Hvem der må godkende, og hvordan portalen ved det
Portalen ved, hvem der må godkende, fordi hver indgang har fem indstillinger: visning, kommentar, godkendelse, upload og download. En ny indgang er kun til visning; kun en indgang med godkendelse når frem til beslutningsstien, og siden viser aldrig en knap, som indgangen ikke kan bruge. En indgang er begrænset til ét projekt eller til en hel kunde, og den navngiver én person, når studiet angiver denne persons egen e-mail eller telefon. Enhver beslutning registreres med den indgang og den session, den kom igennem.
Fem indstillinger på hver indgang
En portalindgang indeholder fem boolske værdier: visning, kommentar, godkendelse, upload og download. Studiet indstiller dem, når det opretter indgangen, og en indgang, der anmodes om uden tilladelser, er kun til visning. Hver portalsti angiver den specifikke tilladelse, den kræver, og en wrapper kontrollerer indgangen, før stien afvikles, så en sti aldrig selv skal huske at kontrollere det.
Godkendelse er den indstilling, der er afgørende for godkendelsen. Beslutningsstien kræver den; en indgang, der kun er til visning eller kommentarer, kan slet ikke nå stien, og svaret er den samme afvisning, som en fremmed får. Portalsiden læser indgangens tilladelser, når den åbnes, og skjuler det, som indgangen ikke kan gøre, så en kunde med en indgang, der kun er til kommentarer, ser tråden og ingen godkendelsesknap i stedet for en knap, der fejler.
Visning er bevidst ikke inkluderet i de andre. En indgang, der kan godkende, men ikke vise, er en fejl, som et studie kan begå via API'et, og produktet lader visningsstien afvise anmodningen, så studiet opdager det, i stedet for at rette det i stilhed.
En projektindgang eller en kundeindgang
En indgang er rettet mod ét projekt eller mod én kunde. En projektindgang ser det projekt og intet andet. En kundeindgang ser alle projekter for den pågældende kunde. En indgang, der ikke er rettet mod nogen af delene, ser intet og kan derfor intet beslutte. Om en given godkendelse skal besluttes af denne indgang, besvares af den samme regel læst bagfra: godkendelsen ligger på en opgave, opgaven på et projekt, og indgangen skal være afgrænset til det projekt eller til det projekts kunde.
Det projekt og den kunde, som en indgang peger på, kontrolleres mod studiets egen organisation, før indgangen oprettes, så en indgang kan aldrig pege på tværs af organisationer, og et manglende projekt eller en manglende kunde returnerer 'ikke fundet' i stedet for at oprette en indgang med en ugyldig reference.
Påmindelsesjobbet bruger den samme afgrænsningsregel til at beslutte, hvilke indgange der skal rykkes, når en godkendelse overskrider sin SLA, så den indgang, der påmindes, altid er en indgang, der rent faktisk kan handle.
Én indgang pr. person
En indgang har en label, som studiet vælger, f.eks. kundens navn eller en bestemt person hos kunden. Når studiet opretter en indgang til en kunde uden at angive yderligere, sendes invitationen til kundens egen kontakt-e-mail og -telefon. Når indgangen er til én bestemt person - f.eks. marketingchefen i stedet for faktureringsadressen - angiver studiet denne persons e-mail eller telefon, og invitationen sendes dertil i stedet.
For at sikre en stærkere forbindelse mellem indgangen og personen kan en indgang kræve en engangskode via SMS eller e-mail udover linket: seks cifre, fem minutter, fem forsøg, og genafsendelse er tilladt efter et minut. En indgang kan også begrænse antallet af enheder fra én til tyve. Med en grænse på én vil en fremmed enhed, der logger på, flytte indgangen til sig selv og afslutte alle andre sessioner med det samme; med en højere grænse afsluttes kun den ældste session. Den samme enhed bliver aldrig smidt ud: En genindlæsning eller en mistet cookie er ikke en straf.
