Avtalte korrekturrunder mot hva som faktisk skjer
I Tasked har et prosjekt antallet korrekturrunder som er avtalt med kunden - som standard 2, alt fra 0 til 50 - og produktet teller rundene som faktisk er brukt: én runde er én gjennomgang av én versjon som kom i retur med krav om mer arbeid. En ren godkjenning teller ikke. Når antall brukte runder overstiger det avtalte, viser tavlen hvor mange runder som kan faktureres, det skrives en historikklinje for hver ekstra runde, og en automatisering kan reagere på det. Tasked fakturerer ikke kunden for dette; det gjør studioet.
Hva en runde er
Et tilbud på en video prises i runder. To inkluderte korrekturrunder betyr at kunden kan komme tilbake med merknader to ganger; den tredje gangen koster penger, og alle studioer vet at den tredje gangen er den man enten fakturerer for eller må svelge selv. De fleste studioer sporer dette i et regneark og oppdager det for sent.
Tasked finner ikke på en runde for å telle den. En runde er én gjennomgangsøkt: én versjon av filen som legges frem for folk. Den åpnes når gjennomgangen åpnes, og lukkes når en avgjørelse registreres, og den blir aldri gjenåpnet; neste runde er en ny økt på en ny versjon, noe som holder kommentarhistorikken ærlig. Så en runde har nøyaktig én avgjørelse, og å telle avgjørelser er å telle runder.
En runde tilhører prosjektet den ble gjennomgått for, registrert i det øyeblikket den åpnes. En fil kan flyttes til en annen mappe neste måned; runden forblir knyttet til prosjektet som ble tilbudt. En gjennomgang av en fil som ikke ligger under noe prosjekt, tilhører ikke noe tilbud og telles ikke i det hele tatt.
Hvilke runder som teller
En runde teller mot det avtalte antallet når avgjørelsen krever mer arbeid. "Godkjent med endringer" teller, fordi et ja med merknader fortsatt betyr en ny runde. "Avvist" teller. En ren godkjenning teller ikke: arbeidet ble avsluttet der, og ingenting ble omarbeidet.
En endringsforespørsel fra kundeportalen følger samme regel. Når godkjenningsoppgaven har et åpent gjennomgangsrom, registreres portalens avgjørelse også i rommet, slik at runden den lukket, telles akkurat som en runde studioet lukket selv.
Dette samsvarer med hvordan tilbudet ble priset. Den andre leveransen som får merknader, er runde to; den tredje er den som koster penger.
Det avtalte antallet
Hvert prosjekt har et avtalt antall runder. Standard er 2, som er det et tilbud på en reklamefilm vanligvis spesifiserer. Null er tillatt og betyr at ingen korrekturrunder er inkludert, slik at hver runde kan faktureres. Maksgrensen er 50, som ikke er en produktbegrensning, men en sikring mot at noen skriver 200 ved en feil.
Antallet settes på prosjektet av alle som har tilgang til å redigere prosjektet, og hver endring loggføres med hvem som endret det, og fra hva til hva. Det er et kommersielt vilkår for oppdraget, og studioet får en dokumentasjon på det.
Å passere grensen
Å passere betyr at antall brukte runder er strengt tatt høyere enn det avtalte. Å avtale to runder og bruke to er nøyaktig i tråd med avtalen, ikke et brudd. Overskridelsen er et antall (brukte minus avtalte), fordi hver ekstra runde kan faktureres separat; det er aldri bare en ja- eller nei-markering.
Tre flater viser dette, fra én felles kilde. Tavlen viser brukte runder, avtalte runder og, når grensen er passert, hvor mange runder som kan faktureres. Det skrives en historikklinje for hver runde som havner over grensen, med rundenummeret og gjennomgangsøkten, som er dokumentasjonen studioet bruker som grunnlag for fakturaen. Og det utløses en domenehendelse for hver ekstra runde, slik at en automatisering kan reagere på det: Når et prosjekt overskrider rundene sine, varsles produsenten og kunden får en e-post.
