Kun prosessimäärittelysi on väärä
Prosessimäärittelysi on väärä, kun vaiheelle asettamasi SLA ei vastaa aikaa, jonka tehtävät todellisuudessa siinä viettävät. Taskedin prosessiauditointi mittaa kunkin vaiheen mediaaniajan tallennetuista aikaväleistä, laskee asettamasi SLA-tavoitteen ylitykset, ehdottaa korjausta, simuloi sitä viimeisen 30 päivän ajalta eikä ota mitään käyttöön ennen kuin hyväksyt sen. Hyväksyntä muuttaa mallia; käynnissä olevia tauluja tarjotaan erikseen, yksi kerrallaan.
Löydös
Auditointi lukee organisaation jokaisen vaiheen tallennetut aikavälit. Se raportoi kunkin vaiheen osalta, kuinka monta aikaväliä se mittasi, mediaaniminuutit vaiheessa, vaiheen SLA-tunnit ja kuinka moni aikaväli kesti näitä tunteja pidempään. Vaiheet luetellaan hitain ensin, joten ensimmäinen löydös on kaikkein tärkein.
Löydös esitetään ehdotuksessa selkeällä kielellä: vaihe kesti näin monta minuuttia mediaanina ja ylitti tavoitteen näin monta kertaa. Tulkittavaa pisteytystä ei ole; jokainen lauseen luku on määrä tai mediaani riveiltä, jotka voit avata.
Ehdotus
SLA-tavoitteellisen vaiheen kohdalla ehdotuksena on siirtää kyseiset tunnit auditoinnin nimeämään vaiheeseen. Vaiheelle, jolla ei ole lainkaan SLA-tavoitetta, ehdotetaan sen mittaamista ennen tavoitteen asettamista, sillä ilman historiaa asetettujen lukujen havaitseminen on juuri se syy, miksi tämä ominaisuus on olemassa.
Ehdotus tallennetaan ehdotusrivinä, kuten lauseesta käännetty automaatio: se kuvataan selkeällä kielellä, simuloidaan ja se pysyy passiivisena, kunnes joku hyväksyy sen. Ehdotuksen luominen ei maksa mitään eikä kutsu mitään mallia; kyse on pelkästä aikavälien laskutoimituksesta.
Simulaatio
Ennen kuin teet päätöksen, auditointi ajaa ehdotetun säännön viimeisen 30 päivän ajalta ja raportoi, mitä olisi tapahtunut. Se laskee ylitykset nykyisen säännön mukaan ja ehdotetun säännön mukaan ja jakaa eron kolmeen lukuun: todelliset positiiviset (molemmat säännöt havaitsevat ylityksen), väärät positiiviset (ne, jotka ehdotettu sääntö lisäisi) ja väärät negatiiviset (ne, joita se ei enää havaitsisi).
Tämän lauseen ympärille tämän ominaisuuden suunnitelma kirjoitettiin: näin monta todellista ylitystä havaittu näin monen väärän hälytyksen sijaan. Jos ehdotettu sääntö havaitsee vähemmän todellisia ongelmia kuin se poistaa vääriä hälytyksiä, näet sen ennen kuin se muuttaa mitään.
- Ylitykset ennen: nykyisen SLA-tavoitteen mukaan.
- Ylitykset jälkeen: ehdotetun sijoituksen mukaan.
- Todelliset positiiviset, väärät positiiviset, väärät negatiiviset: erot eriteltyinä.
Hyväksyntä päivittää mallin, ja vain mallin
Kun hyväksyt, korjatut SLA-tunnit kirjoitetaan nimettyyn vaiheeseen työnkulkumalleissasi, ja yhteenveto kertoo, kuinka moneen malliin koskettiin. Siitä hetkestä lähtien jokainen uusi kyseisen tyypin projekti alkaa korjatuilla tunneilla. Mikään käynnissä olevalla taululla ei muutu, ja yhteenveto sanoo tämän nimenomaisesti.
Tämä on se turvallinen, peruutettavissa oleva puolisko. Mallin muokkaus vaikuttaa projekteihin, joita ei ole vielä olemassa; se ei voi muuttaa eilen ajoissa ollutta tehtävää tänään ylittyneeksi.
