Approvazione del cliente prima di colore e consegna

Perché l'approvazione si colloca prima del colore

Colore e suono si fanno una volta sola, sul montaggio chiuso. Un'approvazione che arriva dopo il color grading rischia di rimandare il colorist all'inizio del lavoro, perciò i template video posizionano la decisione del cliente prima della fase Delivery, che è dove risiedono color grade, sound mix ed esportazione. Nel template spot i task della fase Delivery sono 'Color grade and sound mix' e 'Export deliverables per spec', e la fase è raggiungibile solo dopo aver ottenuto l'approvazione del Final cut.

La fase di approvazione definisce la sua fase di correzione. Quando il cliente richiede modifiche, il progetto passa a Edit, non a un generico 'in corso'; quando il cliente approva, passa a Delivery. Le due uscite della fase sono le due risposte che un cliente può dare, e non c'è un terzo accesso da cui un cut possa sfuggire.

I quattro accessi al portale

Il cliente non crea un account. Lo studio genera un accesso di uno di quattro tipi: un codice che il cliente digita, un link che il cliente apre, un numero di telefono che riceve un codice monouso tramite SMS, o un indirizzo e-mail. L'accesso è preimpostato sui dati di contatto del cliente stesso, e un indirizzo specifico sull'accesso ha la priorità, così l'invito arriva a chi deve decidere anziché all'indirizzo di fatturazione.

Un accesso può essere limitato a un singolo progetto o a tutto ciò che il cliente ha in corso con lo studio. Può essere di sola visualizzazione, per le persone che lasciano commenti ma non decidono. Scade dopo 30 giorni per impostazione predefinita, o dopo un periodo stabilito dallo studio, oppure mai. Può essere revocato in qualsiasi momento e lo studio può vedere come è stato utilizzato. L'accesso viene generato e inviato in un unico passaggio, e la credenziale non viene mai memorizzata in formato leggibile, quindi un promemoria non può reinviarla; il promemoria rimanda al portale e il cliente entra nello stesso modo in cui è entrato la prima volta.

Cosa può fare il cliente all'interno

All'interno del portale, il cliente riproduce il cut al frame rate nativo e lascia note sul frame, con l'indicazione del tempo associata. Il cliente può caricare file, scaricare ciò che lo studio ha condiviso e leggere la discussione con lo studio.

La decisione è una tra tre: approvare, approvare con modifiche o rifiutare. Approvare fa avanzare il progetto. Approvare con modifiche e rifiutare rimandano entrambi il cut alla fase di correzione e consumano entrambi uno dei round di revisione concordati. La decisione chiude la sessione di review; il round successivo sarà una nuova sessione su una nuova versione, garantendo così la massima trasparenza nella cronologia delle note.

• Note temporizzate al frame rate nativo: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 e 60.
• Approvare, approvare con modifiche, rifiutare.
• Caricare, scaricare e leggere la discussione con lo studio.

Il SLA e il promemoria

Ogni fase di approvazione ha un SLA espresso in ore. I valori predefiniti dei template sono 48 ore per l'approvazione della sceneggiatura e 72 per l'approvazione del cut finale in spot; 72 e 72 in Corporate video; 96 per il treatment e 120 per il cut finale in Documentary; 120 per i filmati finali in Wedding film. Si tratta di valori predefiniti e ogni progetto può impostare i propri.

Quando un'approvazione è in attesa, lo studio può inviare un promemoria. Questo viene inviato a ogni accesso attivo abilitato a decidere su questa approvazione e raggiungibile tramite e-mail o SMS, indica quale approvazione è in attesa e rimanda al portale. C'è un tempo di attesa di dodici ore tra i promemoria per la stessa approvazione, per evitare che un cliente riceva due solleciti nello stesso pomeriggio. Un accesso senza e-mail e senza telefono, consegnato a mano, non è raggiungibile, e il promemoria ritorna allo studio, che è l'unica parte che può sollecitare quel cliente.

La traccia lasciata da un'approvazione

Un'approvazione in un'e-mail è solo una frase che qualcuno dovrà andare a cercare. Un'approvazione in Tasked è una decisione registrata su una versione, completa di autore e data/ora, in un registro delle attività di sola aggiunta: nulla all'interno del prodotto può modificare o eliminare una riga del registro. Il round di revisione consumato, se presente, deriva da questa stessa decisione.

Questo registro è ciò che un producer legge sei settimane dopo, quando il cliente chiede perché il video ha ancora il vecchio cartello finale. La versione approvata dal cliente è lì; le note relative sono lì; la decisione è lì. Il brief e la scadenza del progetto si trovano proprio accanto.

Approvazione tramite automazione e approvazione per conto del cliente

La decisione di approvazione è un evento su cui le automazioni possono agire: 'quando il cut finale viene approvato, notifica il colorist e crea il task di esportazione' è una frase che si compila in una regola, viene ritradotta per verifica e simulata sul mese precedente prima di essere eseguita. Un trigger di scadenza imminente può creare il task di promemoria per un producer quando mancano 24 ore al SLA di un'approvazione.

Quando un cliente approva telefonicamente, un membro dello studio può registrare la decisione, e il registro mostrerà quel membro anziché un accesso al portale come autore della registrazione. Il template Corporate video aggiunge una fase di Client review prima dell'approvazione finale, a 72 ore, per consentire all'account manager di raccogliere prima le note del cliente.