Hvad en godkendelseslog er værd

Hvad der skrives, når en kunde træffer en beslutning

En beslutning fra portalen skriver tre ting i én transaktion. En beslutningsrække på godkendelsen med resultatet - godkendt eller anmodet om ændringer - kommentaren, en aktørtype som portal og intet bruger-id. En revisionsrække i studiets eget ordvalg, der siger, at godkendelsen blev godkendt, eller at der blev anmodet om ændringer, sammen med kommentaren. Og selve godkendelsen markeres som besluttet med tidsstempel.

Når skrivningen er sikret, registrerer en anden revisionsrække, at beslutningen kom gennem portalen: hvilken indgang, hvilken session og hvilken reviewrunde, der modtog den. Først derefter får studiets folk besked, så et e-mailnedbrud aldrig kan rulle en beslutning tilbage, og boardet flytter sig i henhold til workflowets egne regler.

En beslutning, som en producer registrerer på studiets side, skriver de samme rækker med producerens bruger-id og en aktørtype som bruger. De to er aldrig den samme række, hvilket gør, at studiet med sikkerhed kan sige, om kunden trykkede på knappen, eller om studiet gjorde det på deres ord.

Hvilken version

Spørgsmålet om version besvares af reviewrunden. En runde er ét review af én version, som åbnes én gang og lukkes én gang af præcis én beslutning, og som aldrig genåbnes. Når kunden beslutter noget fra portalen, og godkendelsens opgave har et åbent reviewrum, registreres beslutningen i det rum, og revisionsrækken for portalbeslutningen navngiver runden. Runden navngiver versionen.

Portalen viser selv kunden versionsnummeret på det, de kigger på, så kunden og studiet ser det samme nummer i beslutningsøjeblikket. I studiets rum kan to versioner sammenlignes side om side med noter, der føres videre til næste version, så vejen fra noten på version to til godkendelsen på version tre er gennemskuelig fra start til slut.

Hvilken indgang, og hvem stod bag den

En indgang har en label, som studiet har valgt - en kunde eller en bestemt person hos kunden - og en type: kode, link, telefon eller e-mail. En indgang, der krævede en engangskode via SMS eller e-mail, knytter sessionen til det telefonnummer eller den adresse, der modtog koden, og afsendelsen samt eventuelle mislykkede forsøg registreres i revisionsloggen. Sessionen registrerer IP-adressen og browseren, og indgangen tæller, hvor mange forskellige enheder der nogensinde har brugt den.

Så registreringen for en beslutning lyder: indgang 'Dana, marketing', type e-mail med engangskode, session åbnet på denne dato fra denne adresse, beslutning godkendt på dette tidspunkt på version tre. En indgang for hele kunden uden engangskode er mindre specifik, og studiet vælger, hvad de ønsker, når they opretter indgangen.

En afvist adgang registreres også med årsagen - ikke fundet, tilbagekaldt, udløbet, engangskode påkrævet - som gemmes til studiet og aldrig vises ved indgangen. Et link, der bliver bombarderet, er synligt i loggen, før det bliver et problem.

Append-only betyder append-only

Revisionstabellen har ingen mulighed for opdatering eller sletning på noget niveau i applikationen, og en kontrol i build-processen afviser kode, der ville tilføje en. En skrevet række er en bevaret række. At rette i historikken betyder, at man skriver en ny række, der angiver dette, ligesom i et bogholderi.

Historikken overlever personerne i den. Når en brugerkonto slettes, slettes kontoens rækker permanent, men hver revisionsrække peger på brugeren via et link, der sættes til null i stedet for at blive slettet i kaskade, og aktørens e-mail blev stemplet på rækken på skrivetidspunktet. Et år senere viser rækken stadig, hvem der gjorde det.

Den samme regel forhindrer, at en freelancers afgang sletter et studies arbejde: projekter, opgaver, kommentarer, godkendelser og filer er oprettet via et link, der nulstilles ved sletning, i stedet for at blive slettet i kaskade.

Hele historikken omkring en beslutning

En beslutning er én række blandt mange, som portalen skriver. Historikken omkring den inkluderer oprettelsen af indgangen med dens indstillinger og aldrig dens loginoplysninger; leveringen af invitationen; tilbagekaldelsen af indgangen; enhver adgang og afvist adgang; enhver sendt eller mislykket engangskode; enhver oprettet note; enhver uploadet brief; enhver downloadet leverance; enhver påmindelse sendt af en person eller af systemet; og enhver korrekturrunde, der oversteg det aftalte antal, med antallet af runder. En ændring af det aftalte antal runder registreres i revisionsloggen med de gamle og nye værdier.

Studiets side af portalen viser hver indgang med første åbning, seneste aktivitet, unikke enheder og antallet af registrerede kundegodkendelser. Den tabel læses fra de samme rækker; det er ikke en sekundær kilde, der kan være uoverensstemmelse med.

• Beslutning: resultat, kommentar, aktørtype, tidspunkt, indgang, session, runde.
• Indgang: oprettet, leveret, tilbagekaldt, logget ind, afvist med årsag.
• Omkring den: noter, uploads, downloads, påmindelser, overskredne runder.

Sletning, eksport og hvad der overlever

En workspace-ejer kan eksportere alt, hvad workspacet ejer, til én fil fra indstillingsskærmen, og kan slette workspacet eller sin egen konto uden at spørge nogen hos Tasked. Sletning er beskyttet af tre trin: indtastning af workspacets eller kontoens eget id, en ny gen-autentificering og en bekræftelse, der angiver den dato, hvor handlingen ikke længere kan fortrydes. En konto, der er den sidste ejer af et aktivt workspace, kan ikke slettes, før dette er løst.

Det offentliggjorte tidsvindue er 30 dage. Et slettet workspace eksporteres, markeres som slettet og slettes permanent 30 dage senere via en daglig oprydning; dette tidsvindue er det samme, som er angivet i vilkårene, privatlivspolitikken og databehandleraftalen, og en test i build-processen fejler, hvis koden og de offentliggjorte formuleringer nogensinde er i uoverensstemmelse. Eksporten er en zip-fil, der hentes via et signeret link, som er aktivt i fem minutter.

Revisionssporet overlever sletningen, renset for identificerbare oplysninger, så det stadig kan dokumenteres, hvad der skete. Det er det, loggen er værd: Den godkendelse, som en kunde stiller spørgsmål ved om et år, er der stadig, med oplysninger om hvem, hvornår, hvilken version og hvilken indgang, uafhængigt af om de involverede personer stadig har en konto eller ej.