Quando la definizione del tuo processo è errata

Il riscontro

L'audit legge gli intervalli registrati di ogni fase nell'organizzazione. Per ciascuna fase riporta il numero di intervalli misurati, i minuti mediani nella fase, le ore di SLA su quella fase e quanti intervalli sono durati più di quelle ore. Le fasi sono elencate a partire da quella più lenta, quindi il primo riscontro è quello che conta di più.

Il riscontro è espresso in un linguaggio semplice nella proposta: la fase ha richiesto questo numero di minuti mediani e ha registrato questo numero di violazioni. Non c'è alcun punteggio da interpretare; ogni numero nella frase è un conteggio o una mediana calcolata su righe che puoi aprire.

La proposta

Per una fase con un SLA, la proposta è di spostare quelle ore nella fase indicata dall'audit. Per una fase priva di SLA, la proposta è di misurarla prima di impostarne uno, poiché un valore stabilito senza uno storico è proprio ciò che questa funzionalità mira a individuare.

La proposta viene salvata come riga di proposta, come un'automazione compilata a partire da una frase: descritta in linguaggio semplice, simulata e inattiva finché una persona non la approva. Generare la proposta non costa nulla e non richiama alcun modello; si tratta di semplice aritmetica sugli intervalli.

La simulazione

Prima di decidere, l'audit esegue la regola proposta sugli ultimi 30 giorni e segnala cosa sarebbe successo. Conta le violazioni con la regola attuale e quelle con la regola proposta, e suddivide la differenza in tre numeri: veri positivi, ovvero le violazioni rilevate da entrambe le regole; falsi positivi, quelle che la regola proposta aggiungerebbe; e falsi negativi, quelle che smetterebbe di rilevare.

Questa è la frase attorno a cui è stato concepito il piano per questa funzionalità: questo numero di violazioni reali rilevate invece di questo numero di falsi allarmi. Se la regola proposta rileva meno problemi reali rispetto ai falsi allarmi che elimina, puoi vederlo prima che venga modificato qualsiasi elemento.

• Violazioni prima: con l'SLA attuale.
• Violazioni dopo: con la collocazione proposta.
• Veri positivi, falsi positivi, falsi negativi: la differenza, identificata.

L'approvazione modifica il template, e solo il template

Quando approvi, le ore di SLA corrette vengono inserite nella fase indicata nei tuoi template di workflow, e il riepilogo indica quanti template sono stati modificati. Da quel momento, ogni nuovo progetto di quel tipo inizierà con le ore corrette. Nulla cambia sulle board attive, e il riepilogo lo specifica chiaramente.

Questa è la metà sicura e reversibile. La modifica di un template influisce su progetti che non esistono ancora; non può far sì che un task che ieri era in tempo risulti in violazione oggi.

Board attive, sottoposte a audit una alla volta

Dopo l'approvazione, la schermata di review elenca i progetti attivi la cui fase corrente presenta ancora le vecchie ore, indicando il nome del progetto, le ore attuali e proposte, e il numero di task aperti in quella fase. Scegli tu quali aggiornare. L'aggiornamento di un progetto modifica la fase di quel progetto e registra un evento di audit; non aggiornarne nessuno è un'opzione valida.

La scrittura su una fase attiva è circoscritta: modifica le ore di SLA, il nome, il colore o i ruoli, e impedisce di modificare la chiave o il tipo di una fase mentre vi sono dei task associati, poiché cambiare il tipo di fase di un task attivo modifica la necessità o meno di un'approvazione.

Lo storico non viene riscritto. Ogni intervallo registrato conserva le ore di SLA in vigore al momento della sua apertura, quindi un audit eseguito il mese prossimo riporterà comunque il mese scorso in base alla regola del mese scorso.

Perché non è automatico ovunque

La soluzione di design più ovvia sarebbe un singolo clic per correggere il template e ogni board attiva. Ma è un approccio errato, e il registro delle decisioni di questa funzionalità spiega il perché: modificare un SLA su una board attiva riclassifica ciò che il prodotto ha già stabilito. Un task che rientrava nelle sue 48 ore risulterebbe improvvisamente in violazione, un'escalation mai avviata sembrerebbe dovuta, e a un cliente a cui era stato detto che il progetto procedeva regolarmente verrebbe comunicato qualcosa che ora il prodotto smentisce.

Per questo motivo la propagazione è graduale ed è opzionale, per singolo progetto, con una riga di audit dedicata per ciascuno. Un'organizzazione che desidera che le proprie board attive si allineino automaticamente al template non può disporre di questa impostazione, e tale limitazione è intenzionale.