Obciążenie i wydajność zespołu: jak wygląda sprawiedliwy tydzień

Obciążenie to poziom, przepustowość to tempo

Tydzień danej osoby opisują dwie liczby, których nie wolno ze sobą sumować. Obciążenie to ilość otwartej pracy, jaką dana osoba ma w tej chwili, wyrażona w minutach. Przepustowość to liczba zadań ukończonych w analizowanym okresie. Pierwsza wartość to poziom, druga to tempo - z tego powodu zakładka obciążenia w analityce umieszcza je w osobnych kolumnach.

Osoba z dużym obciążeniem i wysoką przepustowością jest zajęta i posuwa pracę do przodu. Osoba z dużym obciążeniem i niską przepustowością utknęła - i to jest wiersz, na który należy spojrzeć w pierwszej kolejności w poniedziałek. Analizowanie tylko jednej z tych liczb ukrywa tę różnicę.

Jak liczone są minuty zadania

Każde zadanie może mieć określony szacowany czas w minutach. Szablony zawierają szacunki dla większych zadań, na przykład 480 minut na napisanie scenariusza i listy ujęć w pakiecie dla spotu oraz 960 minut na montaż offline - możesz je edytować jak każde inne pole.

Gdy zadanie ma jednego wykonawcę, cały szacowany czas stanowi jego obciążenie. Gdy ma wielu wykonawców, szacowany czas jest dzielony między nich po równo, a ewentualne pozostałe minuty trafiają kolejno do pierwszych wykonawców, dzięki czemu suma udziałów zawsze odpowiada szacunkowi. Zadanie bez szacowanego czasu lub bez wykonawcy nie wpływa na niczyje obciążenie. To świadomy wybór: zadanie bez szacunku jest niewidoczne w widoku obciążenia, dopóki ktoś nie wpisze liczby, co pozwala uczciwie ujawnić luki.

Te same obliczenia są stosowane w widoku obciążenia na tablicy oraz w codziennym podsumowaniu analitycznym, więc pasek, który producent widzi we wtorek, i wiersz członka zespołu w zakładce analityki opisują te same minuty.

Wydajność: domyślna i zespołowa

Osoba, która nie należy do żadnego zespołu, ma wydajność wynoszącą 2400 minut tygodniowo, co odpowiada pięciu ośmiogodzinnym dniom pracy. Organizacja, która nie tworzy zespołów, widzi dokładnie taką wartość u każdego.

Zespół to nazwa, lista osób i jedna tygodniowa wydajność w minutach. Nie zawiera niczego więcej: żadnego workflow, ról ani reguł powiadomień. Osoba należąca do jednego zespołu przejmuje wydajność tego zespołu. Osoba należąca do dwóch zespołów przejmuje sumę obu wydajności - w ten sposób można odzwierciedlić sytuację kogoś, kto część tygodnia pracuje w postprodukcji, a część w studiu.

W momencie pisania tego tekstu funkcja zarządzania zespołami jest w przygotowaniu i wkrótce trafi do wersji produkcyjnej. Widok obciążenia odczytuje już wydajność zespołu, jeśli zespoły istnieją, a w przeciwnym razie wraca do wartości domyślnej.

Widok obciążenia na tablicy

Obciążenie to jeden z zapisanych typów widoku, obok tablicy, listy, tabeli, osi czasu i kalendarza. Przedstawia jeden pasek na wykonawcę: otwarte minuty jako udział w wydajności danej osoby. Pasek jest ograniczony do 100 procent, więc u kogoś z obciążeniem 130 procent pasek zapełni się i zmieni kolor na czerwony, zamiast wykraczać poza ramkę.

Nieprzypisana praca ma swój własny wiersz na dole, więc widok pokazuje również, ile minut nie trafiło jeszcze do nikogo. Przeniesienie zadania między osobami natychmiast zmienia paski, ponieważ widok odczytuje tablicę na żywo, a nie statyczny zrzut ekranu.

Zakładka obciążenia w analityce

Zakładka obciążenia odczytuje codzienne podsumowanie, a nie tablicę na żywo, i pokazuje dla każdego członka zespołu najnowszy poziom obciążenia, liczbę otwartych zadań, liczbę zadań opóźnionych, liczbę zadań ukończonych w danym okresie oraz liczbę zmierzonych dni. Członkowie zespołu są sortowani według obciążenia, od największego.

Trzy najbardziej obciążone osoby z tej zakładki pojawiają się również w poniedziałkowym raporcie dla właściciela wraz z ich obciążeniem w minutach, dzięki czemu przeładowany tydzień jest widoczny nawet dla kogoś, kto nigdy nie otwiera ekranu analityki.

Jak sprawiedliwy tydzień wygląda w praktyce

Sprawiedliwy tydzień nie oznacza równego tygodnia. Starszy montażysta z wydajnością 2400 minut i 2300 minutami otwartej pracy ma obciążenie na poziomie 96 procent; kolorysta pracujący na pół etatu w zespole o wydajności 1200 minut, mający 1300 minut pracy, ma obciążenie na poziomie 108 procent i to jemu należy pomóc. Dokładnie z tego powodu widok pokazuje stosunek procentowy, a nie surowe minuty.

Kluczem jest szacowany czas. Jeśli paski wyglądają nieprawidłowo, oznacza to, że błędne są szacunki, a nie przypisania. Popraw liczby w trzech lub czterech największych zadaniach, a obraz zazwyczaj sam się skoryguje.

• Analizuj obciążenie i przepustowość razem; duże obciążenie przy niskiej przepustowości oznacza wiersz, który utknął.
• W pierwszej kolejności szacuj duże zadania; zadanie bez szacunku nic nie waży.
• Ustawiaj wydajność zespołu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, aby zachować rzetelność wskaźników.
• Obserwuj wiersz zadań nieprzypisanych: minuty, których nikt nie przejął, to ukryte obciążenie tygodnia.