Il report del lunedì mattina per il titolare

Cosa contiene

Il report copre un intervallo di sette giorni che termina il giorno precedente all'invio. I dati sono fissi; le stesse undici informazioni arrivano ogni settimana, nello stesso ordine, così il titolare impara a leggerlo in pochi minuti.

• Task completati questa settimana.
• Attualmente aperti e attualmente in ritardo.
• Ore trascorse in attesa dei clienti.
• Tempo di ciclo medio della settimana, o una nota se non è stato misurato.
• Giorni senza dati, se presenti, in modo che un numero basso non venga scambiato per un buon risultato.
• Le tre fasi più lente con il loro tempo mediano nella fase.
• I tre progetti che hanno atteso più a lungo un cliente, in minuti.
• Le tre persone più impegnate, con il loro carico di lavoro in minuti.
• I tre progetti più a rischio, con punteggio e fascia.

Da dove provengono i numeri

Un processo giornaliero raggruppa gli eventi di ogni organizzazione in una riga al giorno per l'organizzazione, per ciascun progetto e per ciascun membro, e assegna a ogni progetto un punteggio per il rischio di consegna in ritardo. Le schermate di analytics leggono quelle righe. Il report settimanale legge le stesse righe, attraverso le stesse cinque query utilizzate dalle schermate: portfolio, colli di bottiglia, clienti, carico e rischio.

Questo è il fulcro del design. Il report e le schermate non possono non essere d'accordo, perché c'è un unico calcolo e due lettori. Se il report indica 14 completati, la scheda del portfolio indicherà 14.

Cosa è autorizzata a fare l'AI

Dopo che i dati sono stati raccolti, vengono passati all'AI sotto forma di elenco di righe, ciascuna con un numero, insieme a due regole: usa solo i numeri sopra indicati e non inventare nulla. L'AI restituisce da tre a cinque frasi ed esattamente tre azioni suggerite, in ordine di utilità, ciascuna con una motivazione di una riga collegata a uno dei numeri in elenco.

All'AI non viene mai chiesto un numero, quindi un dato inventato non ha modo di comparire. Scrive nella lingua del destinatario, ebraico o inglese. L'AI accede ai dati dell'organizzazione solo attraverso la stessa interfaccia utilizzata da ogni altra funzionalità AI, agendo per conto dell'utente attivo e nel rispetto del budget dell'organizzazione stessa.

Se la generazione del testo narrativo non va a buon fine, il report non viene inviato come una tabella di numeri con uno spazio vuoto al posto delle parole. L'email attende l'esecuzione successiva, mentre la notifica in-app viene comunque recapitata con i numeri principali, così il titolare non rimane mai senza dati.

Via email e nell'app

L'email contiene il nome dell'organizzazione, l'intervallo di date, i quattro numeri principali, il testo narrativo, le tre azioni e un pulsante che rimanda alla schermata di analytics. La notifica in-app riporta l'intervallo di date come titolo, il testo narrativo come corpo e apre la stessa schermata.

Entrambi sono associati all'organizzazione e alla settimana, quindi una nuova esecuzione del processo non produce una seconda copia. Il processo pianificato viene eseguito il lunedì mattina, e lo stesso percorso di codice può essere avviato su richiesta.

Leggerlo in cinque minuti

Confronta i quattro numeri principali con quelli della settimana precedente. Poi leggi le tre liste dal basso verso l'alto: prima i progetti più a rischio, perché è lì che potrebbe essere necessaria una chiamata al cliente; poi le persone più impegnate, perché è lì che una riassegnazione può essere d'aiuto questa settimana; infine le fasi più lente, perché si tratta di questioni di processo per il mese, non per la mattina stessa.

Le tre azioni suggerite sono un punto di partenza, ciascuna collegata a un numero. Scegline una, ignorane due, e il report avrà svolto il suo compito.

• Numeri principali: confrontali con la settimana scorsa.
• Progetti più a rischio: chi ha bisogno di una chiamata oggi.
• Persone più impegnate: cosa spostare questa settimana.
• Fasi più lente: cosa sollevare nella verifica dei processi.

Cosa non è

Il report non è una dashboard da configurare; la sua struttura è fissa e mostra le stesse cinque viste già presenti nella schermata di analytics. Non sostituisce l'apertura delle board; ti dice quale board aprire per prima. E non è una previsione: ogni numero al suo interno è un conteggio, un totale, una mediana o un punteggio di rischio salvato, tutti elementi che puoi trovare nelle schermate a cui rimanda.