Round di revisione: quanti sono e come contarli

Cosa conta esattamente come round

Il motivo per cui si discute sui round di revisione è che nessuno ha mai concordato cosa siano di preciso. Un'unica email con una sola nota è un round? Lo è una telefonata? Il secondo controllo del cliente sulla stessa versione è un nuovo round? Tasked risponde con una regola integrata nel prodotto: un round è una sessione di review, e una sessione di review non viene mai riaperta. Il round successivo è una nuova sessione su una nuova versione.

Contano solo le sessioni in cui è stato richiesto altro lavoro. Una sessione che si è conclusa con un'approvazione chiude il lavoro; nulla è stato rifatto, quindi nulla è stato consumato. Una sessione terminata con un'approvazione con modifiche o con un rifiuto comporta in entrambi i casi un altro passaggio, e un altro passaggio è proprio ciò che lo studio vende a round. È impossibile avere due decisioni sulla stessa sessione, perché la sessione si chiude con la prima decisione.

• Approvato: il lavoro è finito, nessun round consumato.
• Approvato con modifiche: un round consumato, il cut torna alla fase di lavorazione.
• Rifiutato: un round consumato, il cut torna alla fase di lavorazione.

Quanti round concordare

L'impostazione predefinita in Tasked è due, ovvero ciò che di solito prevede il preventivo di uno spot: un round dopo il primo cut e uno dopo il secondo. Il limite massimo è cinquanta, ed è pensato per evitare refusi piuttosto che come limite del prodotto; uno studio che concorda dodici round per un lungo documentario può farlo, mentre uno studio che digita 200 per errore viene bloccato.

Il numero risiede nel progetto e viene impostato quando il progetto viene creato da un template video. Può essere modificato in seguito e la modifica viene registrata nel registro delle attività con il valore precedente e successivo; in questo modo, un progetto rinegoziato da due a tre round conserva la traccia di quando e da chi è stata effettuata la modifica. Il contatore delle revisioni viene mostrato nei progetti creati a partire da template video e su template personalizzati; i pacchetti software, QA e altri non lo mostrano, perché la risoluzione di un bug non si vende a round.

Il contatore è derivato, non digitato

Non esiste una colonna per il contatore dei round in nessuna parte di Tasked. Il numero di round utilizzati è una query sulle decisioni delle sessioni di review del progetto stesso, eseguita quando il progetto viene letto. Un contatore memorizzato andrebbe fuori sincrono non appena un cut viene eliminato o una sessione viene rimossa, e un numero errato su cui lo studio basa la fattura è peggio di non avere alcun numero.

Di conseguenza, il conteggio corrisponde sempre a ciò che è realmente accaduto. Se una sessione viene rimossa, il numero scende; se una decisione viene registrata tramite il portale o dallo studio per conto del cliente, il numero sale, e in entrambi i casi la decisione stessa viene salvata nel registro delle attività con l'indicazione di chi l'ha presa e quando.

Cosa succede al terzo round

Concordare due round e usarne due è esattamente l'accordo previsto, non una violazione. Il terzo è quello che costa denaro, e l'eccedenza è un valore numerico anziché un semplice sì o no, perché ogni round extra è fatturabile separatamente. Il progetto mostra i round utilizzati rispetto a quelli concordati e l'eccedenza accanto.

Il superamento del numero concordato genera un evento su cui un'automazione può agire. Una regola scritta come 'quando un progetto supera i round concordati, notifica l'account manager e crea un task per il producer per inviare la variante d'opera' viene compilata a partire da questa frase, ritradotta in modo che l'autore possa verificarla e simulata sugli eventi reali dell'ultimo mese dell'organizzazione prima di essere attivata. L'evento include i numeri di round utilizzati, concordati e in eccedenza, in modo che la notifica possa citarli.

Lo scope creep non è un round

L'altra discussione al momento della fattura riguarda se una modifica sia stata una revisione o una nuova richiesta. 'Ingrandisci il logo' è una revisione. 'Aggiungi una versione per Instagram' è un nuovo deliverable. Tasked non decide questo al posto tuo, mas fornisce allo studio lo storico su cui basare la decisione: ogni nota è associata a un frame, a una versione, con un orario e una persona, e una nota che si rivela essere un nuovo lavoro può essere convertita in un task con un responsabile e una scadenza, che è proprio da dove parte una variante d'opera.

Le note temporizzate stabiliscono anche cosa è stato richiesto in un determinato round. Quando il cliente sostiene che la modifica a 0:48 era stata richiesta nel primo round e non è stata eseguita, la nota nella sessione del primo round esiste oppure no.

Mettere il numero dove il cliente può vederlo

Un numero che il cliente non vede mai è un numero che sarà contestato. I round concordati devono essere presenti nel brief e nel preventivo, e i round utilizzati devono far parte della conversazione ogni volta che ne viene consumato uno. La decisione che il cliente registra nel portale è il momento esatto in cui un round viene consumato, quindi 'questo è il secondo dei due round inclusi' è una frase che lo studio può pronunciare con la certezza dei dati a supporto.

Nulla di tutto questo sposta denaro all'interno di Tasked. Lo studio fattura il round extra in base ai propri accordi; il compito del prodotto è fare in modo che il conteggio sia chiaro e leggibile per entrambe le parti.