Un punteggio di rischio che puoi spiegare a un cliente

Tre input verificabili a mano

Il punteggio utilizza esattamente tre input. Primo: il tempo mediano che i task della tua organizzazione hanno storicamente trascorso in ciascuna fase. Secondo: dove si trova attualmente sulla board ogni task aperto del progetto e da quanto tempo è lì. Terzo: quanti giorni mancano alla scadenza del progetto.

Non viene inserito nient'altro. Non viene letto alcun testo, non viene chiamato alcun modello esterno e gli stessi input producono sempre lo stesso punteggio. Il modello è sottoposto a controllo di versione e ogni punteggio salvato registra quale versione lo ha generato, in modo che una modifica ai calcoli non possa mai essere scambiata per un cambiamento nei tuoi progetti.

Quanto lavoro rimane

Per ciascuna fase, il modello calcola la mediana degli intervalli registrati nell'intera organizzazione. Una fase con meno di tre campioni adotta invece la mediana dell'organizzazione, mentre un'organizzazione senza alcuno storico utilizza otto ore per fase fino a quando non ne accumula a sufficienza.

Per ogni task aperto, il tempo residuo previsto è dato da ciò che rimane della sua fase attuale (la mediana della fase meno il tempo già trascorso al suo interno, mai inferiore a zero) più l'intera mediana di ogni fase successiva. I totali delle fasi vengono sommati per tutti i task aperti e divisi per sei ore produttive al giorno (di calendario, non ventiquattro): una scadenza a tre giorni di distanza equivale a tre giorni lavorativi di capacità.

La linea di pressione

Il margine è dato dai giorni mancanti alla scadenza meno i giorni rimanenti previsti. Il punteggio di base è 50 quando la fine prevista coincide esattamente con la scadenza, e si sposta di 10 punti per ogni giorno di margine in entrambe le direzioni, limitato tra 0 e 100. Due giorni di margine equivalgono a 30; due giorni di ritardo a 70. La linea è volutamente dritta: una curva che nessuno può invertire non è spiegabile.

Tre casi bypassano la linea. Un progetto che ha superato la scadenza con del lavoro aperto ottiene 100, con l'indicazione dei giorni di ritardo. Un progetto senza scadenza ottiene 0, perché non c'è un termine rispetto a cui essere in ritardo. Un progetto senza lavoro aperto ottiene 0 indipendentemente da ciò che dice il calendario, perché se non c'è più nulla da fare non si può essere in ritardo.

Tre modificatori e uno zero

Dopo il calcolo di base, tre fatti osservabili sulla board aggiungono punti. Ognuno di essi riporta una motivazione con un conteggio, così che chi legge possa verificarlo direttamente sulla board.

• Task scaduti: almeno un task aperto che ha superato la propria scadenza aggiunge 15 punti.
• Task bloccati: almeno un task aperto contrassegnato come bloccato aggiunge 10 punti.
• Approvazione in sospeso da tempo: almeno un'approvazione in attesa da più di 3 giorni aggiunge 10 punti.
• Nessuno storico: quando alcune fasi adottano la mediana dell'organizzazione, viene elencato un motivo con 0 punti. L'incertezza non è un rischio; ti dice quanto puoi fidarti del numero senza modificarlo.

Fasce e dove viene mostrato il punteggio

Un punteggio pari o superiore a 70 è alto, da 40 a 69 è da monitorare, sotto 40 è basso. Queste tre soglie costituiscono l'intera classificazione; ogni schermata si colora in base a questi nomi e nessuna ne ricalcola di propri.

Un processo giornaliero calcola il punteggio di ogni progetto e salva uno snapshot con i relativi motivi. La scheda del rischio nell'analytics mostra lo snapshot più recente per ciascun progetto, partendo da quelli più a rischio, con i motivi espansi. Il report del lunedì per i proprietari indica i tre progetti più a rischio con il loro punteggio e la loro fascia. I motivi sono memorizzati come dati e mostrati in ebraico o in inglese a partire dagli stessi numeri, senza mai essere scritti nel database come frasi.

Spiegarlo a un cliente

Poiché ogni motivo porta con sé i suoi punti, il punteggio si legge come una frase. Un progetto a 75 potrebbe essere: base 55 perché siamo in ritardo di mezza giornata sulla tabella di marcia con 2,5 giorni di lavoro previsti e 2 giorni alla scadenza; più 10 perché un task è bloccato; più 10 perché la tua approvazione è in sospeso da quattro giorni. Somma i tre e otterrai 75, che è alto.

In questa frase non ci sono scatole nere. Il cliente può intervenire oggi sulla terza riga, il producer sulla seconda, ed entrambi possono vedere il punteggio muoversi domani all'esecuzione dello snapshot giornaliero.