Materialen verzamelen voordat de edit begint

De lijst met wat er ontbreekt is het hele werk

Een edit die begint zonder het logo, de lettertypen of de gelicentieerde track is een edit die opnieuw gedaan moet worden. Het verzamelen van materialen gaat niet om het uploaden; het gaat om het bijhouden van een nauwkeurige lijst van wat er nog niet is, wie het moet aanleveren en wanneer, en zorgen dat die lijst onmogelijk te negeren is.

In Tasked is die lijst een reeks taken binnen het project. Elke taak heeft een verantwoordelijke, een deadline en een prioriteit, en de fase waarin de taken zich bevinden kan niet worden verlaten voordat ze zijn voltooid als de overgang dat vereist. De 'Wedding film'-template maakt dit concreet: de 'Ingest and backup'-fase heeft één taak, 'Ingest cards and verify two backups', en de 'Highlights edit'-fase opent pas als deze is voltooid.

• Footage: elk kaartje, met de opnamedatum en de camera waar het vandaan kwam.
• Graphics: logo in vectorformaat, merklettertypen, lower-third-templates.
• Audio: voice-over, muziek met licentie, eventueel archiefgeluid.
• Tekst: namen gespeld zoals ze in beeld moeten verschijnen, ondertiteling, juridische teksten.
• Referenties: de drie video's die de klant bedoelde toen ze zeiden 'zoals deze'.

Eén toegang waar de klant via kan uploaden

De klant heeft geen account nodig om bestanden te sturen. Er wordt een portaaltoegang aan hen verstrekt in de vorm van een code, een link, een telefoonnummer dat een eenmalige code ontvangt, of een e-mail; eenmaal binnen uploaden ze naar het project, downloaden ze wat de studio has gedeeld en bekijken ze de thread. Een toegang kan worden beperkt tot één enkel project of tot alles wat die klant bij de studio heeft lopen, en verloopt standaard na 30 dagen, tenzij de studio een andere periode of geen verloopdatum instelt.

De toegang wordt in één stap aangemaakt en geleverd: de studio kiest het type, de uitnodiging wordt verzonden via e-mail of SMS, en als de e-mailprovider offline is, worden de inloggegevens alsnog aan de studio getoond om handmatig door te geven. Een toegang kan op elk moment worden ingetrokken, en de geschiedenis van wat ermee is gedaan is zichtbaar voor de studio.

Elk bestand wordt gescand voordat iemand het opent

De laptop van een klant is niet de laptop van de studio. Elke upload in Tasked, of deze nu uit het portaal of van een teamlid komt, wordt gescand op malware voordat deze beschikbaar is. Een bestand dat niet door de scan is gekomen, kan niet via een link worden gedeeld, dus een deellink geeft nooit een bestand door dat niet is goedgekeurd door de scanner.

De scan is niet optioneel en is geen functie van een specifiek pakket; deze draait bij elke upload op elk pakket, inclusief de proefperiode. Voor een studio is het praktische gevolg dat een bestand dat om twee uur 's nachts via het portaal is binnengekomen, om negen uur veilig kan worden geopend.

Bestanden, mappen en versies

Materialen zijn georganiseerd in mappen, en elk bestand is een asset met versies. Een nieuwe upload van dezelfde asset wordt de volgende versie in plaats van een tweede bestand met een vergelijkbare naam, wat voorkomt dat 'logo_final_2_new' in het project belandt. Bestanden kunnen extern worden gedeeld met een link die is voorzien van een optioneel wachtwoord, een optionele verloopdatum en een schakelaar om downloaden toe te staan; een link kan worden ingetrokken en het gebruik ervan wordt geteld.

Een map kan op dezelfde manier worden gedeeld als een los bestand, waardoor een studio een klant in één keer een hele set selecties kan overhandigen. De zoekfunctie doorzoekt zowel bestanden als taken, projecten en opmerkingen, dus 'het interview met de oprichter' vindt de clip op basis van de naam en de opmerkingen die erop zijn achtergelaten.

Een ontbrekend item omzetten in een taak

Een opmerking in de review-player - 'we hebben de packshot nog nodig in 4K' - kan worden omgezet in een taak met een verantwoordelijke en een deadline zonder deze opnieuw te hoeven typen. De taak behoudt de link naar de opmerking, zodat degene die de taak sluit bij aankomst van de packshot kan zien waarom erom werd gevraagd.

Automatiseringen kunnen de uploads in de gaten houden. Een regel geschreven als een zin, 'wanneer een bestand wordt geüpload naar een project in de briefing-fase, breng de producent op de hoogte', wordt gecompileerd, terugvertaald ter controle en gesimuleerd over de echte gebeurtenissen van de afgelopen maand voordat deze live gaat. Een trigger voor een naderende deadline kan een herinneringstaak aanmaken voor materiaal dat binnen 48 uur moet worden aangeleverd en nog niet in de map staat.

Hoeveel er kan worden opgeslagen

Opslag is een pakketlimiet. Starter bevat 100 GB, Professional 1 TB en Business 5 TB, en er kan een terabyte worden toegevoegd aan elk betaald pakket voor $ 15 per maand. De proefperiode draait op de 100 GB van Starter. Een bestand dat uit een project is verwijderd, behoudt zijn bytes gedurende de bewaartermijn van de organisatie, standaard 30 dagen, zodat een kaartje dat in het verkeerde project is geïmporteerd binnen die termijn kan worden hersteld.

Voor een edit is het een goede gewoonte om de bronfootage te bewaren waar de editor werkt, en de zaken die moeten worden gereviewd, goedgekeurd, gedeeld met de klant of gearchiveerd moeten worden naar Tasked te uploaden: selecties, cuts, graphics, audio en de goedgekeurde master.