De goedkeuringsworkflow die elk team heeft
Er wordt iets aangevraagd, iemand reviewt het, er gaan wijzigingen terug en op een gegeven moment is het goedgekeurd. Tasked maakt daar een fasetype van, geen status. Wanneer een item een goedkeuringsfase binnengaat, start de engine een goedkeuring op dat item. Het item kan de fase niet verlaten via de goedgekeurde overgang totdat er een beslissing is vastgelegd, en de persoon die beslist kan dat doen via een toegang zonder account. Dit zelfde object is een script-goedkeuring, een final cut, een merk-review, een release of een klant die een fix verifieert.
Een fase, geen status
Wanneer een item een goedkeuringsfase binnengaat, start de engine een goedkeuring op dat item. Het item kan de fase niet verlaten via de goedgekeurde overgang totdat er een beslissing is vastgelegd. Een afwijzing of een verzoek om wijzigingen stuurt het item naar de in de workflow gedefinieerde herwerkfase.
Het goedkeuringsworkflow-pakket heeft die vorm: aangevraagd (werk, 24 uur), in review (goedkeuring, 48 uur), wijzigingen aangevraagd (werk, 48 uur), goedgekeurd (werk, 24 uur), klaar. In review is de poort. Wijzigingen aangevraagd leidt weer terug naar in review zodra de checklist is afgevinkt.
- Goedkeuring start bij binnenkomst, verlaten geweigerd zonder beslissing
- Een specifieke herwerkfase voor aangevraagde wijzigingen
- Het goedkeuringsobject bevat geen verwijzing naar een bestandstype
Waar de pakketten de poort plaatsen
Commercials en corporate video's plaatsen de script-goedkeuring vóór de opnames en de final cut-goedkeuring vóór de oplevering. Documentaires gebruiken treatment-goedkeuring en final cut-goedkeuring. Een trouwfilm heeft één enkele final cut-goedkeuring na de volledige film. Een social-contentbatch heeft een plan-goedkeuring en een publicatiepoort. Een designaanvraag plaatst de klant-review na de interne review. Een campagne heeft een merk-review en een juridische review. Software en releases gebruiken een release-goedkeuring. Een incident gebruikt klantverificatie. De engine is in elk geval hetzelfde object.
Wie mag beslissen, en de registratie
Elke fase benoemt de rollen die er eigenaar van zijn. Een goedkeurder buiten de workspace krijgt een toegang: een code, een link, een telefoonnummer of een e-mailadres. Daarmee zien ze het item, voegen ze opmerkingen toe en drukken ze op goedkeuren, afwijzen of wijzigingen aanvragen. De beslissing wordt opgeslagen met de identiteit van de toegang, het tijdstip en of deze is genomen door een teamlid of via het portaal.
Elke beslissing wordt weggeschreven naar een append-only auditlog. Niets daarin kan worden bewerkt of verwijderd vanuit de applicatie. De data-export bevat deze gegevens ook. Webhooks worden geactiveerd bij beslissingen met een afleverlogboek. Herinneringen worden verzonden voordat de termijn verstrijkt. Een goedkeuring die dagenlang blijft wachten, is een specifieke reden in de risicoscore van het project.
Veelgestelde vragen
- Kan één item twee goedkeuringen nodig hebben?
- Ja. Twee opeenvolgende goedkeuringsfasen, elk met een eigen eigenaar, termijn en herwerktraject. Het campagne-pakket wordt zo geleverd met een merk-review en een juridische review.
- Wat als de goedkeurder geen gebruiker van de workspace is?
- Ze ontvangen een toegang en beslissen via die weg. Geen account, geen seat.
- Kan een beslissing later worden gewijzigd?
- Er kan een nieuwe beslissing worden vastgelegd; de eerdere blijft in de append-only log staan. Er wordt niets overschreven.
- Is dit alleen voor video?
- Nee. Het goedkeuringsobject is een poort op een taak en een fase. Het werkt hetzelfde voor een script, een design, een release of een incident.