Workflow schválení, které má každý tým
Něco je vyžádáno, někdo to zreviduje, zapracují se změny a v určitém okamžiku je to schváleno. Tasked z toho dělá typ fáze, nikoli stav. Když položka vstoupí do fáze schválení, systém pro ni spustí schválení. Položka nemůže odejít přes přechod pro schválené, dokud není zaznamenáno rozhodnutí, a osoba, která rozhoduje, tak může učinit přes vstup bez nutnosti mít účet. Stejným objektem je schválení scénáře, finální střih, revize značky, vydání nebo ověření opravy zákazníkem.
Fáze, ne stav
Když položka vstoupí do fáze schválení, systém pro ni spustí schválení. Položka nemůže odejít přes přechod pro schválené, dokud není zaznamenáno rozhodnutí. Zamítnutí nebo žádost o změny odešle položku do určené fáze pro přepracování, kterou workflow definuje.
Sada workflow schválení má tuto podobu: vyžádáno (práce, 24 hodin), v revizi (schválení, 48 hodin), vyžádány změny (práce, 48 hodin), schváleno (práce, 24 hodin), hotovo. Fáze v revizi je bránou. Vyžádání změn vede po dokončení kontrolního seznamu zpět do fáze v revizi.
- Schválení se spustí při vstupu, odchod je bez rozhodnutí zamítnut
- Určená fáze přepracování pro vyžádané změny
- Objekt schválení neobsahuje žádný odkaz na typ souboru
Kam sady umisťují bránu
Reklama a firemní video zařazují schválení scénáře před natáčení a schválení finálního střihu před odevzdání. Dokumentární tvorba vyžaduje schválení treatmentu a schválení finálního střihu. Svatební video mívá jediné schválení finálního střihu po dokončení celého filmu. Dávka obsahu pro sociální sítě obsahuje schválení plánu a bránu pro publikování. Požadavek na design zařazuje klientskou revizi po interní revizi. Kampaň obsahuje revizi značky a právní revizi. Software a vydání verze vyžadují schválení vydání. Incident vyžaduje ověření zákazníkem. Ve všech případech jde v systému o stejný objekt.
Kdo může rozhodovat a záznamy
Každá fáze určuje role, které ji vlastní. Schvalovatel mimo pracovní prostor získá vstup: kód, odkaz, telefonní číslo nebo e-mailovou adresu. Jeho prostřednictvím vidí položku, může přidávat poznámky a kliknout na schválit, zamítnout nebo vyžádat změny. Rozhodnutí se ukládá s identitou vstupu, časem a informací o tom, zda jej provedl člen, nebo bylo odesláno přes portál.
Každé rozhodnutí se zapisuje do auditního protokolu, do kterého lze pouze přidávat. Nic v něm nelze z aplikace upravit ani smazat. Je součástí exportu dat. Při rozhodnutí se spouštějí webhooky s protokolem o doručení. Připomenutí se odesílají před vypršením lhůty. Schválení, které čeká několik dní, představuje konkrétní důvod v hodnocení rizik projektu.
Často kladené otázky
- Může jedna položka vyžadovat dvě schválení?
- Ano. Dvě fáze schválení za sebou, každá s vlastním vlastníkem, časovým oknem a cestou pro přepracování. Sada pro kampaně se takto dodává s revizí značky a právní revizí.
- Co když schvalovatel není uživatelem pracovního prostoru?
- Obdrží vstup a rozhodnou jeho prostřednictvím. Bez účtu, bez místa.
- Lze rozhodnutí později změnit?
- Lze zaznamenat nové rozhodnutí; to předchozí zůstane v auditním protokolu, do kterého lze pouze přidávat. Nic se nepřepisuje.
- Je to určeno pouze pro video?
- Ne. Objekt schválení je bránou pro úkol a fázi. Funguje stejně pro scénář, design, vydání verze nebo incident.