Klantgoedkeuring voor kleur en oplevering

Waarom de goedkeuring voor de kleur plaatsvindt

Kleur en geluid worden eenmalig gedaan, op een locked picture. Een goedkeuring die na de grading komt, kan de colorist weer helemaal terug naar het begin sturen. Daarom plaatsen de videotemplates de beslissing van de klant vóór de Delivery-fase, de fase waarin de kleurcorrectie, geluidsmix en export plaatsvinden. In de Commercial-template zijn de taken van de Delivery-fase 'Kleurcorrectie en geluidsmix' en 'Deliverables exporteren volgens specificaties', en deze fase is alleen bereikbaar na een verleende Final cut-goedkeuring.

De goedkeuringsfase bepaalt de bijbehorende revisiefase. Wanneer de klant om wijzigingen vraagt, verhuist het project naar Edit, en niet naar een generieke status zoals 'in behandeling'. Wanneer de klant akkoord geeft, verhuist het naar Delivery. De twee uitgangen van de fase zijn de twee antwoorden die een klant kan geven, en er is geen derde toegang waar een cut tussendoor kan glippen.

De vier toegangen tot het klantenportaal

De klant maakt geen account aan. De studio verstrekt een toegang van een van de vier typen: een code die de klant typt, een link die de klant opent, een telefoonnummer dat een eenmalige code per SMS ontvangt, of een e-mailadres. De toegang maakt standaard gebruik van de eigen contactgegevens van de klant, en een specifiek adres op de toegang krijgt voorrang, zodat de uitnodiging de beslisser bereikt in plaats van het factuuradres.

Een toegang kan worden beperkt tot één project of tot alles wat de klant bij de studio heeft lopen. Deze kan op 'alleen-lezen' worden gezet voor de mensen die wel opmerkingen maken maar niet beslissen. De toegang verloopt standaard na 30 dagen, na een door de studio ingestelde periode, of nooit. Hij kan op elk moment worden ingetrokken, en de studio kan zien wat ermee is gedaan. De toegang wordt in één stap gegenereerd en verzonden, en de inloggegevens worden nooit in leesbare vorm opgeslagen, waardoor een herinnering deze niet opnieuw kan verzenden; een herinnering verwijst naar het klantenportaal en de klant logt in op dezelfde manier als de eerste keer.

Wat de klant binnen kan doen

Binnen het klantenportaal speelt de klant de cut af op de originele bron-framerate en laat opmerkingen achter op het frame, gekoppeld aan het tijdstip. De klant kan bestanden uploaden, downloaden wat de studio heeft gedeeld, en de thread met de studio lezen.

De beslissing is een van de drie opties: goedkeuren, goedkeuren met wijzigingen of afwijzen. Goedkeuren brengt het project verder. Zowel goedkeuren met wijzigingen als afwijzen sturen de cut terug naar de revisiefase en verbruiken beide een van de overeengekomen revisierondes. De beslissing sluit de review-sessie; de volgende ronde is een nieuwe sessie op een nieuwe versie, wat de geschiedenis van de opmerkingen zuiver houdt.

• Tijdgebonden opmerkingen op de bron-framerate: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 en 60.
• Goedkeuren, goedkeuren met wijzigingen, afwijzen.
• Uploaden, downloaden en de thread met de studio.

De SLA en de herinnering

Elke goedkeuringsfase heeft een SLA in uren. De standaardwaarden van de templates zijn 48 uur voor de scriptgoedkeuring en 72 uur voor de final cut-goedkeuring in Commercial; 72 en 72 in Corporate video; 96 voor de treatment en 120 voor de final cut in Documentary; 120 voor de uiteindelijke films in Wedding film. Dit zijn standaardwaarden en een project kan zijn eigen tijden instellen.

Wanneer er een goedkeuring openstaat, kan de studio een herinnering sturen. Deze gaat naar elke actieve toegang die deze goedkeuring mag beslissen en bereikbaar is via e-mail of SMS. De herinnering vermeldt welke goedkeuring openstaat en verwijst naar het klantenportaal. Er geldt een afkoelperiode van twaalf uur tussen herinneringen voor dezelfde goedkeuring, zodat een klant niet twee keer op één middag wordt gepusht. Een toegang zonder e-mailadres en telefoonnummer die handmatig is overhandigd, kan niet worden bereikt; de herinnering valt dan terug op de studio, de enige partij die die klant een seintje kan geven.

De registratie die een goedkeuring achterlaat

Een goedkeuring in een e-mail is slechts een zinnetje dat iemand later moet terugvinden. Een goedkeuring in Tasked is een beslissing die is gekoppeld aan een versie, inclusief de persoon die de beslissing nam en het tijdstip, vastgelegd in een auditlog die 'append-only' is: niets in het product kan een auditregel bewerken of verwijderen. De revisieronde die hiermee is verbruikt, indien van toepassing, wordt afgeleid van diezelfde beslissing.

Dat verslag is wat een producer zes weken later leest wanneer de klant vraagt waarom de film de oude eindkaart heeft. De versie die de klant heeft goedgekeurd staat erin, de opmerkingen erbij staan erin en de beslissing staat erin. De briefing en de deadline van het project staan er direct naast.

Goedkeuring via automatisering en goedkeuring namens de klant

De goedkeuringsbeslissing is een gebeurtenis waar automatiseringen op kunnen reageren: 'wanneer de final cut is goedgekeurd, breng de colorist op de hoogte en maak de exporttaak aan' is een zin die wordt gecompileerd tot een regel, terugvertaald ter controle en gesimuleerd over de afgelopen maand voordat deze actief wordt. Een trigger voor een naderende deadline kan de herinneringstaak voor een producer aanmaken wanneer een goedkeuring nog 24 uur verwijderd is van de SLA.

Wanneer een klant telefonisch akkoord geeft, kan een teamlid van de studio de beslissing registreren. In het verslag staat dan dat teamlid vermeld als degene die de beslissing heeft ingevoerd, in plaats van een toegang tot het portaal. De Corporate video-template voegt een Client review-fase toe vóór de definitieve goedkeuring, op 72 uur, zodat de accountmanager eerst de opmerkingen van de klant kan verzamelen.