Käynnissä olevat taulut auditoituna, yksi kerrallaan
Hyväksynnän jälkeen katselmointinäyttö luettelee käynnissä olevat projektit, joiden aktiivisessa vaiheessa on yhä vanhat tunnit, näyttäen projektin nimen, nykyiset ja ehdotetut tunnit sekä kyseisen vaiheen avoimien tehtävien määrän. Voit valita, mitkä päivitetään. Yhden päivittäminen päivittää kyseisen projektin vaiheen ja luo yhden auditointitapahtuman; sekin on täysin sallittua, ettet päivitä yhtäkään.
Kirjoitus aktiiviseen vaiheeseen on rajallinen: se muuttaa SLA-tunnit, nimen, värin tai roolit, mutta kieltäytyy muuttamasta vaiheen avainta tai tyyppiä silloin, kun sillä on tehtäviä, sillä vaiheen tyypin muuttaminen tehtävän alta vaikuttaa siihen, tarvitaanko sille hyväksyntä.
Historiaa ei kirjoiteta uusiksi. Jokainen tallennettu aikaväli säilyttää ne SLA-tunnit, jotka olivat voimassa sen alkaessa, joten ensi kuussa ajettava auditointi raportoi viime kuun tiedot yhä viime kuun säännön mukaan.
Miksi se ei ole automaattista kaikkialla
Ilmeisin ratkaisu olisi yksi klikkaus, joka korjaa mallin ja jokaisen käynnissä olevan taulun. Se on kuitenkin väärä tapa, ja tämän ominaisuuden päätösloki selittää miksi: SLA-tavoitteen muuttaminen käynnissä olevalla taululla nimeää uudelleen sen, mitä tuote on jo sanonut. Tehtävästä, joka oli 48 tunnin aikarajansa sisällä, tuleekin ylittynyt, eskalaatio, jota ei koskaan käynnistetty, näyttää siltä kuin se olisi pitänyt käynnistää, ja asiakkaalle, jolle kerrottiin projektin olevan aikataulussa, onkin kerrottu jotain, minkä kanssa tuote on nyt ristiriidassa.
Siksi päivitysten jakaminen on valinnaista, projektikohtaista ja vaatii oman auditointirivinsä. Organisaatio, joka haluaa käynnissä olevien taulujensa pysyvän automaattisesti samassa tahdissa mallin kanssa, ei voi saada tätä asetuksena, ja tämä rajoitus on tehty tarkoituksella.
Usein esiin nousevat kysymykset
- Muuttaako prosessiauditointi mitään itsestään?
- Ei. Se luo ehdotuksen ja simulaation. Malli muuttuu vasta kun hyväksyt sen, ja käynnissä olevat taulut muuttuvat vain, jos valitset ne sen jälkeen yksitellen.
- Mitä simulaatio vertaa?
- Nykyisen SLA-tavoitteen mukaisia ylityksiä ehdotetun tavoitteen mukaisiin ylityksiin viimeisen 30 päivän ajalta, jaettuna todellisiin positiivisiin, vääriin positiivisiin ja vääriin negatiivisiin.
- Mitä tapahtuu vaiheelle, jolla ei ole SLA-tavoitetta?
- Ehdotuksena on mitata sitä ennen tavoitteen asettamista. Auditointi raportoi sen mediaanin ja näytemäärän, jotta myöhemmin asettamallasi luvulla on jokin perusta.
- Kirjoittaako ehdotuksen hyväksyminen uusiksi menneet ylitykset?
- Ei. Aikavälit säilyttävät sen SLA-tavoitteen, joka oli voimassa niiden alkaessa, ja hyväksyntä muokkaa vain mallia. Käynnissä oleva taulu muuttuu vain, jos valitset sen.
- Voinko soveltaa korjausta vain joihinkin projekteihin?
- Kyllä. Katselmointinäkymä listaa jokaisen käynnissä olevan projektin ja sen avoimien tehtävien määrän kyseisessä vaiheessa, ja päivität ne yksitellen.