Wat een goedkeuringsrapport waard is

Wat er wordt opgeslagen als een klant beslist

Een beslissing vanuit het portaal schrijft drie dingen in één transactie. Een beslissingsrij op de goedkeuring, met het oordeel - goedgekeurd of wijzigingen aangevraagd - de opmerking, een actortype 'portaal' en geen gebruikers-ID. Een auditrij in het eigen jargon van de studio die aangeeft dat de goedkeuring is goedgekeurd of dat er wijzigingen zijn aangevraagd, inclusief de opmerking. En de goedkeuring zelf wordt gemarkeerd als besloten met het tijdstip.

Nadat de schrijfactie is voltooid, registreert een tweede auditrij dat de beslissing via de toegang is binnengekomen: welke toegang, welke sessie en welke reviewronde deze heeft ontvangen. Pas dan worden de medewerkers van de studio op de hoogte gebracht, zodat een e-mailstoring nooit een oordeel kan terugdraaien, en het bord verschuift volgens de eigen regels van de workflow.

Een beslissing die een producer aan de studiokant registreert, schrijft dezelfde rijen met de gebruikers-ID van de producer en een actortype 'gebruiker'. Dit zijn nooit dezelfde rijen, waardoor de studio met zekerheid kan zeggen of de klant op de knop heeft gedrukt of dat de studio dat op hun woord heeft gedaan.

Welke versie

De vraag over de versie wordt beantwoord door de reviewronde. Een ronde is één review van één versie, die eenmalig wordt geopend en gesloten door exact één oordeel, en nooit heropend wordt. Wanneer de klant beslist vanuit het portaal en de taak van de goedkeuring een geopende reviewruimte heeft, wordt het oordeel in die ruimte geregistreerd, en de auditrij voor de portaalbeslissing vermeldt de ronde. De ronde vermeldt de versie.

Het portaal zelf toont de klant het versienummer van wat ze bekijken, zodat de klant en de studio op het moment van de beslissing hetzelfde nummer zien. In de ruimte van de studio kunnen twee versies naast elkaar worden vergeleken, waarbij opmerkingen worden meegenomen naar de volgende versie, zodat het pad van de opmerking op versie twee naar de goedkeuring op versie drie van begin tot eind te volgen is.

Welke toegang, en wie zat erachter

Een toegang heeft een label dat de studio heeft gekozen - een klant, of één persoon bij de klant - en een type: code, link, telefoon of e-mail. Een toegang die een eenmalige code via SMS of e-mail vereiste, koppelt de sessie aan een telefoonnummer of een adres dat de code heeft ontvangen, en de verzending en eventuele mislukte pogingen worden gecontroleerd. De sessie registreert het IP-adres en de browser, en de toegang telt hoeveel verschillende apparaten deze ooit hebben gebruikt.

Het rapport voor een beslissing luidt dus: toegang 'Dana, marketing', type e-mail met een eenmalige code, sessie geopend op deze datum vanaf dit adres, beslissing goedgekeurd op dit tijdstip voor versie drie. Een toegang voor de hele klant zonder eenmalige code is minder specifiek, en de studio kiest wat ze willen wanneer ze de toegang verlenen.

Een geweigerde toegang wordt ook geregistreerd, met de reden - niet gevonden, ingetrokken, verlopen, eenmalige code vereist - die voor de studio wordt bewaard en nooit bij de toegang wordt getoond. Een link die herhaaldelijk wordt bestookt, is al in het logboek zichtbaar voordat het een probleem wordt.

Append-only betekent append-only

De audittabel heeft geen update- of verwijderpad in welk bereik van de applicatie dan ook, en een controle in de build weigert code die er een zou toevoegen. Een geschreven rij is een behouden rij. Het corrigeren van het rapport betekent het schrijven van een nieuwe rij die dat vermeldt, net als in een grootboek.

Het spoor overleeft de mensen die erin voorkomen. Wanneer een gebruikersaccount wordt verwijderd, worden de rijen van het account definitief verwijderd, maar elke auditrij verwijst naar de gebruiker via een link die op null wordt gezet in plaats van gecascadeerd, en het e-mailadres van de actor is op het moment van schrijven op de rij vastgelegd. Een jaar later vermeldt de rij nog steeds wie het heeft gedaan.

Dezelfde regel voorkomt dat het vertrek van een freelancer het werk van een studio wist: projecten, taken, opmerkingen, goedkeuringen en bestanden zijn gekoppeld via een link die bij verwijdering op null wordt gezet, niet gecascadeerd.

Het hele spoor rond een beslissing

Een beslissing is slechts één rij tussen de vele die het portaal schrijft. Het spoor eromheen omvat het verlenen van de toegang, met de bijbehorende instellingen en nooit de inloggegevens; het bezorgen van de uitnodiging; het intrekken van de toegang; elke geslaagde en geweigerde toegang; elke verzonden of mislukte eenmalige code; elke geplaatste notitie; elke geüploade briefing; elke gedownloade deliverable; elke verzonden herinnering, door een persoon of door het systeem; en elke revisieronde die het overeengekomen aantal heeft overschreden, inclusief het aantal rondes. Een wijziging in het overeengekomen aantal rondes wordt gecontroleerd met de oude en nieuwe waarden.

De studiokant van het portaal toont een lijst van elke toegang met de eerste opening, laatst gezien, unieke apparaten en het aantal geregistreerde goedkeuringen van de klant. Die tabel wordt uit dezelfde rijen gelezen; het is geen tweede bron die hiermee in tegenspraak zou kunnen zijn.

• Beslissing: oordeel, opmerking, actortype, tijdstip, toegang, sessie, ronde.
• Toegang: verleend, bezorgd, ingetrokken, binnengekomen, geweigerd met reden.
• Eromheen: notities, uploads, downloads, herinneringen, overschreden rondes.

Wissen, exporteren en wat er overblijft

Een workspace-eigenaar kan alles wat de workspace bezit exporteren naar één bestand vanuit het instellingenscherm, en kan de workspace of het eigen account verwijderen zonder dit aan iemand bij Tasked te hoeven vragen. Verwijdering is beveiligd met drie stappen: het handmatig invoeren van de ID van de workspace of het account, een nieuwe herauthenticatie en een bevestiging die de datum vermeldt waarop de actie onomkeerbaar wordt. Een account dat de laatste eigenaar is van een actieve workspace kan pas worden verwijderd als dat is opgelost.

De gepubliceerde termijn is 30 dagen. Een verwijderde workspace wordt geëxporteerd, als verwijderd gemarkeerd en 30 dagen later definitief vernietigd door een dagelijkse opschoning; dit is dezelfde termijn als vermeld in de voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst, en een test in de build mislukt als de code en de gepubliceerde teksten ooit van elkaar afwijken. De export is een zip-bestand dat wordt opgehaald via een ondertekende link die vijf minuten geldig is.

De audit trail overleeft de verwijdering, ontdaan van identificerende details, zodat nog steeds kan worden aangetoond wat er is gebeurd. Dat is de waarde van het rapport: de goedkeuring waar een klant over een jaar vragen over stelt is er nog steeds, inclusief wie, wanneer, welke versie en welke toegang, of de betrokkenen nu nog een account hebben of niet.