Het maandagochtendrapport voor eigenaren

Wat erin staat

Het rapport beslaat een periode van zeven dagen die eindigt op de dag voordat het wordt verzonden. De feiten liggen vast; elke week worden dezelfde elf onderdelen in dezelfde volgorde geleverd, zodat de eigenaar het binnen een paar minuten leert lezen.

• Voltooide taken deze week.
• Nu openstaand en nu overtijd.
• Uren gewacht op klanten.
• Gemiddelde doorlooptijd voor de week, of een melding dat deze niet is gemeten.
• Dagen zonder gegevens, indien van toepassing, zodat een laag getal niet ten onrechte voor een goed resultaat wordt aangezien.
• De drie langzaamste fasen met hun mediane tijd in die fase.
• De drie projecten die het langst op een klant hebben gewacht, in minuten.
• De drie drukste mensen, met hun workload in minuten.
• De drie meest risicovolle projecten, met score en risicoklasse.

Waar de cijfers vandaan komen

Een dagelijkse taak voegt de gebeurtenissen van elke organisatie samen tot één rij per dag voor de organisatie, voor elk project en voor elk teamlid, en berekent voor elk project het risico op te late oplevering. De analyseschermen lezen die rijen uit. Het wekelijkse rapport leest dezelfde rijen via dezelfde vijf query's die de schermen gebruiken: portfolio, knelpunten, klanten, workload en risico.

Dat is precies het idee achter het ontwerp. Het rapport en de schermen kunnen niet van elkaar afwijken, omdat er één berekening is en twee manieren om deze te bekijken. Als het rapport 14 voltooide taken vermeldt, geeft het tabblad portfolio er ook 14 aan.

Wat de AI mag doen

Nadat de feiten zijn verzameld, worden ze aan de AI overhandigd als een lijst met regels met elk één getal, samen met twee regels: gebruik alleen de bovenstaande getallen en verzin niets. De AI retourneert drie tot vijf zinnen en precies drie voorgestelde acties, de meest nuttige eerst, elk met een reden van één regel die is gekoppeld aan een van de vermelde getallen.

Er wordt nooit om een getal gevraagd aan de AI, dus een verzonnen cijfer kan nergens binnensluipen. De AI schrijft in de taal van de ontvanger, Hebreeuws of Engels. De AI heeft alleen toegang tot de gegevens van de organisatie via dezelfde interface die alle andere AI-functies gebruiken, onder de actieve gebruiker en het eigen budget van de organisatie.

Als het genereren van de tekst mislukt, wordt het rapport niet verzonden als een tabel met cijfers met een leegte waar de tekst hoort te staan. De e-mail wacht op de volgende run en de melding in de app verschijnt nog steeds met de belangrijkste cijfers, zodat de eigenaar nooit zonder de feiten zit.

Via e-mail en in de app

De e-mail bevat de naam van de organisatie, het datumbereik, de vier belangrijkste cijfers, de tekst, de drie acties en een knop naar het analysescherm. De melding in de app heeft het datumbereik als titel, de tekst als inhoud en opent hetzelfde scherm.

Beide zijn gekoppeld aan de organisatie en de week, dus het opnieuw uitvoeren van de taak levert geen tweede kopie op. De geplande taak wordt op maandagochtend uitgevoerd, en hetzelfde codepad kan ook handmatig worden gestart.

In vijf minuten gelezen

Vergelijk de vier belangrijkste cijfers met die van vorige week. Lees vervolgens de drie lijsten van onder naar boven: eerst de meest risicovolle projecten, want daar is mogelijk een telefoontje naar de klant nodig; daarna de drukste mensen, want daar helpt een herverdeling deze week; als laatste de langzaamste fasen, want dat zijn procesvragen voor de langere termijn, niet voor deze ochtend.

De drie voorgestelde acties zijn een startpunt, elk gekoppeld aan een cijfer. Voer er één uit, negeer er twee, en het rapport heeft zijn werk gedaan.

• Belangrijkste cijfers: vergelijk met vorige week.
• Meest risicovolle projecten: wie er vandaag gebeld moet worden.
• Drukste mensen: wat er deze week verschoven moet worden.
• Langzaamste fasen: wat er besproken moet worden bij de procesevaluatie.

Wat het niet is

Het rapport is geen dashboard dat je zelf configureert; de vorm ligt vast en het toont dezelfde Silicon Valley-achtige weergaven die het analysescherm al laat zien. Het is geen vervanging voor het openen van de borden; het vertelt je welk bord je als eerste moet openen. En het is geen voorspelling: elk getal erin is een telling, een totaal, een mediaan of een opgeslagen risicoscore, die je allemaal kunt terugvinden op de schermen waarnaar wordt gelinkt.