Een risicoscore die je aan een klant kunt uitleggen

Drie inputs die een mens handmatig kan controleren

De score gebruikt precies drie inputs. Ten eerste de mediaantijd die taken in je organisatie historisch gezien in elke fase hebben doorgebracht. Ten tweede waar elke openstaande taak van het project zich nu op het bord bevindt en hoe lang deze daar al staat. Ten derde hoeveel dagen er nog over zijn tot de deadline van het project.

Er komt niets anders bij kijken. Er wordt geen tekst gelezen, er wordt geen extern model aangeroepen en dezelfde inputs leveren altijd dezelfde score op. Het model is voorzien van versies, en elke opgeslagen score registreert welke versie deze heeft gegenereerd, zodat een verandering in de berekening nooit kan worden aangezien voor een verandering in je projecten.

Hoeveel werk er nog over is

Voor elke fase neemt het model de mediaan van de geregistreerde intervallen binnen de organisatie. Een fase met minder dan drie metingen leent in plaats daarvan de organisatiebrede mediaan, en een organisatie zonder enige geschiedenis gebruikt acht uur per fase totdat er gegevens zijn.

Voor elke openstaande taak is de verwachte resterende tijd wat er nog over is van de huidige fase (de mediaan van de fase minus de tijd die er al is doorgebracht, nooit minder dan nul) plus de volledige mediaan van elke fase die nog voor de boeg ligt. De totalen van de fases worden opgeteld voor alle openstaande taken en gedeeld door zes productieve uren per kalenderdag, niet vierentwintig: een deadline over drie dagen is drie werkdagen aan capaciteit.

De druklijn

De speling is het aantal dagen tot de deadline min de verwachte resterende dagen. De basisscore is 50 wanneer de verwachte afronding precies op de deadline valt, en deze verschuift met 10 punten voor elke dag speling in beide richtingen, begrensd tussen 0 en 100. Twee dagen speling is 30; twee dagen achterstand is 70. De lijn is bewust recht: een curve die niemand kan omkeren is niet uit te leggen.

Drie situaties omzeilen de lijn direct. Een project dat de deadline is gepasseerd met openstaand werk krijgt een score van 100, inclusief het aantal dagen vertraging. Een project zonder deadline krijgt een score van 0, omdat er niets is om te laat voor te zijn. Een project zonder openstaand werk krijgt een score van 0, wat de kalender ook zegt, want wat niet meer gedaan hoeft te worden, kan niet te laat zijn.

Drie aanpassingen en één nul

Naast de basis voegen drie waarneembare feiten over het bord punten toe. Elk feit voegt een reden met een telling toe, zodat de lezer dit op het bord kan controleren.

• Taken over de deadline: ten minste één openstaande taak die de eigen deadline is gepasseerd, voegt 15 punten toe.
• Geblokkeerde taken: ten minste één openstaande taak die als geblokkeerd is gemarkeerd, voegt 10 punten toe.
• Verouderde goedkeuring: ten minste één goedkeuring die al langer dan 3 dagen in afwachting is, voegt 10 punten toe.
• Geen geschiedenis: wanneer sommige fases de mediaan van de organisatie hebben geleend, wordt er een reden met 0 punten vermeld. Onzekerheid is geen risico; het vertelt je in welke mate je het getal kunt vertrouwen zonder het te veranderen.

Categorieën en waar de score wordt getoond

Een score van 70 of hoger is hoog, 40 tot 69 is opletten, onder de 40 is laag. Deze drie drempelwaarden vormen de volledige classificatie; elk scherm kleurt mee op basis van deze namen en geen enkel scherm berekent een eigen waarde.

Een dagelijkse taak berekent de score voor elk project en slaat een momentopname met de redenen op. Het risicotabblad in de statistieken toont de nieuwste momentopname per project, met de meest risicovolle bovenaan en de redenen uitgeklapt. Het rapport voor de eigenaar op maandag noemt de drie meest risicovolle projecten met hun score en categorie. De redenen worden opgeslagen als data en op basis van dezelfde getallen in het Hebreeuws of Engels weergegeven, en worden nooit als volzinnen in de database weggeschreven.

Het uitleggen aan een klant

Onderdeel van de kracht is dat elke reden zijn eigen punten met zich meedraagt, waardoor de score leest als een zin. Een project op 75 kan bijvoorbeeld zijn: basis 55 omdat we een halve dag achterlopen op schema met 2,5 verwachte werkdagen en 2 dagen tot de deadline; plus 10 omdat één taak is geblokkeerd; plus 10 omdat je goedkeuring al vier dagen in afwachting is. Tel deze drie op en je komt uit op 75, wat hoog is.

Die zin bevat geen black box. De klant kan vandaag nog actie ondernemen op de derde regel, de producent op de tweede, en beiden kunnen morgen de score zien veranderen wanneer de dagelijkse momentopname wordt uitgevoerd.