Wie mag goedkeuren, en hoe het portaal dat weet

Vijf schakelaars op elke toegang

Een toegang tot het portaal bevat vijf booleans: bekijken, opmerkingen, goedkeuren, uploaden en downloaden. De studio stelt deze in bij het verstrekken van de toegang, en een toegang die zonder rechten wordt aangevraagd is alleen-lezen. Elke portaalroute declareert de specifieke machtiging die deze nodig heeft, en een wrapper controleert de toegang voordat de route wordt uitgevoerd, zodat een route dit nooit zelf hoeft te controleren.

Goedkeuren is de schakelaar die cruciaal is voor de aftekening. De beslissingsroute vereist deze; een toegang met alleen-lezen of alleen-opmerkingen kan de route überhaupt niet bereiken, en het antwoord is dezelfde weigering die een vreemde krijgt. De portaalpagina leest de rechten van de toegang bij het openen en verbergt wat de toegang niet kan doen, zodat een klant met een toegang voor alleen-opmerkingen de thread ziet zonder goedkeuringsknop, in plaats van een knop die niet werkt.

Bekijken wordt bewust niet geïmpliceerd door de andere opties. Een toegang die wel kan goedkeuren maar niet kan bekijken is een fout die een studio via de API kan maken, en het product laat de weergaveroute dit weigeren zodat de studio het merkt, in plaats van dit stilletjes te herstellen.

Een projecttoegang of een klanttoegang

Een toegang is gericht op één project of op één klant. Een projecttoegang ziet dat project en niets anders. Een klanttoegang ziet elk project van die klant. Een toegang die op geen van beide is gericht ziet niets, en kan dus niets beslissen. Of een bepaalde goedkeuring door deze toegang mag worden beslist, wordt beantwoord door dezelfde regel achterstevoren te lezen: de goedkeuring hoort bij een taak, de taak bij een project, en de toegang moet gekoppeld zijn aan dat project of aan de klant van dat project.

Het project en de klant waarnaar een toegang verwijst, worden gecontroleerd aan de hand van de eigen organisatie van de studio voordat de toegang wordt weggeschreven. Zo kan een toegang nooit naar een andere organisatie verwijzen, en geeft een ontbrekend project of ontbrekende klant de melding 'niet gevonden' in plaats van een toegang te maken met een loze verwijzing.

De herinneringstaak gebruikt dezelfde bereiksregel om te bepalen welke toegangen een seintje moeten krijgen wanneer een goedkeuring de SLA overschrijdt, zodat de toegang die herinnerd wordt altijd een toegang is die actie had kunnen ondernemen.

Één toegang per persoon

Een toegang heeft een label dat de studio kiest, zoals de naam van de klant of van één persoon bij de klant. Wanneer de studio een toegang voor een klant aanmaakt zonder verdere details, gaat de uitnodiging naar het e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon van de klant. Wanneer de toegang voor één persoon is - de marketingmanager in plaats van het factuuradres - voert de studio het e-mailadres of telefoonnummer van die persoon in, en gaat de uitnodiging daarheen.

Voor een sterkere koppeling tussen de toegang en de persoon kan een toegang naast de link ook een eenmalige code via SMS of e-mail vereisen: zes cijfers, vijf minuten geldig, vijf pogingen, en opnieuw verzenden is na een minuut toegestaan. Een toegang kan ook het aantal apparaten beperken, van één tot twintig. Bij een limiet van één trekt een onbekend apparaat dat inlogt de toegang naar zich toe en beëindigt direct alle andere sessies; bij een hogere limiet wordt alleen de oudste sessie beëindigd. Hetzelfde apparaat wordt nooit uitgelogd: een paginaverversing of een verloren cookie is geen straf.

Het logboek van de studio toont per toegang hoeveel verschillende apparaten deze hebben gebruikt. Een toegang die bedoeld is voor één persoon maar zes apparaten toont, is een link die is doorgestuurd, en de studio kan deze intrekken en binnen dezelfde minuut een nieuwe aanmaken.

Wanneer de studio namens de klant beslist

Een producer kan een beslissing ook aan de kant van de studio registreren, met de toezegging van de klant op zak. De beslissingsrij bevat dan het gebruikers-ID van de producer en het actortype 'user'. Een beslissing vanuit het portaal bevat het actortype 'portal' en geen gebruikers-ID. De twee zijn voor altijd van elkaar te onderscheiden in de feed en in het auditlogboek, zodat 'de klant heeft goedgekeurd' en 'wij hebben goedgekeurd namens de klant' nooit dezelfde rij zijn.

Interne goedkeuringen - een goedkeuringsfase die een producer of regisseur afrondt - maken gebruik van hetzelfde mechanisme, met een teamlid van de studio als goedkeurder en de verantwoordelijken van de taak als de personen die een herinnering krijgen als het te lang duurt.

Vervaldatum, intrekking en wat de studio ziet

Een toegang verloopt standaard na 30 dagen. De studio kan dit instellen van 1 tot 365 dagen, of er expliciet voor kiezen om de toegang niet te laten verlopen; een weggelaten waarde laat nooit per ongeluk een permanente toegang openstaan. Een ingetrokken toegang weigert direct. Een ingetrokken toegang wordt in de lijst van de studio weergegeven als ingetrokken en niet als verlopen, omdat een studio die een link heeft uitgeschakeld, wil zien dat dit is gebeurd.

De kant van de studio toont een lijst van elke toegang met het bijbehorende label, de status, machtigingen, eerste keer geopend, laatst gezien, verschillende apparaten en het aantal geregistreerde goedkeuringen van de klant. Voordat die lijst bestond, was het eerlijke antwoord op 'heeft ze het al geopend?' een telefoontje.

Het verstrekken en intrekken van een toegang worden opgenomen in het auditlogboek, inclusief de instellingen van de toegang en nooit de inloggegevens zelf. Een geweigerde toegangspoging wordt ook gelogd, waarbij de reden - niet gevonden, ingetrokken, verlopen of eenmalige code vereist - wordt geregistreerd voor de studio en nooit wordt getoond aan de persoon die toegang zoekt, omdat een verschil in weigeringen een hulpmiddel is voor wie probeert te raden.

• Standaardtoegang: alleen-lezen, 30 dagen, uitnodiging naar de contactgegevens van de klant.
• Goedkeuren vereist de schakelaar 'goedkeuren'; de interface verbergt wat de toegang niet kan doen.
• Bereik is één project of één klant; nooit over verschillende organisaties heen.