Tiimin kuormitus ja kapasiteetti: miltä reilu viikko näyttää

Kuormitus on taso, läpivirtaus on tahti

Kaksi lukua kuvaa henkilön viikkoa, eikä niitä saa laskea yhteen. Kuormitus kertoo minuutteina, kuinka paljon avointa työtä hänellä on juuri nyt. Läpivirtaus taas kertoo, kuinka monta tehtävää hän sai valmiiksi tarkastelujaksolla. Toinen on taso ja toinen tahti, ja tästä syystä analytiikan kuormitus-välilehti pitää ne erillisissä sarakkeissa.

Henkilö, jolla on suuri kuormitus ja korkea läpivirtaus, on kiireinen ja saa asioita aikaan. Henkilö, jolla on suuri kuormitus ja matala läpivirtaus, on jumissa, ja se on se rivi, jota kannattaa katsoa ensimmäisenä maanantaina. Vain toisen luvun lukeminen piilottaa tämän eron.

Miten tehtävän minuutit lasketaan

Jokaisella tehtävällä voi olla arvio minuutteina. Mallit sisältävät valmiit arviot suuremmille tehtäville, esimerkiksi 480 minuuttia käsikirjoituksen ja kuvauslistan kirjoittamiseen mainospaketissa ja 960 offline-leikkaukseen, ja voit muokata niitä kuten mitä tahansa muutakin kenttää.

Kun tehtävällä on yksi vastuuhenkilö, sen koko arvio on kyseisen henkilön kuormitusta. Kun vastuuhenkilöitä on useita, arvio jaetaan tasan heidän kesken, ja mahdolliset ylijäämäminuutit menevät ensimmäisille vastuuhenkilöille järjestyksessä, jotta osuuksien summa vastaa aina arviota. Tehtävä, jolla ei ole arviota tai vastuuhenkilöä, ei vaikuta kenenkään kuormitukseen. Tämä on tietoinen valinta: arvioimaton tehtävä on näkymätön kuormitusnäkymässä, kunnes joku antaa sille luvun, mikä on rehellinen paikka puutteen paljastumiselle.

Samaa matematiikkaa käytetään taulun kuormitusnäkymässä ja päivittäisessä analytiikan yhteenvedossa, joten tuottajan tiistaina näkemä palkki ja jäsenen rivi analytiikka-välilehdellä kuvaavat samoja minuutteja.

Kapasiteetti: oletus ja tiimit

Henkilöllä, joka ei kuulu mihinkään tiimiin, on 2 400 minuutin viikkokapasiteetti, mikä vastaa viittä kahdeksantuntista päivää. Organisaatio, joka ei koskaan luo tiimejä, näkee tämän saman kaikille.

Tiimi koostuu nimestä, henkilöluettelosta ja yhdestä viikoittaisesta kapasiteetista minuutteina. Se ei sisällä mitään muuta: ei työnkulkua, rooleja eikä ilmoitussääntöjä. Yhteen tiimiin kuuluva henkilö saa kyseisen tiimin kapasiteetin. Kahdessa tiimissä oleva henkilö saa molempien summan, mikä on kätevä tapa kuvata työntekijää, joka työskentelee osan viikosta jälkituotannossa ja osan studiossa.

Tiimien hallinta on tätä kirjoitettaessa työn alla ja tulossa pian käyttöön. Kuormitusnäkymä lukee jo tiimin kapasiteetin, jos tiimejä on olemassa, ja palaa oletusarvoon, jos niitä ei ole.

Kuormitusnäkymä taululla

Kuormitus on yksi tallennetuista näkymätyypeistä taulun, luettelon, taulukon, aikajanan ja kalenterin ohella. Se piirtää yhden palkin vastuuhenkilöä kohden: avoimet minuutit suhteessa kyseisen henkilön kapasiteettiin. Palkki rajataan 100 prosenttiin, joten 130 prosentin kuormituksella oleva henkilö täyttää palkin ja muuttuu punaiseksi sen sijaan, että palkki pursuaisi yli laatikosta.

Vastuuttamattomalla työllä on oma rivinsä alareunassa, joten näkymä näyttää myös, kuinka monta minuuttia ei ole vielä kenenkään työpöydällä. Tehtävän siirtäminen henkilöltä toiselle muuttaa palkkeja välittömästi, koska näkymä lukee suoraan taulua eikä staattista tilannevedosta.

Analytiikan kuormitus-välilehti

Kuormitus-välilehti lukee päivittäisen yhteenvedon reaaliaikaisen taulun sijaan ja näyttää jäsenkohtaisesti uusimman kuormitustason, avointen tehtävien määrän, myöhässä olevien määrän, tarkastelujaksolla valmistuneiden määrän sekä mitattujen päivien määrän. Jäsenet lajitellaan kuormituksen mukaan, suurin kuormitus ensimmäisenä.

Tämän välilehden kolme kuormitetuinta henkilöä näkyvät myös maanantain omistajaraportissa kuormitusminuutteineen, joten ylikuormitettu viikko on nähtävissä myös sellaiselle, joka ei koskaan avaa analytiikkanäyttöä.

Miltä reilu viikko näyttää käytännössä

Reilu viikko ei tarkoita tasajakoista viikkoa. Kokenut leikkaaja, jonka kapasiteetti on 2 400 minuuttia ja jolla on 2 300 minuuttia avointa työtä, on 96 prosentin kuormituksessa. Osa-aikainen värimäärittelijä 1 200 minuutin tiimissä 1 300 minuutin työmäärällä on taas 108 prosentin kuormituksessa, ja hän on se, joka tarvitsee apua. Näkymä näyttää suhdeluvun, ei pelkkiä minuutteja, juuri tästä syystä.

Avainasemassa on arvio. Jos palkit näyttävät vääriltä, arviot ovat väärin jo ennen kuin vastuutukset ovat. Korjaa kolmen tai neljän suurimman tehtävän luvut, niin tilanne yleensä korjaantuu itsestään.

• Tarkastele kuormitusta ja läpivirtausta yhdessä; suuri kuormitus ja matala läpivirtaus paljastavat jumiutuneen rivin.
• Arvioi ensin suuret tehtävät; arvioimaton tehtävä ei paina mitään.
• Aseta tiimin kapasiteetti osa-aikaisille, jotta suhdeluku on rehellinen.
• Seuraa vastuuttamatonta riviä: minuutit, joilla ei ole omistajaa, ovat viikon piilotettua kuormitusta.