Studiets aktivitetslog viser for hver indgang, hvor mange forskellige enheder der har brugt den. En indgang, der er beregnet til én person, men som viser seks enheder, er et link, der er blevet delt med andre, og studiet kan tilbagekalde det og oprette et nyt i samme minut.
Når studiet beslutter på kundens vegne
En producer kan også registrere en beslutning på studiets side med kundens ord i hånden. Beslutningsrækken indeholder derefter producerens bruger-id og en aktørtype af typen 'bruger'. En beslutning fra portalen indeholder en aktørtype af typen 'portal' og intet bruger-id. De to kan altid skelnes i feedet og i revisionsloggen, så 'kunden godkendte' og 'vi godkendte på vegne af kunden' er aldrig den samme række.
Interne godkendelser - en godkendelsesfase, som en producer eller en instruktør godkender - er den samme mekanisme med et studiemedlem som godkender, og de opgaveansvarlige som de personer, der påmindes, når det venter for længe.
Udløb, tilbagekaldelse og hvad studiet ser
En indgang udløber som standard efter 30 dage. Studiet kan indstille det til mellem 1 og 365 dage eller eksplicit vælge intet udløb; en udeladt værdi efterlader aldrig en permanent indgang åben ved et uheld. En tilbagekaldt indgang afviser adgang med det samme. En tilbagekaldt indgang vises som tilbagekaldt i stedet for udløbet på studiets liste, fordi et studie, der har deaktiveret et link, gerne vil kunne se, at det har gjort det.
Studiets side viser alle indgange med deres label, status, tilladelser, første gang åbnet, sidst set, unikke enheder og antallet af registrerede kundegodkendelser. Før den liste eksisterede, var det ærlige svar på 'har hun åbnet det?' et telefonopkald.
Oprettelse og tilbagekaldelse og en indgang registreres i revisionsloggen med indgangens indstillinger og aldrig dens adgangsoplysninger. En afvist adgang registreres også med årsagen - ikke fundet, tilbagekaldt, udløbet eller engangskode påkrævet - hvilket registreres for studiet og aldrig vises til personen ved indgangen, da en forskel i afvisninger kan fungere som et orakel for en, der forsøger at gætte sig frem.
- Standardindgang: kun visning, 30 dage, invitation til kundens kontaktrække.
- Godkendelse kræver godkendelsesindstillingen; brugerfladen skjuler det, som indgangen ikke kan gøre.
- Omfanget er ét projekt eller én kunde; aldrig på tværs af organisationer.
Spørgsmål, der ofte dukker op
- Kan to personer hos kunden have forskellige rettigheder?
- Ja. Opret én indgang pr. person, hver med sin egen e-mail eller telefon og sine egne indstillinger. Den ene kan have adgang til kun at kommentere, og den anden kan godkende, og registreringen angiver, hvilken indgang der traf beslutningen.
- Hvad ser en kunde med en indgang, der kun er til visning?
- Elementet og dets status samt tråden, hvis kommentarer er slået til. Ingen godkendelsesknap, intet uploadområde, intet downloadlink. Siden tilbyder kun det, som indgangen har tilladelse til.
- Kan en kunde se andre projekter?
- En projektindgang ser ét projekt. En kundeindgang ser den pågældende kundes projekter. Ingen indgang kan se en anden kunde, studiets kundeliste eller navnene på medarbejdere, der ikke er involveret.
- Hvordan ved studiet, om et link bliver delt?
- Aktivitetsloggen viser unikke enheder pr. indgang. En indgang til én person, der viser mange enheder, er signalet, og studiet kan tilbagekalde den og oprette en ny med det samme.
- Blower en beslutning, som studiet indtaster på vegne af en kunde, markeret anderledes?
- Ja. En beslutning i portalen indeholder portalens aktørtype og ingen bruger; en beslutning fra studiet indeholder producerens bruger-id. Feedet og loggen holder dem adskilt.