Carico e capacità del team: come si presenta una settimana equa
Una settimana equa è quella in cui il lavoro aperto di nessuno supera la sua capacità settimanale. Tasked misura il carico di una persona come i minuti stimati dei suoi task aperti, divisi equamente quando un task ha più assegnatari, rispetto a una capacità settimanale predefinita di 2.400 minuti (cinque giorni da otto ore) o alla somma delle capacità dei team a cui appartiene. La vista del carico di lavoro colora di rosso chiunque superi questa soglia.
Il carico è un livello, il throughput è un tasso
Due numeri descrivono la settimana di una persona e non devono essere sommati. Il carico è la quantità di lavoro aperto che ha in carico in questo momento, in minuti. Il throughput è il numero di task completati nell'intervallo di tempo considerato. Uno è un livello, l'altro è un tasso, e per questo motivo la scheda del carico nell'analytics li tiene in colonne separate.
Una persona con un carico elevato e un throughput alto è impegnata e produttiva. Una persona con un carico elevato e un throughput basso è bloccata, ed è proprio quella la riga da controllare per prima il lunedì. Leggere solo uno dei due numeri nasconde questa differenza.
Come vengono calcolati i minuti di un task
Ogni task può contenere una stima in minuti. I template includono già le stime per i task più grandi, ad esempio 480 minuti per la scrittura di script e shot list nel pacchetto spot e 960 per l'editing offline, e puoi modificarli come qualsiasi altro campo.
Quando un task ha un solo assegnatario, l'intera stima costituisce il suo carico. Quando ne ha diversi, la stima viene divisa equamente tra loro e gli eventuali minuti rimanenti vengono assegnati ai primi assegnatari in ordine, in modo che la somma delle quote corrisponda sempre alla stima iniziale. Un task senza stima, o senza assegnatario, non contribuisce al carico di nessuno. Si tratta di una scelta precisa: un task senza stima è invisibile nella vista del carico di lavoro finché qualcuno non inserisce un valore, che è il modo più onesto per far emergere questa mancanza.
Lo stesso calcolo viene utilizzato dalla vista del carico di lavoro su una board e dal riepilogo giornaliero dell'analytics, quindi la barra che un producer vede il martedì e la riga del membro nella scheda analytics descrivono gli stessi minuti.
Capacità: il valore predefinito e i team
Una persona che non appartiene a nessun team ha una capacità di 2.400 minuti a settimana, ovvero cinque giorni da otto ore. Un'organizzazione che non crea mai un team vedrà esattamente questo valore per tutti.
Un team è composto da un nome, un elenco di persone e una capacità settimanale in minuti. Non contiene nient'altro: nessun workflow, nessun ruolo, nessuna regola di notifica. Una persona in un team assume la capacità di quel team. Una persona in due team assume la somma di entrambe, il che consente di rappresentare chi lavora parte della settimana in post-produzione e parte in studio.
La gestione dei team è in fase di sviluppo al momento della stesura di questo testo, in arrivo in produzione. La vista del carico di lavoro legge già la capacità del team quando i team esistono, e torna al valore predefinito quando non sono presenti.
La vista del carico di lavoro su una board
Il carico di lavoro è uno dei tipi di vista salvati, insieme a board, elenco, tabella, timeline e calendario. Disegna una barra per assegnatario: i minuti aperti come quota della capacità di quella persona. La barra è bloccata al 100 percento, quindi chi si trova al 130 percento riempie la barra e viene colorato di rosso anziché fuoriuscire dal riquadro.
Il lavoro non assegnato ha una riga dedicata in fondo, quindi la vista mostra anche quanti minuti non sono ancora stati affidati a nessuno. Spostare un task da una persona all'altra aggiorna immediatamente le barre, poiché la vista legge direttamente la board anziché uno snapshot.
La scheda del carico nell'analytics
La scheda del carico legge il riepilogo giornaliero anziché la board in tempo reale e mostra, per ciascun membro, l'ultimo livello di carico di lavoro, il numero di task aperti, scaduti, completati nell'intervallo di tempo e quanti giorni sono stati misurati. I membri sono ordinati in base al carico di lavoro, dal più pesante al più leggero.
Le tre persone più impegnate in questa scheda compaiono anche nel report del lunedì per i proprietari, con il loro carico di lavoro in minuti, in modo che una settimana sovraccarica sia visibile anche a chi non apre mai la schermata di analytics.
Come si presenta una settimana equa nella pratica
Una settimana equa non è una settimana uguale per tutti. Un senior editor con una capacità di 2.400 minuti e 2.300 minuti di lavoro aperto è al 96 percento; un colorist part-time in un team da 1.200 minuti con 1.300 minuti di lavoro è al 108 percento ed è colui che ha bisogno di aiuto. La vista mostra la percentuale, non i minuti effettivi, proprio per questo motivo.
La chiave di volta è la stima. Se le barre sembrano errate, significa che sono errate le stime prima ancora delle assegnazioni. Correggi i numeri sui tre o quattro task più grandi e di solito la situazione si sistemerà da sola.
- Valuta insieme carico e throughput; un carico elevato con un throughput basso indica la riga in cui il lavoro è bloccato.
- Inserisci prima le stime sui task più grandi; un task senza stima non ha alcun peso.
- Imposta la capacità del team per i collaboratori part-time in modo che la percentuale sia realistica.
- Tieni d'occhio la riga dei non assegnati: i minuti che nessuno ha in carico rappresentano il carico nascosto della settimana.
Domande frequenti
- Cosa costituisce il carico di una persona?
- I minuti stimati dei loro task aperti. Un task con più assegnatari viene diviso equamente; un task senza stima non contribuisce in alcun modo.
- Qual è la capacità settimanale predefinita?
- 2.400 minuti, ovvero cinque giorni da otto ore. Una persona che appartiene a uno o più team assume invece la somma delle capacità di tali team.
- La vista del carico di lavoro tiene traccia del tempo effettivamente impiegato?
- No. Confronta i minuti aperti stimati con la capacità. Le ore impiegate vengono registrate altrove, come inserimenti di tempo digitati per una voce di lavoro, e il totale del progetto le affianca alle stime.
- Da dove proviene il numero del carico di lavoro nel report settimanale?
- Dallo stesso riepilogo giornaliero letto dalla scheda del carico. Il report elenca i tre membri più impegnati con il loro carico di lavoro in minuti.
- Una persona può far parte di due team?
- Sì. La sua capacità è la somma delle capacità settimanali di entrambi i team.