Rassembler les éléments avant le début du montage

La liste des éléments manquants représente tout le travail

Un montage qui commence sans le logo, les polices ou la piste sous licence est un montage qui devra être refait. Le travail de collecte des éléments ne réside pas dans l'importation ; il consiste à tenir à jour une liste précise de ce qui n'est pas encore arrivé, de qui doit le fournir et pour quand, et à rendre cette liste impossible à ignorer.

Dans Tasked, cette liste est un ensemble de tâches associées au projet. Chaque tâche a un responsable, une date d'échéance et une priorité, et l'étape dans laquelle se trouvent ces tâches ne peut pas être quittée tant qu'elles ne sont pas terminées, si la transition l'exige. Le modèle Wedding film l'illustre concrètement : son étape Ingest and backup comporte une seule tâche, « Ingest cards and verify two backups », et l'étape Highlights edit ne s'ouvre pas tant qu'elle n'est pas finalisée.

• Rushes : chaque carte, avec la date de tournage et la caméra dont elle provient.
• Éléments graphiques : logo au format vectoriel, polices de la marque, modèles de synthés.
• Audio : voix off, musique avec sa licence, éventuels sons d'archive.
• Texte : orthographe exacte des noms, sous-titres, mentions légales.
• Références : les trois films auxquels le client pensait en disant « comme celui-ci ».

Un accès unique pour les imports du client

Le client n'a pas besoin de compte pour envoyer des fichiers. Un accès au portail lui est attribué sous la forme d'un code, d'un lien, d'un numéro de téléphone recevant un code à usage unique ou d'un e-mail. Une fois connecté, il peut importer des fichiers dans le projet, télécharger ce que le studio a partagé et consulter le fil de discussion. Un accès peut être limité à un seul projet ou s'étendre à tout ce que le client a en cours avec le studio. Par défaut, il expire après 30 jours, à moins que le studio ne définisse une autre durée ou aucune limite.

L'accès est créé et transmis en une seule étape : le studio choisit le type d'accès, l'invitation est envoyée par e-mail ou SMS, et si le fournisseur de messagerie est en panne, l'identifiant est tout de même fourni au studio pour qu'il puisse le transmettre manuellement. Un accès peut être révoqué à tout moment, et l'historique de son utilisation est visible par le studio.

Chaque fichier est analysé avant d'être ouvert

L'ordinateur portable d'un client n'est pas celui du studio. Chaque import dans Tasked, qu'il provienne du portail ou d'un membre, est analysé contre les logiciels malveillants avant d'être disponible. Un fichier qui n'a pas passé l'analyse avec succès ne peut pas être partagé via un lien, de sorte qu'un lien de partage ne transmet jamais un fichier qui n'a pas été validé par le scanner.

L'analyse n'est pas facultative et ne dépend pas du forfait choisi ; elle s'exécute sur chaque import pour tous les forfaits, y compris pendant l'essai. Pour un studio, la conséquence pratique est qu'un fichier arrivé via le portail à deux heures du matin peut être ouvert en toute sécurité à neuf heures.

Fichiers, dossiers et versions

Les éléments sont organisés en dossiers, et chaque fichier est une ressource dotée de versions. Un nouvel import de la même ressource devient la version suivante plutôt qu'un second fichier au nom similaire, ce qui évite de retrouver des « logo_final_2_new » dans le projet. Les fichiers peuvent être partagés à l'extérieur via un lien doté d'un mot de passe facultatif, d'une date d'expiration optionnelle et d'une option pour autoriser ou non le téléchargement ; un lien peut être révoqué et son nombre d'utilisations est comptabilisé.

Un dossier peut être partagé de la même manière qu'un fichier unique, ce qui permet au studio de transmettre au client un ensemble de selects en une seule fois. La recherche couvre aussi bien les fichiers que les tâches, les projets et les commentaires, de sorte que la recherche « l'interview du fondateur » retrouve le clip par son nom ainsi que par les commentaires qui y ont été laissés.

Transformer un élément manquant en tâche

Une note dans le lecteur de review - « il nous faut encore le packshot en 4K » - peut être convertie en tâche avec un responsable et une date d'échéance sans avoir à la ressaisir. La tâche conserve son lien vers la note, de sorte que lorsque le packshot arrives, la personne qui clôture la tâche peut voir ce qui l'avait motivée.

Les automatisations peuvent surveiller les imports. Une règle rédigée sous forme de phrase, « lorsqu'un fichier est importé dans un projet à l'étape Brief, notifier le producteur », est compilée, retraduite pour vérification, puis simulée sur les événements réels du mois précédent avant d'être activée. Un déclencheur d'échéance proche peut créer la tâche de rappel pour un élément attendu sous 48 heures et qui ne figure pas encore dans le dossier.

Capacité de stockage

Le stockage est limité selon le forfait. Starter inclut 100 Go, Professional 1 To et Business 5 To, et un téraoctet supplémentaire peut être ajouté à tout forfait payant pour 15 $ par mois. L'essai s'effectue sur les 100 Go de Starter. Un fichier supprimé d'un projet conserve ses données durant la période de rétention de l'organisation, fixée par défaut à 30 jours, ce qui permet de récupérer sous ce délai une carte importée dans le mauvais projet.

Pour un montage, la bonne pratique consiste à conserver les rushes d'origine là où travaille le monteur, et à importer sur Tasked ce qui doit être soumis à review, validé, partagé avec le client ou archivé : selects, cuts, éléments graphiques, audio et master validé.