Poniedziałkowy poranny raport dla właściciela

Co zawiera raport

Raport obejmuje siedmiodniowy okres kończący się dzień przed jego wysłaniem. Zawarte w nim fakty są stałe - te same jedenaście elementów pojawia się co tydzień w tej samej kolejności, dzięki czemu właściciel uczy się go czytać w kilka minut.

• Zadania ukończone w tym tygodniu.
• Aktualnie otwarte i aktualnie opóźnione.
• Godziny spędzone na oczekiwaniu na klientów.
• Średni czas cyklu w danym tygodniu lub informacja, że nie został zmierzony.
• Dni bez danych (jeśli wystąpiły), aby brak aktywności nie został błędnie uznany za dobry wynik.
• Trzy najwolniejsze etapy wraz z medianą czasu spędzonego na danym etapie.
• Trzy projekty, które najdłużej czekały na klienta (w minutach).
• Trzy najbardziej obciążone osoby wraz z ich obciążeniem pracą w minutach.
• Trzy najbardziej zagrożone projekty wraz z oceną i przedziałem ryzyka.

Skąd pochodzą liczby

Codzienne zadanie agreguje zdarzenia każdej organizacji w jeden wiersz dziennie dla organizacji, dla każdego projektu i dla każdego członka zespołu, a także ocenia ryzyko opóźnienia dostawy każdego projektu. Ekrany analityczne odczytują te wiersze. Raport tygodniowy korzysta z tych samych wierszy za pomocą tych samych pięciu zapytań, co ekrany: portfolio, wąskie gardła, klienci, obciążenie i ryzyko.

Na tym polega to rozwiązanie. Raport i ekrany nie mogą się różnić, ponieważ istnieje tylko jedno obliczenie i dwóch odbiorców. Jeśli raport wskazuje 14 ukończonych zadań, zakładka portfolio również pokaże 14.

Co może robić AI

Po zebraniu faktów są one przekazywane do AI jako lista wierszy, z których każdy zawiera jedną liczbę, wraz z dwiema zasadami: używaj tylko powyższych liczb i niczego nie zmyślaj. AI zwraca od trzech do pięciu zdań oraz dokładnie trzy sugerowane działania (od najbardziej przydatnych), z których każde zawiera jednozdaniowe uzasadnienie powiązane z jedną z podanych liczb.

AI nigdy nie jest proszone o podanie liczby, więc zmyślone dane nie mają prawa się pojawić. AI pisze w języku odbiorcy - po hebrajsku lub angielsku. AI uzyskuje dostęp do danych organizacji wyłącznie za pośrednictwem tego samego interfejsu, z którego korzystają wszystkie inne funkcje AI, w ramach uprawnień aktywnego użytkownika i budżetu samej organizacji.

Jeśli wygenerowanie opisu się nie powiedzie, raport nie zostanie wysłany jako tabela liczb z pustym miejscem tam, gdzie powinien być tekst. E-mail poczeka na kolejne uruchomienie procesu, a wpis w aplikacji i tak pojawi się z głównymi liczbami, dzięki czemu właściciel nigdy nie pozostanie bez dostępu do faktów.

Przez e-mail i w aplikacji

E-mail zawiera nazwę organizacji, zakres dat, cztery główne liczby, opis, trzy sugerowane działania oraz przycisk prowadzący do ekranu analityki. Powiadomienie w aplikacji zawiera zakres dat jako tytuł, opis jako treść i otwiera ten sam ekran.

Oba powiadomienia są powiązane z organizacją i konkretnym tygodniem, więc ponowne uruchomienie zadania nie spowoduje utworzenia duplikatu. Zaplanowane zadanie uruchamia się w poniedziałek rano, a ta sama ścieżka kodu może być wywołana na żądanie.

Jak przeczytać raport w pięć minut

Porównaj cztery główne liczby z wynikami z zeszłego tygodnia. Następnie przeczytaj trzy listy od dołu do góry: najpierw najbardziej zagrożone projekty, ponieważ to tam może być potrzebny pilny kontakt z klientem; potem najbardziej obciążone osoby, ponieważ w ich przypadku zmiana przypisania zadań może pomóc jeszcze w tym tygodniu; na końcu najwolniejsze etapy, ponieważ są to kwestie procesowe na cały miesiąc, a nie na dzisiejszy poranek.

Trzy sugerowane działania to punkt wyjścia, z których każde jest przypisane do konkretnej liczby. Wybierz jedno, zignoruj dwa pozostałe - i raport spełnił swoje zadanie.

• Główne liczby: porównaj z zeszłym tygodniem.
• Najbardziej zagrożone projekty: kto wymaga dzisiaj kontaktu telefonicznego.
• Najbardziej obciążone osoby: co przesunąć w tym tygodniu.
• Najwolniejsze etapy: co poruszyć podczas audytu procesów.

Czym raport nie jest

Raport nie jest panelem, który samodzielnie konfigurujesz; jego układ jest stały i pobiera te same pięć widoków, które pokazuje już ekran analityki. Nie zastępuje też otwierania tablic - podpowiada jedynie, którą tablicę otworzyć w pierwszej kolejności. Nie jest to również prognoza: każda liczba w raporcie to liczba zadań, suma, mediana lub zapisana ocena ryzyka, a wszystkie te dane znajdziesz na ekranach, do których prowadzą linki.