Il workflow di uno studio video, dall'inizio alla fine

Le sette fasi e cosa ciascuna passa alla successiva

Ogni lavoro video, da un cut per i social di quindici secondi a un documentario di quaranta minuti, attraversa gli stessi passaggi di consegne. Il brief passa un ambito scritto alla pre-produzione. I materiali passano girato, grafica e audio al montatore. Il montaggio passa una versione numerata alla review interna. La review interna passa al cliente un cut di cui lo studio è pienamente soddisfatto. Il cliente restituisce una decisione. La delivery consegna i file al cliente e l'archivio decide cosa rimane su disco e per quanto tempo.

In Tasked ogni passaggio di consegne è una fase nella definizione di un workflow. Una fase ha un tipo (lavoro, review, approvazione o completato), i ruoli che ne sono responsabili, i task che crea quando un progetto vi entra e una SLA di default in ore. I cinque template video - Spot, Corporate video, Documentary, Wedding film e Social content batch - sono versioni predefinite di questo percorso. Il template Spot ha dieci fasi: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery e Done.

Una fase può rifiutarsi di far uscire il progetto. La transizione da Brief a Script nel template Spot richiede che ogni task della checklist del brief sia completato; la transizione in uscita da una fase di approvazione richiede un'approvazione concessa. Questa è la differenza tra una board in cui una scheda viene trascinata in avanti e un workflow in cui a una scheda è consentito avanzare.

• Le fasi di lavoro creano task con un ruolo e, laddove il template ne preveda una, una stima in minuti.
• Le fasi di review sono interne: il regista e il montatore guardano il lavoro prima del cliente.
• Le fasi di approvazione contengono un titolo di approvazione e una fase di rework a cui il progetto ritorna quando vengono richieste modifiche.

Dove va a finire davvero il tempo

Chiedi a un montatore quanto tempo ci vuole per tagliare uno spot di trenta secondi e la risposta sarà un giorno o due. Chiedi al producer quanto tempo ha richiesto il progetto e la risposta sarà cinque settimane. Il divario è l'attesa: attendere il logo del cliente nel formato corretto, attendere l'approvazione dello script, attendere il secondo revisore che era in vacanza, attendere una nuova esportazione dopo quella nota che nessuno aveva segnato.

Tasked misura questo aspetto con la vista dei colli di bottiglia nelle analytics: il tempo mediano che un progetto trascorre in ciascuna fase, calcolato in base agli intervalli effettivi registrati ogni volta che un progetto cambia fase. Quando la fase Client review mostra una mediana di quattro giorni a fronte di un default del template di 72 ore, quel numero non è un'opinione; è ciò che hanno fatto i progetti nell'ultimo mese. Gli stessi intervalli alimentano le proposte di audit dei processi, che segnalano la fase costantemente oltre la sua SLA e suggeriscono una modifica alla definizione.

La vista dei colli di bottiglia fa parte delle analytics, incluse a partire dal piano Professional (99 $ al mese). Con il piano Starter, gli intervalli di fase vengono comunque registrati su ogni progetto; la vista aggregata è ciò che viene aggiunto dal piano superiore.

Dove risiedono le approvazioni e chi ne è responsabile

Un'approvazione è una fase, non un thread di commenti. Nel template Spot ce ne sono due: Script approval, con una SLA di default di 48 ore, e Final cut approval, con un default di 72 ore. Entrambe sono classificate come fasi di approvazione, entrambe indicano una fase di rework ed entrambe bloccano l'avanzamento finché non viene registrata una decisione. Il template Documentary sostituisce lo script con un'approvazione del treatment a 96 ore; il template Wedding film prevede un'unica approvazione del final cut a 120 ore, perché una coppia non è un ufficio marketing.

La persona che approva di solito non è un utente del prodotto. Tasked fornisce loro un accesso al portale senza account: un codice, un link, un numero di telefono che riceve un codice monouso o un'e-mail. All'interno del portale possono riprodurre il cut, lasciare commenti su un frame, approvare, approvare con modifiche o rifiutare, caricare e scaricare. Un accesso può essere limitato a un singolo progetto o a tutto ciò che il cliente ha in corso con lo studio, e può essere di sola visualizzazione.