Hendelsen utløses for hver eneste runde utover det avtalte antallet, ikke bare én gang per prosjekt. Hvis kunden kom tilbake tre ekstra ganger, vil en regel som sier "varsle produsenten" utløses tre ganger, fordi hver av disse er en egen linje på fakturaen.
Hvorfor antallet beregnes på nytt hver gang
Antallet lagres aldri. En lagret teller vil komme ut av synk første gang en fil slettes, en gjennomgang fjernes sammen med den, eller et prosjekt slås sammen - og et feilaktig tall som studioet fakturerer ut fra, er verre enn ikke noe tall i det hele tatt. Hver gang tavlen eller beslutningsruten ber om det, beregnes antallet gjennom ett enkelt søk i de registrerte avgjørelsene for prosjektets gjennomganger.
Det gjør også at tellingen aldri blir bedre enn selve gjennomgangsflyten. Et studio som sender klipp rundt på e-post og aldri åpner en gjennomgang, får null runder registrert, noe som er ærlig: Tasked kan bare telle det systemet har sett. Måten å få tellingen på er å sende hver versjon gjennom en gjennomgang, enten i rommet eller via kundeportalen.
En konsekvens av å beregne det på nytt: Hvis regelen for hvilke avgjørelser som teller noen gang skulle endre seg, vil alle historiske tall endre seg med den. Det er prisen for ikke å lagre antallet, og det er den rette prisen; alternativet er to tidsepoker med linjer som betyr forskjellige ting.
Å gjøre det om til penger
Tasked tar ikke betalt av noen for en ekstra runde. Taskeds eget abonnement prissetter studioets arbeid, og pengene for runde tre overføres mellom studioet og kunden på studioets egen faktura. Det produktet leverer, er antallet, markeringen og dokumentasjonen: en tavle som viser at runde tre kan faktureres, en historikklinje som viser når den startet, og en hendelse som en regel kan gjøre om til en e-post til kunden den dagen det skjer.
Automatiseringssimulatoren, som spiller av den siste måneden før en regel aktiveres, rapporterer null tidligere utløsninger for en regel som trigges av rundehendelsen, fordi en rundetelling over et 30-dagers vindu ikke er det samme som prosjektets rundetelling. Den sier heller null enn et skråsikkert, men feil tall.
- Avtalte runder: standard 2, fra 0 til 50, loggføres ved endring.
- En runde teller når avgjørelsen krever mer arbeid; en ren godkjenning gjør det ikke.
- Over grensen: tavlen viser hvor mange som kan faktureres, én historikklinje per ekstra runde, én hendelse per ekstra runde.
Spørsmål som ofte dukker opp
- Teller en kundes forespørsel om endringer fra portalen som en runde?
- Ja. Det er en avgjørelse som krever mer arbeid på en versjon, så den lukker en runde og teller mot det avtalte antallet. En ren godkjenning fra portalen teller ikke.
- Hva om vi ikke har avtalt noen korrekturrunder i det hele tatt?
- Sett det avtalte antallet til 0. Hver runde vil da være over grensen, og hver enkelt blir markert og registrert som fakturerbar.
- Fakturerer Tasked kunden for den ekstra runden?
- Nei. Tasked markerer og registrerer det. Studioet fakturerer kunden på sin egen faktura, og kan vise til tavlen og historikklinjen.
- Hva skjer hvis en versjon slettes?
- Antallet beregnes på nytt fra de registrerte beslutningene hver gang det leses, slik at det gjenspeiler det som faktisk er registrert nå, i stedet for en teller som ikke lenger stemmer overens med dataene.
- Kan vi få beskjed i det øyeblikket en kunde overskrider de avtalte korrekturrundene?
- Ja. En domenehendelse utløses ved hver ekstra korrekturrunde, og en automatisering skrevet som en setning kan varsle produsenten og sende e-post til kunden når det skjer.