Overeengekomen revisierondes versus wat er werkelijk gebeurt
In Tasked bevat een project het aantal met de klant overeengekomen revisierondes - standaard 2, variërend van 0 tot 50 - en het product telt de daadwerkelijk gebruikte rondes: één ronde is één review van één versie die terugkwam met de vraag om extra werk. Een gewone goedkeuring telt niet mee. Wanneer het aantal gebruikte rondes het overeengekomen aantal overschrijdt, toont het bord hoeveel rondes factureerbaar zijn, wordt er voor elke extra ronde een auditregel weggeschreven en kan een automatisering hierop reageren. Tasked factureert dit niet aan de klant; dat doet de studio.
Wat een ronde is
Een offerte voor een video wordt geprijsd in rondes. Twee inbegrepen revisierondes betekent dat de klant twee keer met opmerkingen mag komen; de derde keer kost geld, en elke studio weet dat de derde keer het moment is waarop je het óf factureert, óf zelf de kosten draagt. De meeste studio's houden dit bij in een spreadsheet en komen er te laat achter.
Tasked verzint geen rondes om te tellen. Een ronde is één review-sessie: één versie van de asset die aan mensen wordt voorgelegd. Deze opent wanneer de review opent en sluit wanneer er een oordeel wordt vastgelegd, en wordt nooit heropend; de volgende ronde is een nieuwe sessie op een nieuwe versie, wat de geschiedenis van opmerkingen eerlijk houdt. Een ronde heeft dus precies één oordeel, en het tellen van oordelen is het tellen van rondes.
Een ronde hoort bij het project waarvoor deze is gereviewd, vastgelegd op het moment dat deze opent. Een asset kan volgende maand naar een andere map worden verplaatst; de ronde blijft bij het project waarvoor de offerte is uitgebracht. Een review van een bestand dat niet onder een project valt, hoort niet bij een offerte en wordt nergens meegeteld.
Welke rondes meetellen
Een ronde telt mee voor het overeengekomen aantal wanneer het oordeel vroeg om extra werk. 'Goedgekeurd met wijzigingen' telt mee, want een ja met opmerkingen is nog steeds een extra ronde. 'Afgewezen' telt mee. Een gewone 'goedgekeurd' telt niet mee: het werk eindigde daar en er is niets herzien.
Een wijzigingsverzoek vanuit het klantenportaal valt onder dezelfde regel. Wanneer de taak van de goedkeuring een open review-ruimte heeft, wordt het oordeel van het portaal ook in die ruimte vastgelegd, zodat de ronde die hiermee is gesloten precies zo wordt geteld als een ronde die de studio zelf heeft gesloten.
Dit komt overeen met hoe de offerte is geprijsd. De tweede oplevering die opmerkingen krijgt is ronde twee; de derde is degene die geld kost.
Het overeengekomen aantal
Elk project bevat een overeengekomen aantal rondes. De standaard is 2, wat meestal in een offerte voor een commercial staat. Nul is toegestaan en betekent dat er geen revisies zijn inbegrepen, waardoor elke ronde factureerbaar is. Het maximum is 50, wat geen productlimiet is maar een beveiliging tegen een per ongeluk getypte 200.
Het aantal wordt op het project ingesteld door iedereen die het project mag bewerken, en elke wijziging wordt gecontroleerd met vermelding van wie het heeft gewijzigd en van wat naar wat. Het is een commerciële voorwaarde van de opdracht, en de studio krijgt hier een overzicht van.
De grens overschrijden
Overschreden betekent dat het aantal gebruikte rondes strikt groter is dan het overeengekomen aantal. Twee rondes overeenkomen en er twee gebruiken is precies de afspraak, geen overtreding. Het overschot is een aantal (gebruikt minus overeengekomen), omdat elke extra ronde afzonderlijk factureerbaar is; het is nooit een simpele ja-of-nee-indicator.
Drie plekken tonen dit, vanuit één bron. Het bord toont de gebruikte rondes, de overeengekomen rondes en, zodra dit aantal is overschreden, hoeveel rondes factureerbaar zijn. Er wordt een auditregel geschreven voor elke ronde die over de grens gaat, met het rondenummer en de review-sessie; dit is het bewijs waarmee een studio een factuur kan onderbouwen. En er wordt een domeinevent geactiveerd voor elke extra ronde, zodat een automatisering hierop kan reageren: wanneer een project zijn rondes overschrijdt, breng je de producer op de hoogte en stuur je een e-mail naar de klant.
