Maanantaiaamun omistajaraportti
Joka maanantaiaamu Tasked lähettää omistajalle raportin viimeisestä seitsemästä päivästä: suoritetut tehtävät, tällä hetkellä avoimet ja myöhässä olevat tehtävät, asiakkaita odotetut tunnit, kolme hitainta vaihetta, kolme asiakasta pisimpään odottanutta projektia, kolme työllistettyintä henkilöä ja kolme riskialtteinta projektia. Numerot ovat peräisin samasta päivittäisestä yhteenvedosta, jota analytiikkanäytöt käyttävät. AI lisää kolmesta viiteen lausetta ja kolme toimintaehdotusta, eikä siltä koskaan pyydetä numeroita.
Mitä se sisältää
Raportti kattaa seitsemän päivän jakson, joka päättyy lähetystä edeltävänä päivänä. Sen tiedot ovat vakiomuotoisia; samat yksitoista asiaa toimitetaan joka viikko samassa järjestyksessä, joten omistaja oppii lukemaan sen muutamassa minuutissa.
- Tällä viikolla suoritetut tehtävät.
- Nyt avoimet ja nyt myöhässä olevat.
- Asiakkaiden odottamiseen käytetyt tunnit.
- Viikon keskimääräinen läpimenoaika tai huomautus, jos sitä ei mitattu.
- Päivät ilman tietoja (jos niitä on), jotta hiljaista lukua ei luulla hyväksi.
- Kolme hitainta vaihetta ja niiden mediaaniaika vaiheessa.
- Kolme asiakasta pisimpään odottanutta projektia minuutteina.
- Kolme työllistettyintä henkilöä ja heidän kuormituksensa minuutteina.
- Kolme riskialtteinta projektia pisteineen ja riskiluokkineen.
Mistä numerot tulevat
Päivittäinen ajo kokoaa jokaisen organisaation tapahtumat yhdeksi riviksi päivässä organisaatiota, jokaista projektia ja jokaista jäsentä kohden, ja pisteyttää kunkin projektin myöhästymisriskin. Analytiikkanäytöt lukevat näitä rivejä. Viikkoraportti lukee samat rivit käyttäen samoja viittä kyselyä kuin näytöt: salkku, pullonkaulat, asiakkaat, kuormitus ja riski.
Tämä on suunnittelun ydin. Raportti ja näytöt eivät voi olla eri mieltä, koska laskenta tehdään vain kerran ja sillä on kaksi lukijaa. Jos raportti ilmoittaa 14 suoritettua, salkku-välilehdellä näkyy 14.
Mitä AI saa tehdä
Kun tiedot on koottu, ne annetaan AI:lle riviluettelona, jossa on yksi luku riviä kohden, sekä kaksi sääntöä: käytä vain yllä olevia lukuja äläkä keksi mitään omasta päästäsi. Se palauttaa kolmesta viiteen lausetta ja tasan kolme toimintaehdotusta hyödyllisyysjärjestyksessä, joista jokaisessa on yhden rivin pituinen perustelu kytkettynä johonkin luetelluista luvuista.
AI:lta ei koskaan pyydetä numeroita, joten keksityillä luvuilla ei ole mitään keinoa päätyä raporttiin. Se kirjoittaa vastaanottajan kielellä, hepreaksi tai englanniksi. AI pääsee käsiksi organisaation tietoihin vain saman rajapinnan kautta, jota kaikki muutkin AI-ominaisuudet käyttävät, toimivan käyttäjän oikeuksilla ja organisaation omalla budjetilla.
Jos tekstiosion luominen epäonnistuu, raporttia ei lähetetä pelkkänä numerotaulukkona, jossa on tyhjä kohta tekstin paikalla. Sähköposti odottaa seuraavaa ajoa, ja sovelluksen sisäinen ilmoitus saapuu silti päänumeroiden kera, joten omistaja ei koskaan jää ilman tietoja.
Sähköpostitse ja sovelluksessa
Sähköposti sisältää organisaation nimen, ajanjakson, neljä päänumeroa, tekstiosion, kolme toimintaehdotusta ja painikkeen analytiikkanäyttöön. Sovelluksen sisäinen ilmoitus sisältää ajanjakson otsikkonaan, tekstiosion tekstinäytössään ja avaa saman näytön.
Molemmat on sidottu organisaatioon ja viikkoon, joten ajon suorittaminen uudelleen ei luo toista kopiota. Ajastettu ajo suoritetaan maanantaiaamuna, ja sama koodipolku voidaan ajaa myös tarvittaessa.
Lukeminen viidessä minuutissa
Vertaa neljää päänumeroa viime viikon lukuihin. Lue sitten kolme luetteloa alhaalta ylöspäin: ensin riskialtteimmat projektit, koska niissä saattaa olla tarvetta asiakaspuhelulle; seuraavaksi työllistetyimmät henkilöt, koska tehtävien uudelleenjako auttaa tällä viikolla; viimeisenä hitaimmat vaiheet, sillä ne ovat koko kuukauden prosessikysymyksiä, eivät tämän aamun.
Kolme toimintaehdotusta ovat lähtökohta, ja jokainen niistä on kytketty tiettyyn lukuun. Toteuta yksi, jätä kaksi huomiotta, ja raportti on tehnyt tehtävänsä.
- Päänumerot: vertaa viime viikkoon.
- Riskialtteimmat projektit: kuka tarvitsee puhelun tänään.
- Työllistetyimmät henkilöt: mitä siirtää tällä viikolla.
- Hitaimmat vaiheet: mitä ottaa esille prosessitarkastuksessa.
Mitä se ei ole
Raportti ei ole muokattava ohjauspaneeli; sen muoto on kiinteä ja se hakee samat viisi näkymää, jotka analytiikkanäyttö jo näyttää. Se ei korvaa taulujen avaamista, vaan kertoo, mikä taulu kannattaa avata ensin. Se ei myöskään ole ennuste: jokainen sen luku on määrä, kokonaissumma, mediaani tai tallennettu riskipistemäärä, ja ne kaikki löytyvät näytöiltä, joihin raportti linkittää.
Usein esiin nousevat kysymykset
- Milloin raportti saapuu?
- Maanantaiaamuna, ja se kattaa edellisenä päivänä päättyneet seitsemän päivää. Se saapuu sähköpostitse ja sovelluksen sisäisenä ilmoituksena, joka linkittää analytiikkanäkymään.
- Laskeeko AI mitään luvuista?
- Ei. Luvut lasketaan ensin päivittäisestä koosteesta. AI:lle annetaan nämä luvut, ja siltä pyydetään vain lauseet sekä kolme ehdotettua toimenpidettä.
- Mitä jos narratiivi epäonnistuu?
- Sähköposti odottaa seuraavaa ajoa, ja sovelluksen sisäinen merkintä saapuu silti pääluvuilla varustettuna.
- Voivatko raportti ja analytiikkanäkymä poiketa toisistaan?
- Ei. Molemmat lukevat samat koosterivit samojen kyselyiden kautta.
- Millä kielellä raportti on?
- Vastaanottajan kielellä, hepreaksi tai englanniksi.