ní končí každý úkol. Práce, která čekala dva týdny na scénář a jednu hodinu v Delivery, se pak započítá jako pomalé Delivery.
První verze výpočtu úzkého hrdla v Tasked fungovala přesně takto a plán rozvoje produktu ji označil za věc, kterou je třeba opravit dříve, než bude možné věřit jakýmkoli jiným analytickým údajům. Nápravou není lepší vzorec nad stejnými daty. Jsou to jiná data.
Co je to interval
Pokaždé, když úkol vstoupí do fáze, Tasked otevře interval s daným úkolem, projektem, fází a okamžikem vstupu. Pokaždé, když úkol fázi opustí, tento interval se uzavře a otevře se další. Zápis probíhá ve stejné transakci jako přesun, takže nehrozí, že by se proces na pozadí opozdil, a žádný přesun nezůstane bez svého intervalu.
Úkol vrácený zpět do fáze, ve které se již nachází, zahajuje nový interval; přechod na sebe sama je skutečným přesunem. Úkol, který se stále nachází ve fázi, má otevřený interval a metrika jej započítává až do okamžiku dotazu. Dokončená i uvízlá práce jsou v tomto čísle zahrnuty.
Interval si také pamatuje hodiny SLA, které byly v platnosti v době jeho otevření. Pozdější změna SLA nijak nemění to, co se stalo za platnosti toho starého.
Proč medián a ne průměr
Jeden úkol, který čekal tři týdny na klienta, posune průměr o dny, ale s mediánem ani nepohne. Medián představuje čas ve fázi, který typický úkol skutečně zažil, a je to také číslo, které skóre rizik používá k odhadu zbývající práce. Použití stejné statistiky na obou místech znamená, že úzké hrdlo, které vidíte, i riziko, před kterým jste varováni, vycházejí z jednoho pohledu na stejnou historii.
Pole API, které toto číslo přenáší, je z důvodu kompatibility se staršími klienty stále pojmenováno jako průměr (mean), ale hodnota v něm obsažená je medián.
Co zobrazení úzkých hrdel ukazuje
Pro každý název fáze, která měla alespoň jeden interval zasahující do časového okna, toto zobrazení uvádí medián minut ve fázi, počet úkolů, které fázi v daném okně opustily, kolik jich je v ní nyní otevřených a v kolika různých dnech probíhala aktivita. U schvalovacích fází také sčítá minuty strávené čekáním na klienta. Fáze jsou seřazeny od nejpomalejší.
Minuty jsou oříznuty podle časového okna. Úkol, který vstoupil do fáze před začátkem okna a opustil ji během něj, přispívá pouze tou částí, která spadá dovnitř. Zobrazení za 30 dní je tedy skutečně zobrazením za 30 dní, a to i pro práci, která začala dříve.
- Medián minut ve fázi, z intervalů.
- Propustnost: intervaly, které se uzavřely v rámci časového okna.
- Počet otevřených: stále běžící intervaly.
- Měřené dny, aby fáze s jedním rušným dnem nebyla mylně považována za trend.
- Čekání na klienta, pouze u schvalovacích fází.
Čtení dat napříč projekty
Každý projekt obsahuje vlastní kopii workflow, takže „Client Review“ v projektu A a „Client Review“ v projektu B jsou dva různé řádky fází. Zobrazení úzkých hrdel je seskupuje podle klíče fáze, tedy názvu, který jí dala šablona, takže tyto dva řádky tvoří jeden řádek. Právě to promění dvacet nástěnek v jednu jedinou odpověď o vašem procesu namísto dvaceti odpovědí o vašich projektech.
Pokud dvě šablony používají stejný klíč pro fáze, které znamenají různé věci, budou sdílet jeden řádek. Udržujte klíče v šablonách přesné a zobrazení zůstane přesné.
Od úzkého hrdla k nápravě
Pomalá fáze má buď nedostatek zdrojů, je nedostatečně definovaná, nebo se čeká na někoho mimo tým. Záložka vytížení vám napoví o tom prvním, celkový čas čekání na klienta o tom třetím a audit procesu o tom druhém: porovná medián, který jste právě vyčetli, s hodinami SLA nastavenými pro danou fázi, spočítá porušení a navrhne opravu, kterou nasimuloval na základě vaší nedávné historie.
Na pořadí záleží. Nejprve si přečtěte medián a teprve poté se rozhodněte, zda je chyba v SLA, nebo v samotné práci.
Často kladené otázky
- Proč je čas ve fázi vyjádřen mediánem a ne průměrem?
- Protože jedna odlehlá hodnota posune průměr o celé dny. Medián představuje to, co zažil typický úkol, a je to stejná statistika, kterou skóre rizik používá k odhadu zbývající práce.
- Počítá se i úkol, který se stále nachází ve fázi?
- Ano. Jeho otevřený interval se započítává až do okamžiku dotazu, takže uvízlá práce se v čísle projeví, místo aby byla skryta až do svého dokončení.
- Proč se jedna fáze zobrazuje pouze jednou, když mám dvacet projektů?
- Intervaly se seskupují podle klíče fáze ze šablony, nikoli podle řádku fáze v jednotlivých projektech, takže stejná fáze napříč všemi projekty tvoří jeden řádek.
- Jaké časové okno toto zobrazení používá?
- Okno, které si vyberete na obrazovce analytiky. Minuty se podle něj oříznou, takže se započítává pouze ta část intervalu, která spadá do tohoto okna.