Studioworkload die je ziet in aantallen, niet in een spreadsheet

Throughput is een aantal, geen besparingspercentage

Throughput is het aantal taken dat in een week is gesloten. De horizontale as is de week. De verticale as is het aantal. Als er geen faseverschuivingen zijn, zie je dat er geen gegevens zijn, geen nep-nul.

Er is hier geen besparingspercentage. De cijfers zijn afkomstig van verschuivingen die het bord al heeft geregistreerd.

Een week met acht gesloten taken is acht, of die taken nu een kleurcorrectie of een ondertitelingscorrectie waren. Het product verzint geen weging. Als je verschillende soorten werk wilt vergelijken, filter dan op label of op project en lees vervolgens hetzelfde aantal af.

Bottleneck en workload, in dezelfde eenheden

Een bottleneck is de fase met de meeste openstaande taken op dat moment. De balk is een aantal, en de fasenaam staat naast het getal.

Workload is hoeveel openstaande taken een persoon heeft. Dit wordt geteld vanaf het bord. De tijd die aan een taak is besteed, zijn de uren die ze hebben geregistreerd, geen schatting. Een label op een taak helpt om de wachtrij te filteren; een volger meldt zich alleen aan voor de items die hij moet volgen.

De bottleneck-weergave in de analyses beantwoordt een tweede vraag met andere gegevens: de fase met de langste mediane tijd, gemeten vanaf het moment dat taken er binnenkomen tot het moment dat ze er weer uitgaan. Dat getal is het aantal minuten in een fase, niet het aantal kaarten. Beide zijn nuttig. Het zijn niet dezelfde grafieken.

Een dashboard over dezelfde twee vragen

Dezelde twee vragen verschijnen op het dashboard nadat je bent ingelogd: hoeveel er zijn gesloten, en waar de openstaande taken zich bevinden. De openbare pagina legt de eenheden uit; het dashboard toont ze voor jouw werk.

Een projectfilter op dat dashboard is hetzelfde filter als op het bord. Je leest geen tweede database uit. Een week die er rustig uitziet op het dashboard en druk op het bord, betekent dat het aantal gesloten taken en het aantal openstaande taken verschillende vragen beantwoorden, en beide zijn nog steeds aantallen.

Wanneer er nog geen werk is, zie je een status zonder gegevens met een korte uitleg. We tonen geen nul alsof er een meting heeft plaatsgevonden.

Het wekelijkse rapport dat de eigenaar op maandag leest, gebruikt dezelfde samenvatting. Het toont de drie drukste teamleden met hun workload, en ook daar wordt geen besparingspercentage aan toegevoegd.

Geregistreerde uren versus geschatte minuten

De workload van een persoon in de workload-weergave bestaat uit de geschatte openstaande minuten afgezet tegen de wekelijkse capaciteit. De standaardcapaciteit is 2.400 minuten: vijf dagen van acht uur. Als ze tot twee teams behoren, is de capaciteit de som van beide. Iedereen die boven die grens zit, wordt rood gekleurd.

De daadwerkelijk bestede uren zijn een ander getal. Dit zijn handmatig ingevoerde uren voor een werkitem. Een projecttotaal plaatst die uren naast de schattingen, zodat een producer zowel 'wat we dachten' als 'wat we hebben geregistreerd' kan zien.

Geen van beide getallen is een urenregistratieproduct. Het zijn de twee metingen waar een studio sowieso al over discussieert, maar dan rechtstreeks van het bord in plaats van uit een spreadsheet die achterloopt.

Verschillende producties, één wachtrij

Wanneer er twintig projecten openstaan, een spreadsheet per productie verbergt de persoon die aan vier daarvan werkt. De workload-weergave groepeert per persoon. De bottleneck-weergave groepeert op de fasesleutel, zodat Klantreview op project A en Klantreview op project B op één regel staan.

Als twee templates dezelfde sleutel gebruiken voor fasen die iets anders betekenen, delen ze een regel. Houd de sleutels in de templates nauwkeurig, dan blijft de weergave dat ook.

Een opgeslagen weergave kan de groepering per persoon en het labelfilter bij elkaar houden, zodat je maandag niet hoeft te beginnen met het opnieuw instellen van dezelfde twee klikken. Het aantal dat je dan ziet, is hetzelfde aantal dat in het rapport voor de eigenaar staat.

Een label zoals 'wachten op de klant' werkt nog steeds voor al die projecten. Filter hierop en het aantal openstaande taken is het werk dat je niet kunt starten, niet zomaar een kleur in een kolom.

Wat je met een getal doet als je het eenmaal kunt zien

Een fase met de meeste openstaande taken is een reden om een verantwoordelijke of een wachtfase toe te voegen, geen reden om de fase te hernoemen. Een persoon die over zijn capaciteit heen is, is een reden om te stoppen met het toewijzen van taken, geen reden om te vragen of diegene meer uren wil registreren.

Een week zonder gesloten taken en een bord vol kaarten is een procesvraagstuk. Het maandagrapport zal dat aangeven. Het dashboard zal dat aangeven. Geen van beide zal een percentage verzinnen om het te verzachten.

Wanneer de cijfers niet overeenkomen met het gevoel op de werkvloer, vertrouw dan op het bord. De aantallen zijn de verschuivingen die al zijn geregistreerd. Het gevoel is vaak gebaseerd op de spreadsheet van vorige week.