Een videoproductieworkflow die je op het bord kunt zien

Een fase met een eigenaar, niet alleen een naam

De color grading kan pas beginnen als de montage vaststaat, mits je die afhankelijkheid instelt. Als er iets uitloopt, verschuift alles wat daarvan afhankelijk is mee, en het bord laat zien wat er is verplaatst.

Een opmerking die in een fase is geplaatst, blijft daar staan. Een volger van de fase krijgt een update wanneer de status verandert of er een opmerking wordt geplaatst, zonder dat de hele studio wordt opgetrommeld.

Een fase kan een SLA in uren hebben. Zodra een taak deze fase binnengaat, begint de klok te lopen. De status is oké totdat 80 procent van de tijd is verstreken, vanaf daar loopt het risico tot de deadline, en daarna is de SLA overschreden. De templates Commercial en Corporate geven de fase Montage standaard 120 uur. Een project kan een eigen waarde instellen.

• Briefing en planning voordat de opnames beginnen.
• Montage, daarna interne review, voordat de klant het te zien krijgt.
• Toegang voor goedkeuring, revisies en vervolgens oplevering.

Labels die de wachtrij sorteren

Markeer een taak als urgent, intern of wachtend op de klant. Filters op het bord gebruiken het label, niet een kleur in een spreadsheet. Dezelfde markering volgt het werk in alle weergaven.

De wachtrij blijft overzichtelijk wanneer er meerdere producties openstaan, omdat het label op de taak zelf staat en niet aan de zijkant. Een opgeslagen weergave kan dat filter onthouden, zodat je maandagochtend niet hoeft te beginnen met het opnieuw opbouwen ervan.

Een label is geen status. Status is de fase. Het label is hoe je die urgente cut vindt binnen een fase die al twaalf items bevat.

Een template om mee te beginnen, geen leeg bord

Een nieuw project start vanuit een template die past bij het soort werk: commercial, merkfilm, documentaire of social. De fasen worden geladen met de eigenaren die de template heeft toegewezen, en je kunt ze aanpassen voordat het werk begint.

Met een sprint binnen het project sluit je het werk van die week af op hetzelfde bord, zonder een tweede tool te hoeven openen. Een wijziging in de template is van toepassing op nieuwe projecten. Een bord dat al actief is, blijft ongewijzigd totdat je anders beslist.

De template Wedding film maakt de afhankelijkheid concreet: de fase Ingest en back-up bevat een taak die moet worden afgerond voordat de fase Montage highlights start. Je kunt dit type afhankelijkheid aan elk project toevoegen, niet alleen aan de meegeleverde templates.

Interne review voordat de klant het te zien krijgt

De klant zou niet de eerste moeten zijn die de cut bekijkt. Interne review is een fase met een eigenaar, geen wandelganggesprek. Opmerkingen uit die ronde blijven bij de versie en kunnen worden meegenomen naar de volgende.

Een producer kan zien welke versie van de cut actueel is, hoe lang deze al in de fase Montage zit ten opzichte van de SLA, en welke opmerkingen uit de vorige review nog openstaan, zonder het aan de editor te hoeven vragen. Versies staan naast elkaar. Een opmerking waarvan het tijdstip na het einde van een kortere cut valt, krijgt een vlaggetje.

De montage zelf blijft in de software van de editor. Tasked beheert de versies, de opmerkingen, de tijd in de fase en de beslissing waarmee de cut kan worden vrijgegeven.

Revisies geteld op hetzelfde bord

Wanneer een klant om een wijziging vraagt, start er een nieuwe revisieronde binnen hetzelfde project, die wordt meegeteld. Na de overeengekomen limiet verschijnt er een facturatiemarkering. Een project bevat het aantal overeengekomen revisierondes: standaard twee, nul als er niets is inbegrepen, tot maximaal vijftig.

Eén revisieronde is één review van één versie die is teruggestuurd met het verzoek om extra werk. Een gewone goedkeuring is geen revisieronde. Het aantal wordt afgeleid van de geregistreerde beslissingen, en niet bijgehouden in een invoerveld dat iemand handmatig moet bijwerken.

Tasked brengt de klant geen kosten in rekening voor de extra revisieronde. De studio doet dat zelf, op de eigen factuur, met het bord en het audit-log als bewijs.

Als er iets uitloopt, wat verschuift er dan mee

Een afhankelijkheid is een regel die door het bord wordt afgedwongen, niet een notitie in een kickoff-presentatie. Als de color grading pas kan beginnen wanneer de montage vaststaat, verschuift de start van de grading mee als de montage uitloopt. De betrokkenen bij die fasen zien de nieuwe data op hetzelfde bord.

Een volger die zich heeft aangesloten bij een fase, krijgt bericht bij een statuswijziging. Een volger van slechts één taak wordt niet gekopieerd naar de rest. Dat is hoe een studio met twintig lopende producties rustig blijft, behalve waar dat nodig is.

Oplevering is ook een fase met een eigenaar. De goedgekeurde master, de goedkeuringshistorie en de bijbehorende opmerkingen blijven bij het project. De data van een verwijderd bestand wordt 30 dagen bewaard, wat meestal de periode is waarin een klant om een re-export vraagt.