Kto może zatwierdzać i skąd portal o tym wie

Pięć przełączników na każdym wejściu

Wejście do portalu niesie ze sobą pięć wartości logicznych: wyświetlanie, komentowanie, zatwierdzanie, przesyłanie i pobieranie. Studio ustawia je podczas tworzenia wejścia, a wejście wygenerowane bez żadnych uprawnień pozwala wyłącznie na wyświetlanie. Każda ścieżka portalu deklaruje jedno wymagane uprawnienie, a funkcja opakowująca sprawdza wejście przed uruchomieniem ścieżki, dzięki czemu system nigdy nie musi pamiętać o ręcznej weryfikacji.

Zatwierdzanie to kluczowy przełącznik przy akceptacji. Ścieżka decyzyjna wymaga tego uprawnienia; wejście tylko do wyświetlania lub tylko do komentowania w ogóle nie ma dostępu do tej ścieżki i otrzymuje taką samą odmowę jak osoba postronna. Strona portalu odczytuje uprawnienia wejścia przy otwarciu i ukrywa funkcje, z których nie można skorzystać. Dzięki temu klient korzystający z wejścia tylko do komentowania widzi wątek dyskusji, ale nie widzi przycisku zatwierdzania, zamiast widzieć przycisk, który nie działa.

Wyświetlanie celowo nie wynika z pozostałych uprawnień. Wejście, które pozwala na zatwierdzanie, ale nie na wyświetlanie, to błąd, jaki studio może popełnić poprzez API. System pozwala wtedy ścieżce wyświetlania na odmowę dostępu, aby studio mogło zauważyć pomyłkę, zamiast naprawiać ją po cichu.

Wejście do projektu lub wejście dla klienta

Wejście może być skierowane na jeden projekt lub na jednego klienta. Wejście do projektu widzi tylko ten projekt i nic więcej. Wejście dla klienta widzi każdy projekt tego klienta. Wejście nieskierowane na żadne z nich nie widzi nic, więc nie pozwala na podjęcie żadnej decyzji. To, czy dana akceptacja leży w gestii tego wejścia, wynika z tej samej reguły czytanej od tyłu: akceptacja dotyczy zadania, zadanie projektu, a wejście must mieć zakres obejmujący ten projekt lub klienta tego projektu.

Projekt i klient, na których wskazuje wejście, są weryfikowani pod kątem organizacji studia przed zapisaniem wejścia. Dzięki temu wejście nigdy nie może wskazywać na inną organizację, a brakujący projekt lub klient skutkuje błędem braku znalezienia, zamiast tworzyć wejście z nieaktywnym odnośnikiem.

Zadanie przypomnień używa tej samej reguły zakresu, aby zdecydować, które wejścia powiadomić, gdy akceptacja przekroczy swój czas SLA. Dzięki temu przypomnienie trafia zawsze do wejścia, które faktycznie może podjąć działanie.

Jedno wejście na osobę

Wejście ma etykietę wybraną przez studio, na przykład nazwę klienta lub imię i nazwisko konkretnej osoby u klienta. Gdy studio tworzy wejście dla klienta bez podawania szczegółów, zaproszenie jest wysyłane na adres e-mail i telefon kontaktowy klienta. Gdy wejście jest przeznaczone dla jednej osoby - na przykład menedżera ds. marketingu, a nie na ogólny adres rozliczeniowy - studio podaje e-mail lub telefon tej osoby i tam trafia zaproszenie.

Aby silniej powiązać wejście z konkretną osobą, oprócz linku można wymagać jednorazowego kodu wysyłanego przez SMS lub e-mail: sześć cyfr, pięć minut ważności, pięć prób i możliwość ponownego wysłania po minucie. Wejście może również ograniczać liczbę urządzeń - od jednego do dwudziestu. Przy limicie jednego urządzenia zalogowanie się z nowego urządzenia przenosi wejście na nie i natychmiast kończy wszystkie pozostałe sesje. Przy większym limicie zamykana jest tylko najstarsza sesja. To samo urządzenie nigdy nie jest wylogowywane: odświeżenie strony lub utrata pliku cookie nie powoduje utraty dostępu.

Historia aktywności w studio pokazuje dla każdego wejścia, ile różnych urządzeń z niego korzystało. Wejście przeznaczone dla jednej osoby, które wykazuje sześć urządzeń, oznacza, że link został przekazany dalej. Studio może go unieważnić i wygenerować nowy w ciągu tej samej minuty.

Gdy studio decyduje w imieniu klienta

Producent może również zarejestrować decyzję po stronie studia, dysponując ustną lub pisemną zgodą klienta. Wiersz decyzji zawiera wtedy identyfikator użytkownika producenta oraz typ wykonawcy: użytkownik. Decyzja podjęta z poziomu portalu ma typ wykonawcy: portal i nie zawiera identyfikatora użytkownika. Te dwa przypadki można zawsze odróżnić w kanale aktywności i dzienniku audytu, dzięki czemu wpisy „klient zatwierdził” oraz „zatwierdziliśmy w imieniu klienta” nigdy nie będą tym samym wierszem.

Wewnętrzne akceptacje - etap akceptacji realizowany przez producenta lub reżysera - działają na zasadzie tego samego mechanizmu, gdzie zatwierdzającym jest członek zespołu studia, a wykonawcy zadania to osoby otrzymujące przypomnienie, gdy proces trwa zbyt długo.

Wygasanie, unieważnianie i widok po stronie studia

Wejście domyślnie wygasa po 30 dniach. Studio może ustawić okres od 1 do 365 dni lub jawnie wybrać brak wygasania; pominięcie tej wartości nigdy nie pozostawi przypadkowo otwartego stałego wejścia. Unieważnione wejście natychmiast blokuje dostęp. Na liście studia unieważnione wejście jest oznaczone jako unieważnione, a nie wygasłe, ponieważ studio, które wyłączyło link, chce mieć jasność, że to zrobiło.

Po stronie studia widoczna jest lista wszystkich wejść wraz z ich etykietami, stanem, uprawnieniami, czasem pierwszego otwarcia, ostatniej aktywności, liczbą różnych urządzeń oraz liczbą zarejestrowanych akceptacji klienta. Zanim ta lista powstała, szczerą odpowiedzią na pytanie „czy ona to otworzyła?” był telefon.

Utworzenie i unieważnienie wejścia podlegają audytowi, przy czym zapisywane są ustawienia wejścia, a nigdy jego dane uwierzytelniające. Odmowa dostępu również jest rejestrowana wraz z przyczyną - nie znaleziono, unieważnione, wygasłe lub wymagany kod jednorazowy - i zapisywana dla studia, a nigdy nie jest pokazywana osobie próbującej uzyskać dostęp, ponieważ różnice w odmowach stanowią wskazówkę dla osoby próbującej odgadnąć dane.

• Domyślne wejście: tylko do wyświetlania, 30 dni, zaproszenie wysyłane na dane kontaktowe klienta.
• Zatwierdzanie wymaga przełącznika zatwierdzania; interfejs ukrywa funkcje, do których wejście nie ma uprawnień.
• Zakres obejmuje jeden projekt lub jednego klienta; nigdy między różnymi organizacjami.