Een video-briefing schrijven die de edit overleeft

Wat een briefing moet beantwoorden voordat de edit begint

De meeste briefings beschrijven de film. Slechts enkele beschrijven het werk. Een briefing die zegt 'een energieke brandfilm van zestig seconden voor social' vertelt de editor bijna niets dat bepalend is voor de edit: welke platforms, dus welke beeldverhoudingen; welke lengtebeperkingen, dus welke cutdowns; op welke framerate het beeldmateriaal wordt aangeleverd; wie het laatste woord heeft; en hoe vaak de klant om wijzigingen mag vragen voordat deze geld gaan kosten.

De briefing die overleeft, is degene waarvan de antwoorden achteraf gecontroleerd kunnen worden. 'Drie deliverables: 60 seconden in 16:9, 30 seconden in 16:9, 15 seconden in 9:16, allemaal op 25 fps, opgeleverd voor de 30e, goedgekeurd door de marketingdirecteur, inclusief twee revisierondes' is een zin waaraan een producer een project kan toetsen. Al het andere in de briefing is nuttig; die zin is het contract.

• Deliverables: aantal, lengte, beeldverhouding, framerate, bestandsformaat.
• Deadline: één datum voor de goedgekeurde master, en de datum waarop de materialen van de klant binnen moeten zijn.
• Goedkeurder: één naam, en de namen van mensen die wel opmerkingen maken maar niet beslissen.
• Rondes: het aantal dat in de prijs is inbegrepen.
• Materialen: wat de klant aanlevert, en wanneer.

De briefingsfase is een poort, geen document

In de five video-templates is de eerste fase Briefing (Boeking in de trouwfilm-template, Research in Documentaire). Het is een werkfase met taken: in de Commercial-template 'Verzamel de klantbriefing en referenties' voor de accountmanager en 'Bevestig budget, deliverables en deadline' voor de producer, met hoge prioriteit. De fase heeft een standaard-SLA van 48 uur.

De fase kan niet worden verlaten tot elke taak daarin is afgerond. De overgang van Briefing naar Script in de Commercial-template heeft één voorwaarde: alle checklist-items moeten voltooid zijn, en de workflow dwingt dit af. Een project waarvan het budget nooit is bevestigd, bereikt niet stilletjes de opnames; het blijft in Briefing hangen, overschrijdt de SLA, waar de knelpuntenweergave en de risico-redenen het kunnen zien.

De tekst van de briefing zelf staat op het project in een briefingsveld, zodat de editor, de producer en later de persoon die een factuurgeschil afhandelt allemaal dezelfde woorden lezen. Het project heeft ook een deadline, die wordt uitgelezen door de trigger 'deadline nadert' in automatiseringen.

Deliverables met cijfers die de reviewplayer kan controleren

Framerate is het getal dat in briefings het vaakst wordt overgeslagen, en het is juist het getal dat bepaalt of de opmerking van een klant op het juiste frame terechtkomt. De reviewplayer van Tasked is exact bij acht framerates: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 en 60. Elke conversie tussen een tijdcode en een moment wordt uitgevoerd als een berekening met gehele getallen op basis van de exacte verhouding (24000/1001 in plaats van 23.976), zodat een opmerking aan het einde van een uur aan 23.976-materiaal niet drie frames te laat is.

Een bestand met een framerate buiten die lijst wordt geweigerd voor frameberekeningen in plaats van dat het wordt benaderd, omdat een opmerking op het verkeerde frame erger is dan een player die meldt dat hij geen frameberekeningen kan uitvoeren op dit bestand. Door de framerate in de briefing op te nemen, zorg je ervoor dat het beeldmateriaal binnenkomt met een framerate waarop de opmerkingen kunnen vertrouwen.

Lengte en beeldverhouding bepalen de cutdowns, en elke cutdown is een eigen versie in de review. Een briefing die drie deliverables noemt, levert drie goed te keuren items op, en de goedkeuringsfase moet dat ook weerspiegelen.

Wie keurt er goed, en hoe krijgen ze toegang

Een briefing die 'de klant' als goedkeurder noemt, noemt in feite niemand. Tasked vraagt om een persoon omdat de toegang tot het portaal aan een persoon wordt verstrekt: een code, een link, een telefoonnummer dat een eenmalige code ontvangt, of een e-mailadres. De toegang verwijst standaard naar de contactgegevens van de klant zelf, en een specifiek adres voor de toegang krijgt voorrang, zodat een producer de marketingdirecteur kan uitnodigen in plaats van de contactpersoon voor de facturatie.

Een toegang kan worden beperkt tot één project of tot alles wat die klant bij de studio heeft lopen, en kan op 'alleen-lezen' worden gezet. De persoon die alleen opmerkingen maakt, krijgt een alleen-lezen toegang; de goedkeurder krijgt een toegang waarmee beslissingen genomen kunnen worden. Wanneer de goedkeuring later de SLA overschrijdt, gaat de herinnering naar de toegangen die mogen beslissen, niet naar degenen die opmerkingen maken. Een toegang verloopt standaard na 30 dagen, tenzij de studio een andere periode instelt of kiest voor geen verloopdatum.

Rondes vastgelegd in de briefing, en in het project

Het aantal revisierondes dat in een offerte is inbegrepen, is het getal waarover achteraf het vaakst discussie ontstaat. Het hoort dus thuis in de briefing en in het project. Tasked slaat voor elk project dat is gebouwd op basis van een video-template een overeengekomen aantal op, standaard twee en maximaal vijftig. Het verbruikte aantal wordt afgeleid uit reviewbeslissingen: een sessie die eindigde met een verzoek om wijzigingen of een afwijzing geldt als een ronde; een sessie die eindigde met een goedkeuring niet.

Het achteraf wijzigen van het overeengekomen aantal is toegestaan en wordt weggeschreven naar de auditlog met de waarde van voor en na de wijziging. Zo behoudt een project dat met twee rondes is verkocht en heronderhandeld is naar drie, de volledige geschiedenis. Het ondersteunende artikel over revisierondes behandelt wat er gebeurt als het aantal de overeenkomst overschrijdt.

De materialen die de briefing belooft

Het laatste deel van een briefing die standhoudt, is een lijst van wat de klant nog moet aanleveren: het logo in vectorformaat, de merklettertypen, de productshots, de muzieklicentie en de correct gespelde namen van de geïnterviewden. Elk item is een taak met een verantwoordelijke en een deadline, en elk item kan door de klant zonder account via het portaal worden geüpload.

In Tasked kan de lijst worden aangemaakt als taken binnen de briefingsfase, zodat de fase niet kan worden gesloten zolang er een item openstaat, of als taken die in plaats daarvan de editfase blokkeren. Hoe dan ook wordt het ontbrekende logo een zichtbare openstaande taak in plaats van een bericht in een chatgesprek. Het volgende artikel in deze reeks gaat over het verzamelen van die materialen.