Scrivere un brief video che sopravviva al montaggio

Le domande a cui un brief deve rispondere prima di iniziare il montaggio

La maggior parte dei brief descrive il video. Pochi descrivono il lavoro. Un brief che recita 'un video di brand dinamico da 60 secondi per i social' non dice quasi nulla al montatore per guidare il montaggio: quali piattaforme, e quindi quali aspect ratio; quali limiti di durata, e quindi quali cutdown; con quale frame rate arriverà il girato; chi ha l'ultima parola; e quante volte il cliente può richiedere modifiche prima che queste comportino un costo aggiuntivo.

Il brief che sopravvive è quello le cui risposte possono essere verificate alla fine. 'Tre deliverable: 60 secondi in 16:9, 30 secondi in 16:9, 15 secondi in 9:16, tutti a 25 fps, consegna entro il 30, approvazione del direttore marketing, due round di revisione inclusi' è una frase su cui un producer può basare un progetto. Tutto il resto nel brief è utile; quella frase è il contratto.

• Deliverable: quantità, durata, aspect ratio, frame rate, formato del file.
• Scadenza: una data per il master approvato e la data entro cui il cliente deve fornire i materiali.
• Approvatore: un solo nome, più i nomi di chi può lasciare commenti ma non ha potere decisionale.
• Round: il numero di round di revisione inclusi nel prezzo.
• Materiali: cosa deve fornire il cliente ed entro quando.

La fase di brief è un cancello, non un documento

Nei cinque template video, la prima fase è Brief (Booking nel template Wedding film, Research in Documentary). Si tratta di una fase di lavoro con dei task: nel template spot, 'Raccogliere il brief e i riferimenti del cliente' per l'account manager e 'Confermare budget, deliverable e scadenza' per il producer, ad alta priorità. La fase prevede un SLA predefinito di 48 ore.

Non è possibile superare la fase finché ogni task al suo interno non è stato completato. Il passaggio da Brief a Script nel template spot ha un'unica condizione: il completamento di tutti gli elementi della checklist, e il workflow la impone. Un progetto il cui budget non è mai stato confermato non arriverà silenziosamente alle riprese; rimarrà bloccato in Brief, oltre il suo SLA, dove sarà visibile nella vista dei colli di bottiglia e tra i fattori di rischio.

Il testo del brief stesso risiede nel progetto all'interno di un campo brief, così che il montatore, il producer e, in seguito, chiunque debba gestire una contestazione sulla fattura leggano le stesse identiche parole. Il progetto ha anche una scadenza, che viene letta dal trigger di imminenza della scadenza nelle automazioni.

Deliverable con numeri verificabili dal player di review

Il frame rate è il dato che viene saltato più spesso nei brief, ed è proprio quello che determina se la nota di un cliente si posiziona sul frame corretto. Il player di review di Tasked è estremamente preciso con otto frequenze: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 e 60. Ogni conversione tra un timecode e un istante temporale viene eseguita come calcolo aritmetico intero sul rapporto esatto (24000/1001 anziché 23.976), in modo che una nota inserita alla fine di un'ora di girato a 23.976 non risulti in ritardo di tre frame.

Un file con un frame rate non presente in questo elenco viene rifiutato per il calcolo dei frame anziché essere approssimato, perché un commento sul frame sbagliato è peggio di un player che segnala l'impossibilità di calcolare i frame per quel file. Indicare il frame rate nel brief assicura che il girato arrivi con una frequenza su cui i commenti possano fare affidamento.

La durata e l'aspect ratio determinano i cutdown, e ogni cutdown costituisce una versione a sé stante nella review. Un brief che indica tre deliverable genera tre elementi da approvare, e la fase di approvazione deve riflettere questo aspetto.

Chi approva e come ottiene l'accesso

Un brief che indica genericamente 'il cliente' come approvatore non indica nessuno. Tasked richiede una persona fisica perché l'accesso al portale viene emesso per un individuo specifico: tramite un codice, un link, un numero di telefono che riceve un codice monouso o un'e-mail. L'accesso è preimpostato sui dati di contatto del cliente stesso, ma un indirizzo specifico inserito per l'accesso ha la priorità; in questo modo, un producer può invitare il direttore marketing anziché il contatto amministrativo.

Un accesso può essere limitato a un singolo progetto o esteso a tutto ciò che il cliente ha in corso con lo studio, e può essere di sola visualizzazione. Chi deve solo lasciare commenti riceve un accesso di sola visualizzazione; l'approvatore ne riceve uno con potere decisionale. Se in seguito l'approvazione supera il suo SLA, il sollecito viene inviato agli accessi con potere decisionale, non a chi commenta. Un accesso scade per impostazione predefinita dopo 30 giorni, a meno che lo studio non definisca un periodo diverso o nessuna scadenza.

I round scritti nel brief e nel progetto

Il numero di round di revisione inclusi in un preventivo è il dato che più facilmente darà adito a discussioni in seguito, perciò deve essere specificato nel brief e nel progetto. Tasked memorizza un numero concordato su ogni progetto creato da un template video (due per impostazione predefinita, fino a cinquanta). Il numero di round utilizzati viene calcolato in base alle decisioni di review: una sessione che si conclude con una richiesta di modifiche o un rifiuto costituisce un round; una sessione che si conclude con un'approvazione no.

La modifica a posteriori del numero concordato è consentita e viene registrata nel registro delle attività con i valori precedente e successivo; in questo modo, un progetto venduto con due round e rinegoziato a tre conserva lo storico. L'articolo di supporto sui round di revisione spiega cosa succede quando il conteggio supera il limite concordato.

I materiali promessi dal brief

L'ultima sezione di un brief efficace è l'elenco di ciò che il cliente deve fornire: il logo in formato vettoriale, i font del brand, gli still di prodotto, la licenza musicale, i nomi degli intervistati scritti correttamente. Ogni elemento è un task con un assegnatario e una scadenza, e ognuno di essi può essere caricato dal cliente tramite il portale senza bisogno di un account.

In Tasked, questo elenco può essere creato sotto forma di task nella fase di brief, impedendo la chiusura della fase finché un elemento rimane aperto, oppure come task che vincolano la fase di montaggio. In entrambi i casi, il logo mancante diventa un task aperto ben visibile anziché un semplice messaggio in una chat. Il prossimo articolo di questa serie tratterà della raccolta di questi materiali.