De workflow van een videostudio, van begin tot eind

De zeven fasen en wat de ene aan de volgende overdraagt

Elk videoproject, van een social cut van vijftien seconden tot een documentaire van veertig minuten, doorloopt dezelfde overdrachten. De briefing draagt een geschreven scope over aan de preproductie. Materialen dragen footage, graphics en audio over aan de editor. De edit draagt een genummerde versie over aan de interne review. De interne review draagt een cut waar de studio achter staat over aan de klant. De klant geeft een beslissing terug. De oplevering overhandigt de bestanden aan de klant, en het archief bepaalt wat er op de schijf blijft staan en voor hoe lang.

In Tasked is elke overdracht een fase in een workflowdefinitie. Een fase heeft een type (werk, review, goedkeuring of voltooid), de rollen die er verantwoordelijk voor zijn, de taken die worden aangemaakt zodra een project deze fase ingaat, en een standaard SLA in uren. De vijf videotemplates - Commercial, Corporate video, Documentary, Wedding film en Social content batch - zijn vooraf gebouwde versies van dit traject. De Commercial-template heeft tien fasen: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery en Done.

Een fase kan weigeren het project te laten gaan. De overgang van Brief naar Script in de Commercial-template vereist dat elke taak op de checklist van de briefing is voltooid; de overgang uit een goedkeuringsfase vereist een verleende goedkeuring. Dat is het verschil tussen een bord waarop een kaart naar voren wordt gesleept en een workflow waarin een kaart naar voren mag.

• Werkfasen maken taken aan met een rol en, indien ingesteld in de template, een schatting in minuten.
• Reviewfasen zijn intern: de regisseur en editor kijken voordat de klant dat doet.
• Goedkeuringsfasen hebben een goedkeuringstitel en een herzieningsfase waarnaar het project terugkeert wanneer er om wijzigingen wordt gevraagd.

Waar de tijd echt blijft

Vraag een editor hoe lang het duurt om een commercial van dertig seconden te cutten en het antwoord is een dag of twee. Vraag de producer hoe lang het project heeft geduurd en het antwoord is de helft van vijf weken. Het gat is wachttijd: wachten op het logo van de klant in het juiste formaat, wachten op de goedkeuring van het script, wachten op de tweede reviewer die op vakantie was, wachten op een nieuwe export na die ene opmerking die niemand had opgeschreven.

Tasked meet dit met de knelpuntenweergave in analytics: de mediane tijd die een project in elke fase doorbrengt, berekend op basis van de werkelijke intervallen die worden geregistreerd telkens wanneer een project van fase verandert. Wanneer de fase Client review een mediaan van vier dagen laat zien tegenover een standaard templatewaarde van 72 uur, is dat getal geen mening; het is wat de projecten van de afgelopen maand hebben gedaan. Dezelfde intervallen voeden voorstellen voor procesaudits, die wijzen op de fase die consequent de SLA overschrijdt en een wijziging van de definitie suggereren.

De knelpuntenweergave is onderdeel van analytics, dat is inbegrepen vanaf het Professional-pakket ($ 99 per maand). In het Starter-pakket worden de fase-intervallen nog steeds bij elk project geregistreerd; de geaggregeerde weergave is wat het duurdere pakket toevoegt.

Waar goedkeuringen zich bevinden en wie er verantwoordelijk voor is

Een goedkeuring is een fase, geen opmerkingenreeks. In de Commercial-template zijn er twee: Script approval, met een standaard SLA van 48 uur, en Final cut approval, met een standaard van 72 uur. Beide zijn geclassificeerd als goedkeuringsfasen, beide wijzen een herzieningsfase aan, en beide blokkeren de overgang vooruit totdat er een beslissing is geregistreerd. De Documentary-template vervangt het script door een treatment-goedkeuring van 96 uur; de Wedding film-template heeft één enkele final cut-goedkeuring van 120 uur, omdat een bruidspaar geen marketingafdeling is.

De persoon die goedkeurt is meestal geen gebruiker van het product. Tasked geeft hen een toegang tot het portaal zonder account: een code, a link, een telefoonnummer dat een eenmalige code ontvangt, of een e-mail. Binnen het portaal kunnen ze de cut afspelen, opmerkingen achterlaten op een frame, goedkeuren, goedkeuren met wijzigingen of afwijzen, uploaden en downloaden. Een toegang kan worden beperkt tot één project of tot alles wat die klant bij de studio heeft lopen, en kan op alleen-lezen worden ingesteld.

Wanneer een goedkeuring de SLA overschrijdt, kan de studio een herinnering sturen naar elke toegang die bevoegd is om te beslissen, via e-mail of SMS, met een afkoelperiode van twaalf uur tussen herinneringen voor dezelfde goedkeuring. De herinnering verwijst naar het portaal en stuurt nooit inloggegevens opnieuw. Een toegang die handmatig is overhandigd, zonder e-mail en zonder telefoon, valt terug op de studio, omdat alleen de studio die klant kan bereiken.