Quando un'approvazione supera la sua SLA, lo studio può inviare un sollecito a ogni accesso abilitato a decidere, tramite e-mail o SMS, con un intervallo di attesa di dodici ore tra i solleciti per la stessa approvazione. Il sollecito rimanda al portale e non reinvia mai le credenziali. Un accesso che è stato consegnato a mano, senza e-mail e senza telefono, fa capo allo studio, perché solo lo studio può raggiungere quel cliente.

Contare i round invece di discutere al riguardo

Il numero più costoso in un preventivo video è quello dei round di revisione inclusi, e la controversia più comune al momento della fattura riguarda quanti ne siano stati effettivamente utilizzati. Tasked imposta un numero concordato su ogni progetto (due di default, fino a cinquanta) e ricava il numero di quelli utilizzati dalle decisioni di review stesse: un round è una sessione di review che si è conclusa con una richiesta di modifiche o un rifiuto. Una sessione che si conclude con un'approvazione non consuma nulla.

Quando il numero di round utilizzati supera quello concordato, il progetto mostra l'eccedenza come conteggio e un'automazione può attivarsi sullo stesso evento per avvisare il producer o l'account manager. Non viene addebitato nulla all'interno del prodotto; lo studio fattura il round extra sulla propria fattura, con il registro a supporto. La modifica del numero concordato viene registrata nel log di controllo, prima e dopo.

Cosa vede il producer in un'unica schermata

Gli stessi progetti possono essere visualizzati come board per fase, lista, tabella, timeline o calendario, e ogni disposizione può essere salvata come vista. La ricerca copre task, progetti, commenti e file e restituisce una risposta, non solo un elenco: chiedere quali cut sono in attesa di un particolare cliente restituisce i cut e la frase di risposta.

Il rischio viene calcolato anziché digitato. Ogni progetto riceve un punteggio basato su una serie di fattori che si sommano - una fase oltre la sua SLA, un'approvazione in attesa, una scadenza vicina, round oltre l'accordo - così un producer che si chiede perché un progetto sia a rischio può leggerne i motivi invece di vedere un colore scelto da qualcuno. Il report settimanale per il proprietario racchiude il portfolio, i colli di bottiglia e l'elenco dei rischi in un unico messaggio.

• Board, lista, tabella, timeline e calendario sono i tipi di vista salvata disponibili oggi.
• I motivi di rischio sono visibili sul progetto, non nascosti all'interno del punteggio.
• Il report settimanale viene inviato al proprietario dell'organizzazione, non a tutti i membri.

Automazioni che seguono il workflow

Una regola in Tasked viene scritta como una frase: quando un cut passa a Final cut approval, avvisa l'account manager; quando un progetto supera i round concordati, crea un task per il producer. La frase viene compilata in una regola, ritradotta in un linguaggio semplice affinché l'autore possa verificare che corrisponda alle sue intenzioni, e simulata sugli eventi reali dell'ultimo mese dell'organizzazione prima di essere attivata. La simulazione mostra cosa avrebbe fatto la regola, così una regola che avrebbe inviato quaranta e-mail viene intercettata prima di inviarne anche solo una.

I trigger includono il cambio di fase, una decisione di approvazione, un nuovo commento, un file caricato, una scadenza entro un certo numero di ore, un campo modificato, il limite di revisioni e una pianificazione. Le azioni includono la creazione di un task, l'assegnazione, lo spostamento di fase, la notifica in-app, tramite e-mail, SMS o WhatsApp, l'invio di un'e-mail, l'impostazione di un campo, la chiamata a un webhook e l'avvio di una proposta AI. Non è deliberatamente prevista alcuna azione di eliminazione o archiviazione eseguibile da una regola.

Delivery, archivio e la finestra di trenta giorni

La fase Delivery nei template video è una fase di lavoro con una SLA breve (24 ore in Spot e Corporate, 48 in Documentary e Wedding) e task come l'esportazione dei deliverable secondo le specifiche o il caricamento della galleria di consegna. I file raggiungono il cliente tramite il download dal portale o tramite un link di condivisione che può essere protetto da password, avere una data di scadenza, un interruttore per il download ed essere revocato.

L'archivio è una decisione su cosa conservare. Un file eliminato in Tasked conserva i suoi byte per la finestra di conservazione dell'organizzazione, di default 30 giorni, prima che la rimozione definitiva li elimini. Il log di controllo è di sola aggiunta e rimane memorizzato. I dati dell'organizzazione possono essere esportati come pacchetto completo. L'articolo di supporto su delivery e archivio esamina cosa valga la pena conservare per quei trenta giorni e cosa no.