Revisierondes: hoeveel, en hoe tel je ze

Wat telt er nu precies als een ronde

De reden dat er over revisierondes wordt gediscussieerd, is dat niemand heeft afgesproken wat het precies is. Is een enkele e-mail met één opmerking een ronde? Een telefoontje? Is de tweede blik van de klant op dezelfde versie een nieuwe ronde? Tasked geeft antwoord met een regel die in het product is ingebouwd: een ronde is een review-sessie, en een review-sessie wordt nooit heropend. De volgende ronde is een nieuwe sessie op een nieuwe versie.

Alleen sessies waarin om extra werk wordt gevraagd, tellen mee. Een sessie die eindigt met een goedkeuring sluit de klus af; er is niets herzien, dus er is niets verbruikt. Een sessie die eindigt met 'goedgekeurd met wijzigingen' of 'afgewezen' betekent in beide gevallen een nieuwe ronde, en dat is precies wat de studio per ronde verkoopt. Twee beslissingen in dezelfde sessie zijn onmogelijk, omdat de sessie sluit bij de eerste beslissing.

• Goedgekeurd: de klus is geklaard, er is geen ronde gebruikt.
• Goedgekeurd met wijzigingen: er is een ronde gebruikt, de cut gaat terug naar de herzieningsfase.
• Afgewezen: er is een ronde gebruikt, de cut gaat terug naar de herzieningsfase.

Hoeveel rondes spreek je af

De standaard in Tasked is twee, wat meestal ook in een offerte voor een commercial staat: één ronde na de eerste cut en één na de tweede. Het maximum is vijftig, en dat is eerder een limiet om typefouten te voorkomen dan een productbeperking; een studio die twaalf rondes afspreekt voor een lange documentaire kan dat gewoon doen, maar een studio die per ongeluk 200 typt, wordt tegengehouden.

Het aantal hoort bij het project en wordt ingesteld wanneer het project wordt gemaakt op basis van een video-template. Dit kan later worden gewijzigd, en die wijziging wordt weggeschreven naar het audit-logboek met de waarde voor en na. Zo blijft bij een project dat wordt heronderhandeld van twee naar drie rondes bewaard wanneer en door wie dit is gedaan. De revisieteller wordt getoond bij projecten die zijn gebouwd op basis van video-templates en bij aangepaste templates; de software-, QA- en andere pakketten tonen deze niet, omdat een bugfix niet per ronde wordt verkocht.

De teller wordt afgeleid, niet getypt

Er is nergens in Tasked een kolom voor een rondeteller. Het verbruikte aantal is een query over de beslissingen van de eigen review-sessies van het project, die wordt uitgevoerd wanneer het project wordt geladen. Een opgeslagen teller gaat afwijken zodra er een cut wordt verwijderd of een sessie wordt weggehaald, en een afwijkend aantal waarop een studio haar factuur baseert, is erger dan helemaal geen aantal.

Het gevolg is dat het aantal altijd overeenkomt met wat er werkelijk is gebeurd. Als een sessie wordt verwijderd, gaat het aantal omlaag; als er een beslissing wordt geregistreerd via het portaal of door de studio namens de klant, gaat het aantal omhoog. In beide gevallen staat de beslissing zelf in het audit-logboek, inclusief wie deze heeft genomen en wanneer.

Wat gebeurt er bij de derde ronde

Twee rondes afspreken en er twee gebruiken is precies volgens afspraak, geen schending. De derde ronde is degene die geld kost, en de overschrijding is een aantal in plaats van een ja of nee, omdat elke extra ronde apart gefactureerd kan worden. Het project toont het aantal gebruikte versus overeengekomen rondes, met de overschrijding daarnaast.

Het overschrijden van het overeengekomen aantal triggert een gebeurtenis, en een automatisering kan daarop reageren. Een regel als 'wanneer een project de overeengekomen rondes overschrijdt, breng dan de accountmanager op de hoogte en maak een taak aan voor de producer om de wijzigingsopdracht te verzenden' wordt opgebouwd uit die zin, terugvertaald zodat de maker deze kan controleren, en gesimuleerd over de echte gebeurtenissen van de organisatie van de afgelopen maand voordat deze wordt ingeschakeld. De gebeurtenis bevat de gebruikte, overeengekomen en overschreden aantallen, zodat de melding deze kan vermelden.

Scope creep is geen ronde

De andere discussie bij de factuur is of een wijziging een revisie was of een nieuw verzoek. 'Maak het logo groter' is een revisie. 'Voeg een versie toe voor Instagram' is een nieuwe deliverable. Tasked beslist dat niet voor je, maar geeft de studio wel de gegevens om die beslissing op te baseren: elke opmerking is gekoppeld aan een frame, aan een versie, met een tijdstip en een persoon. Een opmerking die nieuw werk blijkt te zijn, kan worden omgezet in een taak met een verantwoordelijke en een deadline, en dat is waar een wijzigingsopdracht begint.

Tijdgebonden opmerkingen maken ook duidelijk wat er in een bepaalde ronde is gevraagd. Wanneer de klant zegt dat de wijziging op 0:48 al in ronde één was gevraagd en niet is doorgevoerd, bestaat de opmerking in de sessie van ronde één of niet.

Zet het aantal waar de klant het ziet

Een aantal dat de klant nooit ziet, is een aantal waarover gediscussieerd zal worden. De overeengekomen rondes horen thuis in de briefing en in de offerte, en de gebruikte rondes horen thuis in het gesprek telkens wanneer er een ronde wordt verbruikt. De beslissing die de klant in het portaal registreert, is het moment waarop een ronde wordt verbruikt. 'Dit is je tweede van de twee inbegrepen rondes' is dus een zin die de studio met de bewijzen in de hand kan uitspreken.

Niets hiervan verplaatst geld binnen Tasked. De studio factureert de extra ronde volgens haar eigen voorwaarden; het is de taak van het product om te zorgen dat het aantal voor beide partijen inzichtelijk is.