Workload en capaciteit van het team: hoe een eerlijke week eruitziet

Workload is een niveau, throughput is een tempo

Twee getallen beschrijven de week van een persoon en ze mogen niet bij elkaar worden opgeteld. Workload is hoeveel openstaand werk ze nu hebben, in minuten. Throughput is hoeveel taken ze hebben afgerond in de periode die je bekijkt. Het ene is een niveau, het andere is een tempo, en daarom houdt het workload-tabblad in de analytics ze in aparte kolommen.

Iemand met een hoge workload en een hoge throughput is druk bezig en boekt voortgang. Iemand met een hoge workload en een lage throughput loopt vast, en dat is de rij waar je op maandag als eerste naar moet kijken. Als je slechts een van de twee getallen leest, blijft dit verschil onzichtbaar.

Hoe de minuten van een taak worden geteld

Iedere taak kan een schatting in minuten bevatten. De templates worden geleverd met schattingen voor de grotere taken, bijvoorbeeld 480 minuten voor het schrijven van een script en shotlist in het commercial-pakket en 960 voor de offline edit, en je bewerkt ze net als elk ander veld.

Wanneer een taak één verantwoordelijke heeft, is de volledige schatting de workload van die persoon. Wanneer er meerdere zijn, wordt de schatting gelijkmatig tussen hen verdeeld en gaat eventuele resterende minuten naar de eerste verantwoordelijken op volgorde, zodat de delen samen altijd weer optellen tot de schatting. Een taak zonder schatting of zonder verantwoordelijke draagt niets bij aan iemands workload. Dat is een bewuste keuze: een taak zonder schatting is onzichtbaar in de workload-weergave totdat iemand er een getal aan koppelt, wat de meest eerlijke plek is om dit gat te tonen.

Dezelfde berekening wordt gebruikt door de workload-weergave op een bord en door de dagelijkse analytics-rollup, dus de balk die een producer op dinsdag ziet en de rij van het teamlid in het analytics-tabblad beschrijven exact dezelfde minuten.

Capaciteit: de standaard en teams

Iemand die niet tot een team behoort, heeft een capaciteit van 2.400 minuten per week, wat neerkomt op vijf dagen van acht uur. Een organisatie die nooit een team aanmaakt, ziet voor iedereen precies dat.

Een team is een naam, een lijst met mensen en één wekelijkse capaciteit in minuten. Het bevat verder niets: geen workflow, geen rollen, geen notificatieregels. Iemand in één team krijgt de capaciteit van dat team. Iemand in twee teams krijgt de som van beide, wat handig is om iemand weer te geven die een deel van de week in postproductie werkt en een deel in de studio.

Teambeheer is in ontwikkeling op het moment van schrijven en is onderweg naar productie. De workload-weergave leest de teamcapaciteit al uit wanneer er teams bestaan, en valt terug op de standaardwaarde wanneer dat niet het geval is.

De workload-weergave op een bord

Workload is een van de opgeslagen weergavetypen, naast bord, lijst, tabel, tijdlijn en kalender. Het tekent één balk per verantwoordelijke: openstaande minuten als percentage van de capaciteit van die persoon. De balk is begrensd op 100 procent, dus iemand met 130 procent vult de balk volledig en wordt rood gekleurd, in plaats van dat de balk buiten het kader loopt.

Niet-toegewezen werk heeft een eigen rij onderaan, zodat de weergave ook laat zien hoeveel minuten er nog bij niemand op het bord liggen. Als je een taak tussen mensen verplaatst, veranderen de balken onmiddellijk, omdat de weergave het bord live uitleest in plaats van een momentopname te tonen.

Het workload-tabblad in analytics

Het workload-tabblad leest de dagelijkse rollup in plaats van het live bord en toont per teamlid het meest recente workload-niveau, het aantal openstaande taken, het aantal taken over de deadline, het aantal voltooide taken binnen de periode en hoeveel dagen er zijn gemeten. Teamleden zijn gesorteerd op workload, de zwaarste eerst.

De drie drukste mensen uit dit tabblad verschijnen ook in het wekelijkse rapport voor de eigenaar op maandag, met hun workload in minuten, zodat een overbelaste week zelfs zichtbaar is voor iemand die het analytics-scherm nooit opent.

Hoe een eerlijke week er in de praktijk uitziet

Een eerlijke week is geen gelijke week. Een senior editor met een capaciteit van 2.400 minuten en 2.300 minuten aan openstaand werk zit op 96 procent; een parttime colorist in een team van 1.200 minuten met 1.300 minuten aan werk zit op 108 procent en is degene die hulp nodig heeft. De weergave toont om precies deze reden de verhouding, en niet de ruwe minuten.

De sleutel ligt bij de schatting. Als de balken er niet kloppen, zijn de schattingen eerder onjuist dan de toewijzingen. Pas de getallen van de drie of vier grootste taken aan en het beeld corrigeert zichzelf meestal.

• Kijk naar workload en throughput samen; een hoge workload met een lage throughput is de rij die vastloopt.
• Voorzie eerst de grote taken van een schatting; een taak zonder schatting weegt niet mee.
• Stel de teamcapaciteit in voor parttimers, zodat de verhouding klopt.
• Houd de niet-toegewezen rij in de gaten: minuten die van niemand zijn, vormen de verborgen workload van de week.