Workflow akceptacji, który ma każdy zespół
Pojawia się zapytanie, ktoś je recenzuje, poprawki wracają i w pewnym momencie następuje akceptacja. Tasked sprawia, że jest to typ etapu, a nie status. Gdy element wchodzi w etap akceptacji, silnik uruchamia dla niego akceptację. Element nie może opuścić go przez przejście dla zaakceptowanych, dopóki nie zostanie zarejestrowana decyzja, a osoba, która decyduje, może to zrobić przez wejście bez posiadania konta. Ten sam obiekt może być zatwierdzeniem scenariusza, ostateczną wersją montażową, recenzją marki, wydaniem lub weryfikacją poprawki przez klienta.
Etap, nie status
Gdy element wchodzi w etap akceptacji, silnik uruchamia dla niego akceptację. Element nie może opuścić go przez przejście dla zaakceptowanych, dopóki nie zostanie zarejestrowana decyzja. Odrzucenie lub prośba o poprawki kieruje element do wskazanego w workflow etapu poprawek.
Pakiet przepływu akceptacji ma taki kształt: zlecono (praca, 24 godz.), w recenzji (akceptacja, 48 godz.), zażądano poprawek (praca, 48 godz.), zaakceptowano (praca, 24 godz.), gotowe. Etap „w recenzji” to bramka. Stan „zażądano poprawek” prowadzi z powrotem do recenzji po ukończeniu listy kontrolnej.
- Akceptacja uruchamia się przy wejściu, wyjście jest blokowane bez podjęcia decyzji
- Wskazany etap poprawek w przypadku żądania zmian
- Obiekt akceptacji nie zawiera żadnego odniesienia do typu pliku
Gdzie pakiety umieszczają bramkę
W przypadku spotów i filmów korporacyjnych akceptacja scenariusza następuje przed zdjęciami, a akceptacja ostatecznej wersji montażowej przed dostarczeniem. W filmie dokumentalnym akceptuje się treatment oraz ostateczną wersję montażową. W filmie ślubnym występuje pojedyncza akceptacja ostatecznej wersji montażowej po ukończeniu całego filmu. Seria treści do mediów społecznościowych wymaga akceptacji planu i bramki publikacji. Zlecenie projektowe umieszcza recenzję klienta po recenzji wewnętrznej. Kampania wymaga recenzji marki i recenzji prawnej. Oprogramowanie i wydanie wymagają zatwierdzenia wydania. Incydent wymaga weryfikacji przez klienta. W każdym przypadku silnik korzysta z tego samego obiektu.
Kto decyduje i jak wygląda rejestr
Każdy etap określa role, które są za niego odpowiedzialne. Zatwierdzający spoza obszaru roboczego otrzymuje wejście: kod, link, numer telefonu lub adres e-mail. Za jego pomocą widzi element, dodaje notatki i klika „zaakceptuj”, „odrzuć” lub „zażądaj poprawek”. Decyzja jest zapisywana wraz z identyfikatorem wejścia, czasem oraz informacją, czy została podjęta przez członka zespołu, czy przez portal.
Każda decyzja jest zapisywana w dzienniku audytu z możliwością wyłącznie dopisywania. Nic w nim nie jest edytowane ani usuwane z poziomu aplikacji. Eksport danych również go obejmuje. Webhooki uruchamiają się przy podejmowaniu decyzji wraz z dziennikiem doręczeń. Przypomnienia są wysyłane przed upływem wyznaczonego czasu. Akceptacja oczekująca przez wiele dni stanowi konkretny powód uwzględniany w ocenie ryzyka projektu.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy jeden element może wymagać dwóch akceptacji?
- Tak. Dwa etapy akceptacji następujące po sobie, z których każdy ma własnego właściciela, okno czasowe i ścieżkę poprawek. Pakiet kampanii jest dostarczany w takiej konfiguracji z recenzją marki i recenzją prawną.
- Co jeśli zatwierdzający nie jest użytkownikiem obszaru roboczego?
- Otrzymuje wejście i podejmuje decyzję za jego pośrednictwem. Bez konta, bez miejsca.
- Czy decyzję można zmienić później?
- Można zarejestrować nową decyzję; poprzednia pozostaje w dzienniku z możliwością wyłącznie dopisywania. Nic nie zostaje nadpisane.
- Czy to rozwiązanie jest przeznaczone tylko do wideo?
- Nie. Obiekt akceptacji stanowi bramkę dla zadania i etapu. Działa tak samo w przypadku scenariusza, projektu graficznego, wydania czy incydentu.