Het event wordt geactiveerd bij elke ronde boven het overeengekomen aantal, niet één keer per project. Als de klant drie extra keren terugkwam, zal een regel die zegt 'informeer de producer' dit drie keer doen, omdat elk van die rondes een aparte regel op de factuur is.
Waarom de telling telkens opnieuw wordt berekend
De telling wordt nooit opgeslagen. Een opgeslagen teller gaat afwijken zodra er een asset wordt verwijderd, een review daarmee verdwijnt of een project wordt samengevoegd, en een afwijkend getal waarop een studio een factuur baseert is erger dan helemaal geen getal. Telkens wanneer het bord of de beslissingsroute erom vraagt, is de telling één query over de vastgelegde oordelen van de reviews van het project.
Dat maakt de telling ook zo goed als de review-flow. Een studio die cuts rondmailt en nooit een review opent, krijgt nul getelde rondes, wat eerlijk is: Tasked kan alleen tellen wat het heeft gezien. De manier om de telling te krijgen is door elke versie door een review te halen, in de ruimte of via het klantenportaal.
Een gevolg van deze dynamische berekening: als de regel voor welke oordelen meetellen ooit zou veranderen, zou elk historisch getal mee veranderen. Dat is de prijs van het niet opslaan van de telling, en dat is de juiste prijs; het alternatief is twee tijdperken van regels die verschillende dingen betekenen.
Het omzetten in geld
Tasked brengt niemand kosten in rekening voor een extra ronde. Het eigen abonnement van Tasked prijst het werk van de studio, en het geld voor ronde drie verplaatst zich tussen de studio en de klant, op de eigen factuur van de studio. Wat het product biedt is het getal, de markering en het overzicht: een bord dat aangeeft dat ronde drie factureerbaar is, een auditregel die aangeeft wanneer deze is gestart, en een event dat een regel kan omzetten in een e-mail naar de klant op de dag dat het gebeurt.
De automatiseringssimulator, die de afgelopen maand afspeelt voordat een regel wordt ingeschakeld, rapporteert nul eerdere activeringen voor een regel die wordt getriggerd door het rondes-event, omdat een rondetelling over een periode van 30 dagen niet de rondetelling van het project is. De simulator geeft nul aan in plaats van een overtuigend onjuist getal.
- Overeengekomen rondes: standaard 2, van 0 tot 50, gecontroleerd bij wijziging.
- Een ronde telt mee wanneer het oordeel vroeg om extra werk; een gewone goedkeuring niet.
- Over de grens: het bord toont hoeveel er factureerbaar zijn, een auditregel per extra ronde, een event per extra ronde.
Veelgestelde vragen
- Telt een wijzigingsverzoek van een klant via het portaal als een ronde?
- Ja. Het is een oordeel dat vroeg om extra werk aan een versie, dus het sluit een ronde en telt mee voor het overeengekomen aantal. Een gewone goedkeuring via het portaal telt niet mee.
- Wat if we helemaal geen revisies zijn overeengekomen?
- Stel het overeengekomen aantal in op 0. Elke ronde is dan over de grens, en elke ronde wordt gemarkeerd en vastgelegd als factureerbaar.
- Factureert Tasked de extra ronde aan de klant?
- Nee. Tasked markeert en registreert het. De studio factureert haar klant op haar eigen factuur, met het bord en de auditregel om naar te verwijzen.
- Wat gebeurt er als een versie wordt verwijderd?
- De telling wordt elke keer dat deze wordt opgevraagd opnieuw berekend op basis van de geregistreerde beslissingen. Zo weerspiegelt deze wat er nu geregistreerd staat, in plaats van een teller die niet meer overeenkomt met de gegevens.
- Kunnen we een melding krijgen zodra een klant de overeengekomen revisierondes overschrijdt?
- Ja. Bij elke extra revisieronde wordt er een domeinevent geactiveerd, en een automatisering die als een zin is geschreven kan de producer op de hoogte stellen en de klant e-mailen wanneer dat gebeurt.