Hva en godkjenningslogg er verdt

Hva som skrives når en kunde tar en beslutning

En beslutning fra portalen skriver tre ting i én transaksjon. En beslutningsrad på godkjenningen, med resultatet - godkjent eller endringer kreves - kommentaren, en aktørtype for portal og ingen bruker-ID. En revisjonsrad i studioets eget vokabular som sier at godkjenningen ble godkjent eller at det ble bedt om endringer, sammen med kommentaren. Og selve godkjenningen merkes som avgjort med tidspunkt.

Etter at skrivingen er lagret permanent, registrerer en andre revisjonsrad at beslutningen kom gjennom portalen: hvilken inngang, hvilken økt og hvilken korrekturrunde som mottok den. Først da blir studioets folk varslet, slik at et e-postavbrudd aldri kan rulle tilbake en beslutning, og tavlen flytter seg i henhold til arbeidsflytens egne regler.

En beslutning en produsent registrerer på studiosiden skriver de samme radene med produsentens bruker-ID og en aktørtype for bruker. De to er aldri samme rad, noe som gjør at studioet med sikkerhet kan si om kunden trykket på knappen eller om studioet gjorde det på deres ord.

Hvilken versjon

Spørsmålet om versjon besvares av korrekturrunden. En runde er én gjennomgang av én versjon, åpnet én gang og lukket én gang av nøyaktig én beslutning, og blir aldri gjenåpnet. Når kunden tar en beslutning fra portalen og godkjenningens oppgave har et åpent gjennomgangsrom, registreres beslutningen i det rommet, og revisjonsraden for portalbeslutningen navngir runden. Runden navngir versjonen.

Portalen viser selv kunden versjonsnummeret på det de ser på, slik at kunden og studioet leser samme nummer i det øyeblikket beslutningen tas. I studioets rom kan to versjoner sammenlignes side om side med notater som overføres til neste versjon, slik at veien fra notatet på versjon to til godkjenningen på versjon tre er lesbar fra start til slutt.

Hvilken inngang, og hvem som sto bak den

En inngang har en etikett studioet har valgt - en kunde, eller én person hos kunden - og en type: kode, lenke, telefon eller e-post. En inngang som krever en engangskode via SMS eller e-post, knytter økten til et telefonnummer eller en adresse som mottok koden, og sendingen og eventuelle mislykkede forsøk loggføres. Økten registrerer IP-adresse og nettleser, og inngangen teller hvor mange unike enheter som noen gang har brukt den.

Dermed vil loggen for en beslutning vise: inngang 'Dana, markedsføring', type e-post med engangskode, økt åpnet på denne datoen fra denne adressen, beslutning godkjent på dette tidspunktet på versjon tre. En inngang for hele kunden uten engangskode er mindre spesifikk, og studioet velger hva de ønsker når de oppretter inngangen.

En avvist tilgang registreres også, med årsaken - ikke funnet, tilbakekalt, utløpt, engangskode kreves - som beholdes for studioet og aldri vises ved inngangen. Hvis en lenke blir hamret løs på, er det synlig i loggen før det blir et problem.

Bare utvides betyr bare utvides

Revisjonstabellen har ingen mulighet for oppdatering eller sletting på noe nivå i applikasjonen, og en sjekk i byggingen avviser kode som prøver å legge til dette. En rad som er skrevet, blir værende. Å korrigere loggen betyr å skrive en ny rad som sier det, på samme måte som i en hovedbok.

Historikken overlever personene i den. Når en brukerkonto slettes, blir kontoens rader slettet permanent (hard-delete), men hver revisjonsrad peker på brukeren via en kobling som settes til null i stedet for å slettes i kaskade, og aktørens e-postadresse ble stemplet på raden da den ble skrevet. Et år senere viser raden fortsatt hvem som gjorde det.

Den samme regelen forhindrer at en frilansers avgang sletter et studios arbeid: prosjekter, oppgaver, kommentarer, godkjenninger og filer er knyttet til en kobling som settes til null ved sletting, ikke i kaskade.

Hele historikken rundt en beslutning

En beslutning er bare én rad blant mange som portalen skriver. Historikken rundt den inkluderer at inngangen opprettes, med sine innstillinger og aldri påloggingsinformasjon; at invitasjonen leveres; at inngangen tilbakekalles; hver tilgang og avviste tilgang; hver engangskode som ble sendt eller mislyktes; hvert notat som ble lagt inn; hver brief som ble lastet opp; hver leveranse som ble lastet ned; hver påminnelse som ble sendt, av en person eller av systemet; og hver korrekturrunde som overskred det avtalte antallet, med antall runder. En endring i det avtalte antallet runder loggføres med de gamle og nye verdiene.

Studioets side av portalen viser hver inngang med når den først ble åpnet, sist sett, unike enheter og antall registrerte kundegodkjenninger. Den tabellen leses fra de samme radene; det er ikke en sekundær kilde som kan være uenig.

• Beslutning: resultat, kommentar, aktørtype, tidspunkt, inngang, økt, runde.
• Inngang: opprettet, levert, tilbakekalt, åpnet, avvist med årsak.
• Rundt den: notater, opplastinger, nedlastinger, påminnelser, overskredne korrekturrunder.

Sletting, eksport og hva som overlever

Eieren av et arbeidsområde kan eksportere alt arbeidsområdet eier til én fil fra innstillingsskjermen, og kan slette arbeidsområdet eller sin egen konto uten å spørre noen hos Tasked. Sletting krever tre trinn: at arbeidsområdets eller kontoens egen identifikator skrives inn, en fersk re-autentisering, og en bekreftelse som oppgir datoen handlingen ikke lenger kan angres. En konto som er den siste eieren av et aktivt arbeidsområde, kan ikke slettes før dette er løst.

Det oppgitte tidsrommet er 30 dager. Et slettet arbeidsområde eksporteres, merkes som slettet og slettes permanent 30 dager senere gjennom en daglig tømming. Dette tidsrommet er det samme som oppgis i vilkårene, personvernerklæringen og databehandleravtalen, og en test i byggingen feiler dersom koden og de publiserte tekstene noen gang er uenige. Eksporten er en zip-fil som hentes via en signert lenke som er gyldig i fem minutter.

Revisjonssporet overlever slettingen, fratatt identifiserende detaljer, slik at det som skjedde fortsatt kan dokumenteres. Det er dette loggen er verdt: godkjenningen som en kunde stiller spørsmål ved om et år, er fortsatt der, med hvem, når, hvilken versjon og hvilken inngang, uavhengig av om noen av de involverte fortsatt har en konto.