Jakou hodnotu má záznam o schválení

Co se zapíše, když se klient rozhodne

Rozhodnutí z portálu zapíše tři věci v jedné transakci. Řádek rozhodnutí o schválení s verdiktem - schváleno nebo požadovány změny - komentářem, typem aktéra portál a bez ID uživatele. Auditní řádek ve vlastním slovníku studia, který uvádějí, že schválení bylo schváleno nebo byly požadovány změny, spolu s komentářem. A samotné schválení se označí jako rozhodnuté s časovým údajem.

Jakmile je zápis trvalý, druhý auditní řádek zaznamená, že rozhodnutí přišlo přes portál: který vstup, která relace a které kolo revizí ho zachytilo. Teprve potom jsou lidé ze studia upozorněni, takže výpadek e-mailu nemůže nikdy vrátit verdikt zpět, a nástěnka se posune podle vlastních pravidel workflow.

Rozhodnutí, které producent zaznamená na straně studia, zapíše stejné řádky s ID uživatele producenta a typem aktéra uživatel. Tyto dva řádky nejsou nikdy totožné, což studiu umožňuje s jistotou říct, zda tlačítko stiskl klient, nebo zda to udělalo studio na základě jeho slova.

Která verze

Otázku verze zodpovídá kolo revizí. Kolo je jedna revize jedné verze, jednou otevřená a jednou uzavřená přesně jedním verdiktem, která se již nikdy znovu neotevře. Když se klient rozhodne z portálu a úkol schválení má otevřenou místnost pro revize, verdikt se zaznamená v této místnosti a auditní řádek pro rozhodnutí z portálu uvádí dané kolo. Kolo pak určuje verzi.

Samotný portál ukazuje klientovi číslo verze toho, na co se dívá, takže klient i studio vidí v okamžiku rozhodnutí stejné číslo. V místnosti studia lze porovnat dvě verze vedle sebe s poznámkami přenesenými do další verze, takže cesta od poznámky u druhé verze ke schválení u třetí verze je čitelná od začátku do konce.

Který vstup a kdo za ním stál

Vstup má štítek, který studio vybralo - klient nebo konkrétní osoba u klienta - a typ: kód, odkaz, telefon nebo e-mail. Vstup, který vyžadoval jednorázový kód přes SMS nebo e-mail, propojuje relaci s telefonním číslem nebo adresou, na kterou kód přišel, a odeslání i případné neúspěšné pokusy jsou auditovány. Relace zaznamenává IP adresu a prohlížeč a vstup počítá, kolik různých zařízení jej kdy použilo.

Záznam o rozhodnutí tedy zní: vstup „Dana, marketing“, typ e-mail s jednorázovým kódem, relace otevřena tohoto data z této adresy, rozhodnutí schváleno v tento čas u verze tři. Vstup pro celého klienta bez jednorázového kódu poskytuje méně konkrétní údaje a studio si při vystavení vstupu samo vybere, kterou možnost chce.

Zaznamenává se také odepřený přístup s důvodem - nenalezeno, zneplatněno, vypršela platnost, vyžadován jednorázový kód - který se ukládá pro studio a u vstupu se nikdy nezobrazuje. Pokud na nějaký odkaz někdo neustále kliká, je to v protokolu vidět dříve, než nastane problém.

Pouze pro přidávání znamená pouze pro přidávání

Auditní tabulka nemá v žádném rozsahu aplikace možnost aktualizace ani smazání a kontrola při sestavení odmítne kód, který by ji přidal. Zapsaný řádek je zachovaný řádek. Oprava záznamu znamená zápis dalšího řádku, který to uvádí, stejně jako v účetní knize.

Stopa přežije lidi, kteří v ní figurují. Při smazání uživatelského účtu se řádky účtu trvale smažou, ale každý auditní řádek ukazuje na uživatele prostřednictvím odkazu, který se nastaví na hodnotu null, namísto kaskádového mazání, a e-mail aktéra byl na řádek otisknut v době zápisu. O rok později řádek stále říká, kdo to udělal.

Stejné pravidlo brání tomu, aby odchod externisty smazal práci studia: projekty, úkoly, komentáře, schválení a soubory jsou propojeny přes odkaz, který se při smazání nastaví na null, nikoli kaskádově.

Celá stopa kolem rozhodnutí

Rozhodnutí je jedním z mnoha řádků, které portál zapisuje. Stopa kolem něj zahrnuje vystavení vstupu s jeho nastavením (nikdy ne s přihlašovacími údaji), doručení pozvánky, zneplatnění vstupu, každý přístup i odepřený přístup, každý odeslaný nebo neúspěšný jednorázový kód, každou přidanou poznámku, každý nahraný brief, každý stažený výstup, každé odeslané připomenutí (člověkem nebo systémem) a každé kolo revizí, které překročilo dohodnutý počet, včetně počtu kol. Změna dohodnutého počtu kol je auditována s původní i novou hodnotou.

Strana portálu určená pro studio uvádí každý vstup s údaji o prvním otevření, posledním zobrazení, různých zařízeních a počtu zaznamenaných schválení klientem. Tato tabulka se načítá ze stejných řádků; nejedná se o druhý zdroj, který by mohl být v rozporu.

• Rozhodnutí: verdikt, komentář, typ aktéra, čas, vstup, relace, kolo.
• Vstup: vystaven, doručen, zneplatněn, přístup povolen, odepřen s důvodem.
• Kolem něj: poznámky, nahrání, stažení, připomenutí, překročení počtu kol.

Smazání, export a co přežije

Vlastník pracovního prostoru může z obrazovky nastavení exportovat vše, co pracovní prostor obsahuje, do jednoho souboru a může smazat pracovní prostor nebo svůj vlastní účet, aniž by se musel kohokoli v Tasked ptát. Smazání je chráněno třemi kroky: vypsáním identifikátoru pracovního prostoru nebo účtu, novým ověřením totožnosti a potvrzením, které uvádí datum, kdy akce přestane být vratná. Účet, který je posledním vlastníkem aktivního pracovního prostoru, nelze smazat, dokud se tato situace nevyřeší.

Zveřejněná lhůta je 30 dní. Smazaný pracovní prostor se vyexportuje, označí jako smazaný a o 30 dní později se trvale odstraní v rámci každodenního čištění. Stejnou lhůtu uvádějí smluvní podmínky, zásady ochrany osobních údajů i dohoda o zpracování osobních údajů, a test při sestavení selže, pokud by kód a zveřejněné věty byly někdy v rozporu. Export je soubor ZIP stažený přes podepsaný odkaz, který platí pět minut.

Auditní stopa přežije smazání zbavená identifikačních údajů, takže lze stále doložit, co se stalo. V tom spočívá hodnota záznamu: schválení, které klient po roce zpochybní, je stále k dispozici s údaji o tom, kdo, kdy, kterou verzi a přes který vstup schválil, bez ohledu na to, zda kdokoli ze zúčastněných má stále aktivní účet.