Rondes tellen in plaats van erover discussiëren

Het duurste getal in een video-offerte is het aantal inbegrepen revisierondes, en het meest voorkomende geschil bij de factuur is hoeveel er daadwerkelijk zijn gebruikt. Tasked stelt voor elk project een overeengekomen aantal in (standaard twee, tot maximaal vijftig) en leidt het gebruikte aantal af uit de reviewbeslissingen zelf: een ronde is een reviewsessie die eindigde met een verzoek om wijzigingen of een afwijzing. Een sessie die goedgekeurd eindigt, verbruikt niets.

Wanneer het gebruikte aantal het overeengekomen aantal overschrijdt, toont het project de overschrijding als een aantal, en kan er bij dezelfde gebeurtenis een automatisering worden geactiveerd om de producer of de accountmanager op de hoogte te stellen. Er wordt niets in rekening gebracht binnen het product; de studio factureert de extra ronde op de eigen factuur, met de geschiedenis als bewijs. Het wijzigen van het overeengekomen aantal wordt weggeschreven naar het auditlogboek, voor en na.

Wat de producer op één scherm ziet

Dezelfde projecten kunnen worden bekeken als een bord per fase, een lijst, een tabel, een tijdlijn of een kalender, en elke indeling kan worden opgeslagen als een weergave. De zoekfunctie doorzoekt taken, projecten, opmerkingen en bestanden en geeft een antwoord terug, niet alleen een lijst: de vraag welke cuts er op een specifieke klant wachten, levert de cuts en de zin op.

Risico wordt berekend in plaats van handmatig ingevoerd. Elk project krijgt een score die is opgebouwd uit redenen die hieraan bijdragen - een fase die de SLA overschrijdt, een wachtende goedkeuring, een naderende deadline, meer rondes dan overeengekomen - zodat een producer die vraagt waarom een project risico loopt, de redenen leest in plaats van een kleur die iemand heeft gekozen. Het wekelijkse rapport voor de eigenaar bundelt de portfolio, de knelpunten en de risicolijst in één bericht.

• Bord, lijst, tabel, tijdlijn en kalender zijn de opgeslagen weergavetypen die vandaag beschikbaar zijn.
• De risicoredenen zijn zichtbaar op het project, niet verborgen in de score.
• Het wekelijkse rapport wordt verzonden naar de eigenaar van de organisatie, niet naar elk teamlid.

Automatiseringen die de workflow volgen

Een regel in Tasked wordt geschreven als een zin: wanneer een cut naar Final cut approval wordt verplaatst, stel dan de accountmanager op de hoogte; wanneer een project de overeengekomen rondes overschrijdt, maak dan een taak aan voor de producer. De zin wordt gecompileerd naar een regel, terugvertaald in duidelijke taal zodat de maker kan controleren of er staat wat er wordt bedoeld, en gesimuleerd over de echte gebeurtenissen van de organisatie van de afgelopen maand voordat deze wordt ingeschakeld. De simulatie laat zien wat de regel zou hebben gedaan, zodat een regel die veertig e-mails zou hebben verzonden, wordt onderschept voordat er ook maar één wordt verstuurd.

Triggers zijn onder andere een fasewijziging, een goedkeuringsbesluit, een nieuwe opmerking, een geüpload bestand, een deadline binnen een aantal uren, een gewijzigd veld, de revisielimiet en een planning. Acties zijn onder andere het aanmaken van een taak, toewijzen, verplaatsen naar een andere fase, in-app meldingen sturen, via e-mail, SMS of WhatsApp, een e-mail verzenden, een veld instellen, een webhook aanroepen en een AI-voorstel starten. Er is bewust geen verwijder- of archiveeractie die een regel kan uitvoeren.

Oplevering, archief en de periode van dertig dagen

De fase Delivery in de videotemplates is een werkfase met een korte SLA (24 uur in Commercial en Corporate, 48 in Documentary en Wedding) en taken zoals het exporteren van deliverables volgens specificatie of het uploaden van de opleveringsgalerij. Bestanden bereiken de klant via de download in het portaal of via een deellink die kan worden voorzien van een wachtwoord, een verloopdatum en een downloadschakelaar, en die kan worden ingetrokken.

Archiveren is een beslissing over wat je wilt bewaren. Een bestand dat in Tasked is verwijderd, behoudt zijn bytes gedurende de bewaarperiode van de organisatie, standaard 30 dagen, voordat de definitieve verwijdering deze wist. Het auditlogboek is alleen-toevoegen en blijft behouden. De gegevens van de organisatie kunnen als een bundel worden geëxporteerd. Het ondersteunende artikel over oplevering en archief bespreekt wat het waard is om gedurende die dertig dagen te bewaren en wat niet.